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企業(yè)信息化時代的管理創(chuàng)新
摘要:本文基于對ERP、協(xié)同軟件應(yīng)用的分析,將企業(yè)信息化與創(chuàng)新結(jié)合,來考察信息化是如何推動管理創(chuàng)新的。在企業(yè)信息化初期,信息化引起了管理創(chuàng)新;隨著以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用為核心的企業(yè)信息化的快速發(fā)展,企業(yè)管理需求又推動了管理軟件的創(chuàng)新與開發(fā),管理需求與信息化相互促進(jìn)融合,從而在以信息和客戶導(dǎo)向的背景下,最終實現(xiàn)企業(yè)精確管理、整體協(xié)同、全面激勵的管理目標(biāo)。關(guān)鍵詞: 企業(yè)信息化ERP協(xié)同管理
一、企業(yè)信息化
林毅夫、李永軍(2003)對“企業(yè)信息化”的定義為:企業(yè)運(yùn)用信息與通訊技術(shù)來改造自己的業(yè)務(wù)與流程的過程。這種轉(zhuǎn)化或改造過程既包括運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)內(nèi)部員工之間、企業(yè)與外部相關(guān)企業(yè)和客戶之間的信息分享和合作過程,也包括運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)來改造企業(yè)內(nèi)部單個工作內(nèi)容的過程。按照信息技術(shù)的發(fā)展階段,將前者即以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的信息化過程稱為“高級的信息化”過程;與之相對,以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)出現(xiàn)之前的計算機(jī)技術(shù)為核心的信息化過程則稱作“初級的信息化”過程。初級的信息化主要包括生產(chǎn)過程的自動化;初級的管理過程信息化,如辦公自動化系統(tǒng)(OA)。
與初級的企業(yè)信息化不同,目前所討論的信息化主要是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用為核心的企業(yè)信息化。高級的企業(yè)信息化是運(yùn)用新的信息和通訊技術(shù)將各個離散的個體緊密地聯(lián)系在一起,實現(xiàn)個體之間信息的充分交流、互動和分享。從企業(yè)價值鏈和業(yè)務(wù)流程的角度來劃分,高級的企業(yè)信息化主要包括如下幾個方面:供應(yīng)鏈管理、企業(yè)資源計劃、客戶關(guān)系管理等。
二、后ERP(Enterprise Resource Planning)時代———協(xié)同管理軟件的應(yīng)用
(一)ERP系統(tǒng)在中國的迅速發(fā)展
ERP在中國應(yīng)用的導(dǎo)入階段是從上世紀(jì)80年代末引進(jìn)國外管理軟件開始到90年代中期(1981-1996)各大企業(yè)紛紛開始應(yīng)用MRPⅡ。但由于產(chǎn)品復(fù)雜、實施周期長、高,加之當(dāng)時企業(yè)自身的管理水平和IT應(yīng)用水平并不高,企業(yè)成功實施ERP的概率很低。
1997年開始至2004年,是中國ERP應(yīng)用的成長期。這一時期,借助中國企業(yè)電算化的蓬勃發(fā)展,誕生了像用友公司這樣一批基于標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用的財務(wù)軟件公司,并在推動財務(wù)軟件普及應(yīng)用的基礎(chǔ)上,擴(kuò)展供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、資源等企業(yè)管理方方面面的應(yīng)用,發(fā)展成長為代表軟件產(chǎn)業(yè)并具有自主知識產(chǎn)權(quán)的ERP(企業(yè)管理軟件)解決方案提供商。