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淺談醫(yī)院檔案的信息化管理
【摘 要】當(dāng)前,計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。本文針對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)行探討,分析了醫(yī)院檔案信息化需要面對(duì)和解決的問(wèn)題,提出了對(duì)應(yīng)的策略。【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 檔案管理 信息化
1 何為檔案的信息化管理
1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵
檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個(gè)方面:一是應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開(kāi)發(fā)應(yīng)用,對(duì)檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來(lái)調(diào)控檔案物流,最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”管理,促進(jìn)管理創(chuàng)新。
1.2檔案信息化管理的內(nèi)容
(1)數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī),以備處理。
(2)工作流程信息化。通過(guò)專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn),減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。
(3)檔案檢索信息化。在施行分級(jí)檢索制度的前提下,通過(guò)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。
1.3檔案信息化管理的條件
一是需要配備開(kāi)放式電腦查詢檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。
二是要加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。
三是需要建立檔案用戶信息庫(kù),及時(shí)分析、了解用戶對(duì)檔案的需求,有針對(duì)性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高檔案利用率。
四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開(kāi)展利用宣傳活動(dòng)。
2 醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性
2.1適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要
現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異,人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來(lái)越大,對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來(lái)越強(qiáng),對(duì)檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來(lái)越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。
2.2提升檔案管理水平的需要
從總體上來(lái)看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識(shí),改革管理方法,運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù),提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要
檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會(huì)大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開(kāi)發(fā)利用,同時(shí)可以延長(zhǎng)檔案壽命。 3 醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問(wèn)題
3.1需要大量資金投入
醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等,還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù),這些都需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級(jí)等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開(kāi)展。
3.2任務(wù)繁雜,工作量大
醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢(shì),但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:(1)對(duì)現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過(guò)掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對(duì)醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺(tái),搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。(4)要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施,確保檔案信息安全。(5)要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步,要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí),使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。
3.3難以獲求滿足工作要求的人才
檔案信息化管理要求工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能,有獲取判斷運(yùn)用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。那種既會(huì)檔案管理、計(jì)算機(jī)操作,又懂衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來(lái),進(jìn)來(lái)后又難以留住,冗員又難以消化。
3.4需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式
傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級(jí)發(fā)來(lái)的紅頭文件、科研課題等等,沒(méi)有對(duì)信息進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)和加工,致使應(yīng)變能力不強(qiáng),競(jìng)爭(zhēng)力不高。而檔案信息化面對(duì)的是遠(yuǎn)程的看不見(jiàn)的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開(kāi)的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗(yàn)。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。
4 正視問(wèn)題所在,加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)
4.1醫(yī)院檔案信息化的問(wèn)題所在
(1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善,有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未實(shí)施,形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。
(2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo),電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問(wèn)題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。
(3)相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái),但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
4.2醫(yī)院檔案信息化的措施
(1)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括軟硬件方面的設(shè)施,即各種機(jī)器設(shè)備、各種檔案自動(dòng)化處理程序、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等。
(2)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)性較強(qiáng),要采用各種措施,培養(yǎng)既掌握檔案管理知識(shí),又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又熟悉醫(yī)院業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
(3)加強(qiáng)安全管理。一方面要制定嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度,強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制,引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略,加強(qiáng)監(jiān)控。
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