電子商務(wù)化物資采購(gòu)管理初探論文
伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子商務(wù)的物資采購(gòu)模式已經(jīng)越來(lái)越多地被我國(guó)企業(yè)所運(yùn)用。什么是電子商務(wù)?在電子商務(wù)企業(yè)采購(gòu)的各環(huán)節(jié)中，它有什么風(fēng)險(xiǎn)，如何進(jìn)行管理?本文將分析問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出解決的建議。
一、電子商務(wù)與電子商務(wù)物資采購(gòu)
電子商務(wù)泛指通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)從事的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益成熟，電子商務(wù)真正的發(fā)展將是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)上的，所以有人把電子商務(wù)簡(jiǎn)稱為IC (Internet commerce )。電子商務(wù)物資采購(gòu)，是企業(yè)運(yùn)用基于電子商務(wù)的物資采購(gòu)管理平臺(tái)，實(shí)施物資采購(gòu)管理活動(dòng)。從采購(gòu)的環(huán)節(jié)和流程來(lái)看，企業(yè)可以從尋找供應(yīng)商開始，一直到洽談、訂貨、在線付(收)款、開據(jù)發(fā)票、納稅、物流配送、庫(kù)存盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)核算等過(guò)程全部通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)完成。由于參與電子商務(wù)的各方主體是在網(wǎng)絡(luò)的虛擬空間進(jìn)行的，與傳統(tǒng)的商務(wù)活動(dòng)有巨大的差別。
二、電子商務(wù)企業(yè)采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)
相與較于傳統(tǒng)意義上的物資采購(gòu)，電子商務(wù)化的物資采購(gòu)擁有如下優(yōu)勢(shì)：
1.環(huán)節(jié)少，成本低，效率高。首先，通過(guò)電子商務(wù)能夠更加有效地組織內(nèi)部資源，開展集中采購(gòu)，可以減少采購(gòu)環(huán)節(jié);其次，采購(gòu)部門利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，可以人不出戶從而不發(fā)生差旅費(fèi)用，可以大幅度地降低采購(gòu)成本。同時(shí)，實(shí)行電子商務(wù)進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)企業(yè)與供應(yīng)商的信息溝通更加方便、準(zhǔn)確、及時(shí)。供應(yīng)商可快速了解采購(gòu)方的需求，供貨及時(shí)，采購(gòu)企業(yè)可準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)，從而縮短采購(gòu)周期，降低庫(kù)存，提高物流速度和庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。再次，進(jìn)行電子商務(wù)企業(yè)采購(gòu)，可共享信息資源，大大提高了采購(gòu)效率。
2.信息準(zhǔn)確全面，利于管理決策。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)環(huán)境下的物資采購(gòu)模式，有全面的數(shù)據(jù)庫(kù)作為支持。方便企業(yè)管理者了解各信息和采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，利于管理者作出決策。
3.商務(wù)的采購(gòu)平臺(tái)上，整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)都是由計(jì)算機(jī)根據(jù)設(shè)定的流程自動(dòng)完成，并且是公開進(jìn)行的，從而有效避免采購(gòu)中的黑洞，使采購(gòu)更透明、更規(guī)范，方便監(jiān)督。
4.企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)變“輸贏”為“雙贏”。現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。電子商務(wù)采購(gòu)模式可以使參與采購(gòu)的供需雙方進(jìn)入供應(yīng)鏈，建立起長(zhǎng)期的、互利的、信息共享的合作關(guān)系，從以往的“輸贏關(guān)系”變?yōu)椤半p贏關(guān)系”。
三、電子商務(wù)環(huán)境下采購(gòu)環(huán)節(jié)管理
企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)主要包括申報(bào)計(jì)劃、采購(gòu)方式和采購(gòu)方案的確定、招標(biāo)采購(gòu)、供應(yīng)商選擇、簽訂合同、合同執(zhí)行和結(jié)算貨款等環(huán)節(jié)。在各環(huán)節(jié)中，影響采購(gòu)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)因素各有不同。企業(yè)要想有效防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，就要降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，全面提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，必須加強(qiáng)采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理。