由于產(chǎn)品簡單適用,實施周期短,成本低,并有財務(wù)軟件普及帶來的企業(yè)管理和信息化水平的提高,國產(chǎn)ERP產(chǎn)品在眾多中國中小企業(yè)取得了成功應(yīng)用。從本質(zhì)上講,ERP是一套信息系統(tǒng),是管理者解決企業(yè)管理問題的一種工具。在ERP的系統(tǒng)設(shè)計中可集成某些管理思想與內(nèi)容,也可幫助企業(yè)提升管理水平。但是,ERP本身不是管理,它不可以取代管理。不少企業(yè)因為錯誤地將ERP當(dāng)成了管理本身,在ERP實施前未能認(rèn)真地分析企業(yè)的管理問題,尋找解決途徑,而過分地依賴ERP來解決問題,也導(dǎo)致了很多企業(yè)ERP應(yīng)用的失敗。
近幾年,我國系統(tǒng)管理軟件保持了持續(xù)增長態(tài)勢。根據(jù)計世資訊(CCWResearch)的數(shù)據(jù)顯示,預(yù)計2006年,我國系統(tǒng)管理軟件市場規(guī)模將達(dá)到15.34億元,同比增長12.9%。雖然 ERP在短時期內(nèi)得到了眾多企業(yè)的青睞,但企業(yè)的成長變化以及應(yīng)對市場競爭變化的快速反應(yīng)需求,要求企業(yè)管理軟件具有能夠隨需應(yīng)變地適合企業(yè)不同發(fā)展階段、不同管理需求的新特征。因此將ERP的發(fā)展推向“業(yè)務(wù)基礎(chǔ)平臺”,平臺技術(shù)的出現(xiàn),使得企業(yè)實現(xiàn)隨需而變的管理特征成為可能。這一階段,各大ERP軟件開發(fā)商都開始了他們平臺產(chǎn)品的研發(fā), 像SAP、甲骨文、微軟等國外ERP供應(yīng)商和金蝶、用友、點(diǎn)擊科技、東軟等國內(nèi)ERP供應(yīng)商,還有以思維加速、普元、科諾為代表的獨(dú)立平臺提供商等都融入了這場軟件平臺化的浪潮。對整個軟件產(chǎn)業(yè)而言,“業(yè)務(wù)基礎(chǔ)平臺”軟件的成功應(yīng)用至少有兩個意義:可以快速地研發(fā)高集成、適合自己的高個性化應(yīng)用軟件,可以實現(xiàn)企業(yè)信息化的所有需求,它對企業(yè)有著不同以往任何軟件的價值;開創(chuàng)了一種信息化建設(shè)的全新合作方式:用戶、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)軟件平臺提供商、行業(yè)內(nèi)系統(tǒng)集成商三者合作,共同建設(shè)成功的信息化系統(tǒng)。
(二)協(xié)同軟件應(yīng)用推動管理創(chuàng)新
21世紀(jì)是以客戶為導(dǎo)向的信息化社會,而不是上個世紀(jì)以產(chǎn)品為導(dǎo)向的社會。因此,面對市場和經(jīng)營的變化,企業(yè)必須要及時進(jìn)行動態(tài)調(diào)整和改造。它不僅包括對產(chǎn)品和生產(chǎn)流程的重整,還要涉及到與之相關(guān)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)管理流程。于是,基于ERP技術(shù)的動態(tài)企業(yè)建模技術(shù)、智能資源計劃應(yīng)運(yùn)而生,企業(yè)管理進(jìn)入?yún)f(xié)同管理階段。所謂協(xié)同,就是指協(xié)調(diào)兩個或者兩個以上的不同資源或者個體,協(xié)同一致地完成某一目標(biāo)的過程或能力。從概念上可以得出,協(xié)同并不是新生事物,它是隨人類社會的出現(xiàn)而出現(xiàn),并隨著人類社會的進(jìn)步而發(fā)展的。當(dāng)技術(shù)從人們?nèi)粘Ｉ詈蜕虡I(yè)社會的邊緣逐漸成為核心,人們就越來越需要技術(shù)能夠提供更多的東西。作為一個新的軟件熱點(diǎn),“協(xié)同”概念有著更深的含義,不僅包括人與人之間的協(xié)作,也包括不同應(yīng)用系統(tǒng)之間、不同數(shù)據(jù)資源之間、不同終端設(shè)備之間、不同應(yīng)用情景之間、人與機(jī)器之間、科技與傳統(tǒng)之間等全方位的 協(xié)同。 