淺談ＭＩＳ開發中的系統分析

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淺談ＭＩＳ開發中的系統分析

[摘要] 系統分析是整個開發工作的條件，其工作性質主要是分析職員同用戶之間的溝通，隨著IT技術的發展，系統開發對分析職員素質提出了更高的要求。在治理信息系統(MIS)開發中，很多開發團隊對系統分析的特點及重要性熟悉不足，致使在開發過程中引發各種題目。本文結合實際，對MIS開發中系統分析工作的特點及重要性進行了分析。
　　[關鍵詞] 治理信息系統；系統分析；邊界
　　治理信息系統(MIS)是由人和計算機設備組成的對企業治理信息進行收集、加工、傳輸、保存、使用、維護的系統。一個MIS的開發要經過系統分析、系統設計、系統實現、系統維護四個階段。系統分析是指運用系統的方法和原理確定用戶需求和開發目標，明確系統應該完成的任務，最后提出開發方案。系統分析是整個MIS開發的基礎性工作，是最為重要也最難把握的一個階段。但是在實踐當中，系統分析通常不能引起開發職員的足夠重視。很多開發職員在開發一個軟件產品時，往往在沒有充分了解用戶需求的情況下，便匆匆著手編寫程序，他們錯誤的將“軟件開發”等同于“程序編寫”。這樣導致的結果是：開發職員抱怨用戶需求頻繁變化，用戶抱怨系統不能滿足工作需求。嚴重時，可能導致整個開發工作失敗，使開發用度付之東流。特別是近年來面向對象的開發方法被廣泛采用以后，軟件規模日趨龐大，前期分析的重要性便愈加凸現出來。
　　
　　一、系統分析決定開發成敗
　　
　　不同企業或組織有著不同的內部環境，當開發職員著手開發一個項目時，首先應該深進到企業或組織的各級各部分，了解其組織機構、生產狀況及業務流程，并在此基礎上采用各種方式對各級各類職員進行咨詢和調查，明確他們對該系統的具體需求。在明確了用戶具體需求的基礎上，方可進行后續的系統設計、系統實施等工作。只有這樣，才能使所開發的MIS系統符合該企業或組織的需要，真正為其提供有效服務，進步員工的工作效率，減輕員工的工作壓力。否則，假如不重視前期的調查分析，系統的開發不但不能帶來預期效益，反而可能造成資源浪費或給企業或組織帶來不便，嚴重時甚至可能導致整個開發工作失敗。
　　在MIS開發中，一個系統通常由總系統和若干子系統組成，總系統與子系統之間、子系統與子系統之間存在著縱橫交錯的復雜關系，整個系統是一個有機整體。在著手開發一個項目時，必須對總系統及各子系統均按照軟件工程的方法進行系統分析，明確系統總功能、各子系統功能及系統間的相互關系。哪一個子系統分析研究不到位，或哪一部分設計不公道，都將對系統的整體功能和目標造成影響。因此，開發前期的分析工作必須做到通盤問慮，以保證開發成功。
　　此外，前期分析工作也可以為后期維護打下基礎。一方面，企業或組織是在不斷向前發展的，一個MIS運行一段時間后，企業可能會在系統功能方面提出進一步要求；另一方面，系統在使用過程中也會逐漸暴露出內部的各種錯誤。這就要求對系統功能進行擴充或對程序代碼進行修改。假如前期分析工作做得比較到位，充分考慮了軟件投進使用后的環境、投進使用后的功能擴展、升級改造及后期維護，就可以避免在日后的使用過程中出現系統與環境不適應、系統功能擴充難、程序代碼修改難等后遺癥。
　　
　　二、系統分析文檔是后續開發的依據
　　
　　系統分析文檔是分析工作重要的、唯一的工作成果，是后續開發工作的依據。在進行系統分析過程中，分析職員應將收集到的第一手信息，進行回類整理，分析匯總，然后制訂出正確、一致、完整的系統分析文檔：系統說明書。
　　通常該說明書要對系統功能需求、企業或組織狀況、業務流程、系統功能等進行詳盡描述，甚至包括對系統將來發展的設想，當前企業的軟件、硬件環境的具體技術參數，當前用戶方的技術職員和業務職員的信息技術水平，待開發的系統與企業現有的其他系統、甚至與企業外部的其他系統的接口情況等。有了這一系列的分析說明文檔，可使后續的系統設計、系統實施、系統維護等工作有章可循。
