物業公司檔案管理制度

物業公司檔案管理制度范本

　　在現在社會，越來越多人會去使用制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編幫大家整理的物業公司檔案管理制度范本，歡迎大家分享。

　　一.制度內容

　　為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度

　　二.管理目標

　　客戶檔案資料全面、準確、有效。

　　三.適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1、收集客戶單位資料

　　2、客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3、客戶裝修工程文件

　　4、客戶遷入時填具之資料

　　5、客戶資料補充

　　6、客戶聯絡資料

　　7、緊急事故聯絡人的資料

　　8、客戶與管理處往來文件

　　9、客戶違規事項與欠費記錄

　　10、客戶維修記錄

　　11、客戶投訴記錄

　　12、客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序

　　四.注意事項

　　1、及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2、協調與客戶之間的關系，加強橫向溝通;

　　3、做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進;

　　4、接聽客戶投訴，解決客戶投訴;

　　5、接聽客戶工程報修電話，及時聯系修復。

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