協(xié)同軟件的起源可以從兩個角度來看:一是用戶需求,即新經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)對敏捷性、實時性的需求。這是需求上的拉動,利益延伸,即因為需求所以出現(xiàn)了協(xié)同軟件;第二就是產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、技術(shù)的發(fā)展,由于互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn),特別是 軟件、網(wǎng)絡(luò)、通訊三大技術(shù)的融合,再加上信息技術(shù)和硬件的成熟,使得協(xié)同軟件水到渠成,這是整個 協(xié)同軟件出現(xiàn)的根源。據(jù)GARTNER分析,2004年中國協(xié)同軟件市場規(guī)模達(dá)到5.89億元,同時協(xié)同軟件市場將以34.5%的年復(fù)合增長率發(fā)展,到2008年,市場總額將達(dá)到19.26億元。目前我國協(xié)同軟件相關(guān)廠商超過500家,其中相對成熟穩(wěn)定的協(xié)同軟件產(chǎn)品超過100個。協(xié)同軟件主要應(yīng)用于辦公、商務(wù)、電子政務(wù)等領(lǐng)域,主要解決的問題是企業(yè)運(yùn)營中各個不同環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)平衡。ERP的側(cè)重點(diǎn)是計劃,對企業(yè)資源進(jìn)行計劃、統(tǒng)計與分析;而協(xié)同軟件所強(qiáng)調(diào)的是“輔助多人多組織共同完成一件事務(wù)”,從這一意義上而言,協(xié)同軟件是ERP等其他軟件的重要補(bǔ)充,甚至是更為重要的信息化基礎(chǔ)應(yīng)用軟件。
那么,協(xié)同軟件又是如何提升管理的呢?通常企業(yè)在起步階段,管理是貫穿各種資源的一根主線,當(dāng)企業(yè)管理模式成熟的時候,管理就應(yīng)該將零散在各處的資源全部包絡(luò),對于一個成熟的公司來講,完整的管理體系包括其內(nèi)部運(yùn)營體系、渠道建設(shè)體系、產(chǎn)品服務(wù)體系、關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、資源網(wǎng)絡(luò)等等,所有的資源構(gòu)成了一張無形的管理網(wǎng)絡(luò)。協(xié)同軟件正是全面梳理了企業(yè)一切工作和業(yè)務(wù)流程,整合了企業(yè)一切資源,最終把需要解決的管理問題集中規(guī)劃起來的辦公管理網(wǎng)絡(luò),通過完整的解決方案和一套可操作的執(zhí)行體系,創(chuàng)建、處理、跟蹤一切管理事務(wù)。所以管理需求是協(xié)同軟件的第一出發(fā)點(diǎn),結(jié)合了企業(yè)管理需求的協(xié)同軟件,真正達(dá)到了可協(xié)同的效果,幫助企業(yè)有效地把控整個管理網(wǎng)絡(luò)。它的應(yīng)用價值就在于在幫助企業(yè)建立規(guī)范化的管理網(wǎng)絡(luò),流程化的管理制度,標(biāo)準(zhǔn)化的管理行為和強(qiáng)而有力的執(zhí)行體系。然而基于企業(yè)的不同狀況和需求,選擇適合企業(yè)本身的管理軟件,才能有效降低實施風(fēng)險和實施成本,建立企業(yè)完善的管理體系。使協(xié)同等管理軟件為企業(yè)編織一張真正的管理網(wǎng),有效提升企業(yè)競爭力。
(三)協(xié)同管理推動激勵創(chuàng)新
在團(tuán)隊運(yùn)作管理中,傳統(tǒng)的激勵機(jī)制有:薪酬體系激勵,員工作為經(jīng)濟(jì)人,薪酬是其目標(biāo)的需求函數(shù),體現(xiàn)了員工個人行為所導(dǎo)向的目標(biāo)和工作動機(jī)產(chǎn)生的源泉,隨著企業(yè)組織的團(tuán)隊化、組織扁平化和決策授權(quán)化的出現(xiàn),傳統(tǒng)薪酬體系已顯示出了各種弊端;目標(biāo)理論激勵,即把以“工作為中心”和“以人為中心”結(jié)合起來,一方面能調(diào)動職工的工作熱情、發(fā)現(xiàn)自身價值、滿足自我實現(xiàn)的需要,另一方面組織目標(biāo)也因此而得以實現(xiàn);企業(yè)激勵,是各個團(tuán)隊賴以生存的外部環(huán)境,它的好壞對團(tuán)隊成員的激勵作用有重要的影響。一個好的企業(yè)文化可以激勵團(tuán)隊成員的積極性和創(chuàng)造性,建立信任關(guān)系,加強(qiáng)溝通形成一致使團(tuán)隊保持旺盛的活力和競爭力。