　　系統說明書制訂完畢以后，為進步軟件的質量和保證開發的成功，通常還需要對這些文檔資料進行評審。評審工作通常應由企業或組織的信息治理高層以及各類技術職員共同承擔。文檔評審時，首先，要求各種需求不能互相矛盾；其次，需求必須是完整的，應該包括在分析階段用戶提出的所有功能或性能；再次，指定的需求用現有的軟硬件技術可以實現；最后，需求確實能解決用戶當前所面臨的實際題目。只有通過以上四方面的評審，分析工作才算告一段落，才能進行下一環節的系統設計工作。這里需要明確的是，即使進進了下一開發環節即系統設計環節，也有可能因前面環節的工作做得有漏疏而返回往再次進行系統分析，也就是說實踐當中這種分析工作會出現一定程度的反復，且這種反復與所選擇的開發模式有較大關系。在開發實踐中，系統分析職員為避免系統分析工作出現重大偏差而引起大面積重復分析，通常在制訂分析文檔時便提出多種可行性方案供用戶選擇。例如，從功能是否完整角度考慮，可以嘗試制定三個不同檔次的方案：1、基本方案：系統只完成最基本工作，沒有額外功能；2、完整方案：除了完成基本工作以外，還提供一些附加功能；3、增強方案：這種系統具備用戶期看的幾乎所有功能。用戶可根據企業自身的人力、物力條件結合企業目標從幾個方案當中選出一個最優方案。
　　
　　三、系統分析應重視溝通
　　
　　系統分析的工作內容主要是分析職員同客戶進行溝通，包括同企業或組織的各級領導進行溝通及同普通員工進行溝通。
　　首先，信息系統開發要爭取企業各級領導的支持。實踐中，企業的個別治理職員可能不愿接受環境的改變，因而不愿配合分析職員的工作，造成系統分析工作的局部甚至全局失敗。例如，某財務部分負責人不愿將本部分手工賬務處理改為電子賬務系統，堅持沿用原來的手工方式，對系統分析職員產生抵觸情緒。這種情緒必然對分析工作帶來負面影響，當碰到類似情況時，分析職員應在了解這些人的背景及性格特點的基礎上，想方想法說服其轉變觀念。假如系統分析職員的說服工作無效，可直接請求企業高層處理。
　　其次，不能忽略普通員工，要同企業普通員工進行充分溝通。在系統分析時，完全是從工作職員那里獲得第一手資料，因此能否取得被調查員工的支持是系統分析有效性的關鍵，員工態度積極可使分析工作的效率大大進步。只有與員工建立良好的工作關系，才能充分挖掘出企業所存在的題目。例如，開發“教學資源庫信息系統”，就要求學校信息中心、各院系、教務處、學工處等各部分通力合作，配合開發職員的分析工作，明確提出本部分對資源庫信息系統的需求、積極提供資源庫建設所需的資料。任何一個部分的任何一個工作職員的分歧作行為，都可能影響分析工作的開展，都可能給系統帶來隱患。　　系統分析職員在同組織中的每個有關員工進行溝通時，必須充分考慮這些員工的知識背景、表達能力、溝通能力等，有些員工不能將自己的需求做出正確表達，這種情況下提供的信息就可能誤導系統分析職員；也有些員工一時不清楚自己到底對系統有什么需求，這時可能需要分析職員與這些員工共同針對其負責的具體業務進行具體探討；還有一些員工會提出一些不切實際的需求，比如會提出一些以現有的信息技術水平無法實現的要求，或者會提出一些超出企業開發資金預算的不公道要求。總之，在與員工打交道的過程中可能會碰到各種各樣的情況，這就要求分析職員必須有較強的溝通能力，并且善于對自己的工作對象進行正確引導，從而使他們將自己公道的、真實的想法正確的表達出來。
　　
　　四、系統分析應公道劃分邊界
　　
　　系統分析過程中，特別要留意分析邊界和人機邊界的劃分，這將決定系統分析工作及后續開發工作的覆蓋范圍。
　　“分析邊界”指分析工作所涵蓋的范圍。MIS開發是一個系統工程，需要長期的、逐步的進行完善。整個開發工作往往涉及到一個組織或企業的方方面面，從公司總部到各分公司、分廠以及各科室、車間、工段等，都是分析工作所涵蓋的范圍，涉及的部分多，職員雜，業務種類差異大，因此很難一次性滿足所有需求，也很難一次性具備所有功能，因而系統分析工作就有一個分析邊界的劃分題目。公道劃分分析邊界，可以確保分析工作在一個相對明確的范圍內進行，避免分析工作無邊無際，難以完成。
　　“人機邊界”指應當明確系統中哪些工作應由人工來完成，哪些工作應由系統自動完成。通常在一個系統中，有些工作必須由人工進行，這類工作往往是計算機無法實現、或者沒有必要往實現的。例如，企業外部原始單證的錄進工作，需要會計職員逐張核對后，通過手工方式進行錄進。而有些工作則不需要人工干預，由系統自動完成。例如，對生產過程進行監測控制的機械或電子設備產生的數據，直接通過專門的線路和設施傳輸到信息系統中即可，而不需要人工干預。
　　然而，在系統分析工作中，分析職員面對的是尚未開發出來的系統，因而多數情況下人機邊界的劃分，就不是很直觀，要判定哪些由人工完成公道，哪些由系統完成公道，就需要系統分析職員充分了解行業的運作特點，深進了解企業業務流程，在此基礎上，才能對人機邊界進行正確公道的劃分。分析工作要避免出現將只能用手工處理的業務，納進到MIS系統模型當中，或將只能由系統自動完成的功能設計成由人工完成。