1.采購(gòu)計(jì)劃的編制。采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)組織采購(gòu)的重要依據(jù)，也是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)。要確保采購(gòu)計(jì)劃合理，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)等部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時(shí)編制需求計(jì)劃，建立年度需求計(jì)劃管理及需求預(yù)測(cè)管理，并結(jié)合批次計(jì)劃管理，物資部門結(jié)合庫(kù)存和實(shí)際情況，科學(xué)安排采購(gòu)計(jì)劃，防止采購(gòu)過(guò)高或過(guò)低，還要將采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)納入采購(gòu)預(yù)算管理。
2.確定合適的采購(gòu)方式和采購(gòu)方案，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。供應(yīng)商實(shí)力的大小，信譽(yù)的好壞，所供產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣，關(guān)系到采購(gòu)方的生存與發(fā)展的'大問(wèn)題。本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì)，選擇合適的采購(gòu)方式和采購(gòu)方案，盡量利用招標(biāo)采購(gòu)擇優(yōu)確定供應(yīng)商，防范舞弊，減小采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要充分利用ERP信息管理平臺(tái)，掌握供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況，進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)能力審核，確定合格的供應(yīng)商清單，建立合格供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，把不合格供應(yīng)商拒絕在大門之外，對(duì)供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)分級(jí)管理，穩(wěn)定供貨主渠道，確保生產(chǎn)平穩(wěn)運(yùn)行。
3.采購(gòu)價(jià)格環(huán)節(jié)的管理。采購(gòu)價(jià)格是決定采購(gòu)成本的最重要因素之一，要健全采購(gòu)機(jī)制，采用合理的采購(gòu)方式和采購(gòu)方案，通過(guò)采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)、競(jìng)談采購(gòu)、超市化采購(gòu)等多種方式，科學(xué)合理地確定采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)定期收集大宗通用重要物資的市場(chǎng)行情、成本構(gòu)成，進(jìn)行市場(chǎng)供求關(guān)系及價(jià)格走勢(shì)商情分析，建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)。
4.談判簽約及履行合同環(huán)節(jié)的管理。采購(gòu)合同是采購(gòu)方和供應(yīng)方之間明確采購(gòu)權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議，可能出現(xiàn)合同條款不明確、模糊不清容易出現(xiàn)爭(zhēng)議、代理人的無(wú)效代理、出現(xiàn)暗箱操作等等。建立常用合同范本，減少合同常用條款重復(fù)審核的時(shí)間，提高合同簽訂的效率，要建立采購(gòu)合同的內(nèi)部審查制度，對(duì)采購(gòu)合同條款(內(nèi)容)、采購(gòu)合同產(chǎn)生過(guò)程以及履行情況進(jìn)行審查。
5.驗(yàn)收及付款環(huán)節(jié)的管理。要建立采購(gòu)驗(yàn)收制度和完善驗(yàn)收程序，采購(gòu)部門與驗(yàn)收部門應(yīng)當(dāng)相互分離，嚴(yán)格驗(yàn)收程序，對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，查明原因，妥善處理，還要建立退貨管理制度。建立供應(yīng)商質(zhì)量管理制度，做到每個(gè)合同均有閉環(huán)管理機(jī)制、質(zhì)量反饋機(jī)制。在付款環(huán)節(jié)方面，要建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)審批制度，嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算、合同、審批程序、驗(yàn)收手續(xù)、發(fā)票等相關(guān)內(nèi)容，并加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等往來(lái)賬款的審計(jì)力度，加強(qiáng)合同管理，建立合同履約臺(tái)帳，做好每筆付款的記錄，定期與供應(yīng)商核對(duì)金額，發(fā)現(xiàn)不符，查明原因，及時(shí)處理。
總之，隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨加劇，每個(gè)企業(yè)和物資采購(gòu)部門所關(guān)心的問(wèn)題是，如何有效減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、降低采購(gòu)成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。采購(gòu)管理的有效組織以及運(yùn)作是一個(gè)企業(yè)成功的基礎(chǔ)性工作。因此，加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)的管理，電子商務(wù)化模式為企業(yè)提供了有效的物資管理平臺(tái)和高效的物資采購(gòu)手段。
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