眾所周知,管理的關(guān)鍵任務(wù)之一,就是要激勵和調(diào)動團(tuán)隊的積極性。為達(dá)到這一目標(biāo),在薪酬激勵、目標(biāo)激勵等激勵機(jī)制中,實行績效考核是最基本的要求,但這些管理制度只是一個規(guī)定了公司運(yùn)營準(zhǔn)則和描述工作流程的書面文件,而非管理的本身。當(dāng)那些文字在人們的行文上真正起到了約束作用,并嚴(yán)格按照事先規(guī)定的流程來運(yùn)作,才是管理所要達(dá)到的目的。
人大管理研修中心客座教授、北京起步軟件總裁馬科認(rèn)為:“以我們普遍采用的‘事后算賬’型的績效考核思想,是根本達(dá)不到我們的期望的。比如,幾乎所有的銷售部門,都在執(zhí)行高度量化和公平的業(yè)務(wù)績效考核提成,但是,要讓銷售團(tuán)隊全力以赴,光有業(yè)務(wù)提成是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。”造成這種現(xiàn)象存在的原因:第一,每一個人是有惰性的。我們往往以為給出了一個合理的目標(biāo)和獎懲,員工就會努力工作,但事實并非如此。第二,人們一般都會傾向于認(rèn)為自己做得多,得到的少,都會傾向于認(rèn)為企業(yè)分配不公、不合理。 因此,若企業(yè)僅僅采取了量化和公平的績效考核體系,依然沒有解決團(tuán)隊激勵中的一些關(guān)鍵問題。以起步軟件最新推出的“X3精確協(xié)同管理系統(tǒng)”為例,其中提出了“全面激勵”的理念,強(qiáng)調(diào)全面的、全程的、即時的激勵,建立過程中的、環(huán)境化的激勵,滿足員工的獎懲需求,充分發(fā)揮“記分板”效應(yīng),強(qiáng)化團(tuán)隊激勵和內(nèi)部競爭。
X3精確協(xié)同管理軟件和ERP的關(guān)鍵差別是:首先,核心思想不同。ERP是“產(chǎn)品導(dǎo)向,生產(chǎn)聚焦”時代的企業(yè)管理核心軟件,而精確協(xié)同管理系統(tǒng)則是“客戶導(dǎo)向、運(yùn)營聚焦”為基本特征的現(xiàn)代企業(yè)的核心管理軟件;第二,管理目標(biāo)不同。ERP的管理目標(biāo)是成本最小化,而協(xié)同管理系統(tǒng)是同時以運(yùn)營績效最大化和運(yùn)營成本最小為目標(biāo);第三,管理對象不同。ERP重點(diǎn)管理生產(chǎn)相關(guān)人員,X3管理所有運(yùn)營相關(guān)人員,包括業(yè)務(wù)人員、服務(wù)人員、技術(shù)人員以及管理人員;第四,關(guān)注的要素不同。ERP只關(guān)注物料、生產(chǎn)和成本,而X3關(guān)注的是團(tuán)隊、活動、績效、業(yè)務(wù)、協(xié)同和知識。因而,ERP強(qiáng)調(diào)的是對“生產(chǎn)資源”的精益管理,協(xié)同軟件強(qiáng)調(diào)的是對“運(yùn)營活動”所有相關(guān)要素的精益管理。
可見,“全面激勵”的最終實現(xiàn)是需靠協(xié)同軟件的應(yīng)用實現(xiàn)的,如:精確協(xié)同業(yè)務(wù)管理軟件,它可以為績效考核提供最重要的事實依據(jù),“各級管理者可以實時、清晰地了解和監(jiān)控管轄相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)每一天、每一個人、每一項活動和任務(wù)、執(zhí)行情況和具體過程。使管理者能對業(yè)務(wù)工作狀況、下屬的績效做出全面、深入和細(xì)致的監(jiān)控、分析和管理”。
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