　　
　　五、系統分析職員應該是復合型人才
　　
　　隨著應用的發展，分析工作對系統分析員的綜合素質提出更高的要求。系統分析職員必須既是治理職員又是技術職員，他們不直接從事治理工作，但一定要懂治理；不直接從事具體的設計和實施工作，但一定要熟知各種開發技術。
　　首先，從項目治理的角度看，要求系統分析職員具有極強的溝通能力、把握一定的行業知識、具備一定的治理經驗，以一個企業治理職員的標準要求自己。例如，要開發一個帳務處理系統，就需要對對會計核算業務有所了解；要為某企業開發一個Intranet，就要對該企業的業務知識有所了解。否則很難保證開發出來的系統能與企業相適應。
　　其次，從技術角度看，當前很多企業需要開發基于動態網站技術的MIS，以期實現信息處理工作在交互式動態Web頁面上進行。這就要求系統分析職員充分了解與開發相關的各項技術。系統分析員需要了解各種服務器平臺、各種數據庫產品，各種開發工具以及各種硬件設備性能等。由于當前基于Web的MIS可采用的技術手段種類繁多，實現同樣的目標可以采用不同的技術手段，這就要求系統分析職員必須能夠在眾多的開發模式中選擇出最佳方案，這樣才能使后續的設計職員和編程職員的工作順利進行。
　　
　　六、教學資源庫建設的系統分析
　　
　　我們不妨對教學資源庫建設進行探討。教育領域的教學資源庫開發也屬于MIS的開發范疇，也要遵循MIS的開發思想，因而在進行教學資源庫信息系統建設時，同樣要重視前期的分析工作。
　　教學資源庫可以看作由支持教學的相關教學資源數據庫、軟硬件支持平臺、學習者、教育者、治理者共同構成的信息系統。教學資源庫必須體現完整的學科知識體系且資源豐富，必須便于教師和學生充分利用并實現高度共享。一個教學資源庫通常包括積件庫、課題庫、題庫、案例庫等。教學資源庫建設中，系統分析職員通常為學校教育技術中心的專家、技術職員，用戶即學校各有關部分、教師、學生。
　　首先，資源庫的建設應能有效地為用戶(教師和學生)提供教學和學習服務，即教學資源庫的開發，必須與用戶需求相適應，也就是說開發前期必須充分了解用戶的實際需求。
　　教學資源庫作為與教育相關的數字資源的數據倉庫，其資源種類多、數目大，用戶數目多、需求復雜。因此分析職員要綜合考慮各種媒體數據的格式特性、軟硬件環境、數據資源以及可能拓展的要求等各方面因素，這樣就必須做好前期的系統分析工作，要求學校各有關部分、有關教師、甚至學生根據自己的需要向分析職員提出對資源庫的要求。教學資源庫的建設就是為教學活動提供服務，假如資源庫不符適用戶需求，教師或學生就會由于資源庫沒有自己需要的功能或資源，或感覺資源庫使用不便、操縱困難等原因而放棄使用，從而造成資源閑置。
　　其次，資源庫建設必須考慮到系統在成熟運行之后，會面臨著學校各院系、各部分之間以及區域各院校之間的教學資源共享題目。只有在MIS開發思想指導下進行教學資源庫建設，做好前期的分析工作，才能在提供有效的教學服務和學習服務的條件下，進一步實現校際資源共享。
　　教學活動涵蓋的范圍很廣泛，且不同專業、不同課程的教學內容不同，由于數字媒體技術的發展，資源的數據量越來越龐大、資源的種類越來越繁多，因而當前教學資源庫建設領域普遍存在著資源建設各自為陣，雜亂無章、數據孤立等題目，不但同區域的各學校之間不能實現共享，就是本校各院系、各部分之間的教育資源也很難實現系統的、有效的共享與交換。因此，教學資源庫建設必須采用軟件工程的開發步驟進行開發建設，重視開發前期的系統分析工作，只有這樣，才能使所開發的系統為以后實現校際共享奠定基礎。
　　實踐中，由于不重視前期系統分析工作而導致開發失敗的案例極多。例如，某高校進行教學資源庫建設，由于不重視前期的需求分析，在沒有充分考慮教學資源庫投進運行后的應用環境、沒有充分了解教師學生實際需求的情況下盲目開發，結果等系統開發完畢投進運行后，才發現日常教學工作中有大量特殊的格式文檔和龐大的圖形文件需要處理，而這些文件卻無法在該教學資源庫信息系統中傳遞與交換，于是很多教師在使用該系統進行多媒體教學的過程中，總是頻頻碰到各種各樣的技術障礙，影響正常授課，有些教師甚至盡拒使用該資源庫。該例中的教學資源庫建設由于沒有重視分析工作，不但導致系統使用效率降低，而且給教學工作帶來不便。
　　
　　參考文獻：
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