紙質檔案和電子檔案的區別

紙質檔案和電子檔案的區別

　　隨著信息時代的發展，檔案管理也逐步向信息化發展，就產生了電子檔案。所謂電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下小編為大家整理了紙質檔案和電子檔案的區別，希望對大家有所幫助！

　　紙質檔案與電子檔案之間的比較

　　電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現來體會這兩種方式的各自的特性。

　　1、歸檔的方式不同。紙質檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內容、時間、形式等方面進行分類，在轉交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網站中，從網絡中移交、歸檔。

　　2、鑒別方法不同。紙質檔案的價值鑒定往往需要經過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內容不穩定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術。

　　3、保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內，而且還要裝置除塵、防紫外線等設施。

　　紙質檔案與電子檔案之間并存管理方法

　　電子檔案能夠提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數據容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質檔案的形式的話，會給相關人員造成一定的負擔。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：

　　1、實現雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質和電子的形式出現，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據梁總檔案實際的不同而做出相應不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規章制度，同時也能規范電子檔案與紙質檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質檔案管理的好辦法。

　　2、優勢互補管理。信息時代下的紙質檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發揮自己的長處，避免自己的短處，實現更好的管理。由于會受到信息技術、計算機技術等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發展要求的。而需要注意的一點就是，當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現優勢互補的管理。

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