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知識經濟背景下的秘書從業人員能力素質結構探析
摘要：從“秘書素質的系統性”角度出發，探討秘書能力素質新結構應該具備的四個意識：應變意識、創新意識、獨立意識和現代意識。
關鍵詞：秘書從業人員；素質；新結構
“秘書素質”的話題伴隨著秘書隊伍的擴大而日漸高漲，但是大多強調“專業技巧，即如何應對某一件具體事件”，而在很大程度上忽略了秘書綜合素質的系統性。知識經濟背景下的企事業單位對秘書從業人員提出了更高的能力素質要求。
一、社會對秘書從業人員的需求狀況分析
根據近年來從人才市場反饋的供需信息分析，社會對文秘人才的需求大致可分為四類：一類為服務型秘書。如公司辦公室、基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類秘書等；二類為事務型秘書，如企業、公司、基層行政事業單位的辦公室文員、公關人員、檔案管理人員等；三類為文字型秘書，如企業、公司、行政事業單位的文書起草人員；四類為管理型秘書，如公司、企業單位的總經理助理、部門經理、辦公室主任�；鶎有姓聵I單位辦公室主任等。
依據職責的大小，秘書又可以分為以下三種：一是初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務為主。比如企業的初級秘書應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。他們的職責比較單一，技術含量較低，薪金相對較低。二是中級秘書——能夠寫一般信函。起草報告和準備會議等，多為大�；虮究飘厴I。比如，企事業單位中的部門經理秘書、經理助理等處于中層管理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對較高。三是高級秘書——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務知識，有應急處理能力。高級秘書是隨著市場環境下。組織橫向聯系的加強以及現代化辦公手段對組織的滲透而出現的�，F代高級秘書特別強調的素質有公關才能、外語水平和辦公行政管理的能力等。比如，企事業單位中的高級秘書包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書以及總經理的高級行政助理等，目前屬于人才市場上的稀有資源。
二、秘書從業人員能力素質現狀分析
高科技日新月異的發展，新技術的運用不僅改變了人們的工作條件，還使人類進入了信息傳播全球化的時代。傳統的以紙和筆為載體的書寫方式為打字機、計算機所代替，通信技術、網絡技術，改變了人們獲得信息和交流信息的方式�，F代辦公室設備的使用。不僅要求從事辦公室事務的秘書從業人員具有傳統意義上秘書應具有的基本素質，而且要具有熟練使用現代化辦公設備的能力，具有使用現代通信手段獲取信息并及時整理和傳送的能力。這對現代秘書的知識技能結構和能力提出了越來越高的要求，秘書人才逐漸向“復合型”方向發展，其知識體系日趨復雜和全面。隨著我國市場經濟的不斷發展，秘書工作被劃分到行政管理范疇，主要是幫助行政領導或經理分擔日常事務，職責涉及到文檔信息管理、會議和約會的安排、起草信函和文件以及內部和外部的溝通等各方面，已經成為黨政機關、企事業單位不可或缺的職位。目前。我國秘書從業人員約2300萬人。秘書逐漸成為一種職業，其地位日益提高。以往只負責抄抄寫寫的秘書已經不能適應黨政機關、企事業單位對人才渴望的需求，這對秘書從業人員的能力結構提出了新的要求。
當前的主要問題：一是素質單一化，過多地強調技巧訓練。某些民營培訓學校或者某些高職院校為了縮短培養周期，追求短期的經濟效益，以速成班培養速成型秘書，他們用短至一年甚至不到一年的時間，學習辦公自動化、速記、應用寫作等幾門課程。學成經考試合格后頒發國家承認的結業證書。單純地教與他們處理日常事務的技巧，如何應對領導需求，處于被動式的應付事務。其次。中文專業畢業生“萬金油”型秘書，這一類秘書從業人員大多被看重的是文字功底好，“能說會道”。而隨著行業的分化，社會分工的細化，各行各業對秘書從業人員的要求也越來越專業化。因此，這類秘書從業人員到了具體的崗位上仍然從頭做起，需要在實際工作中跨學科、跨專業、跨領域地加強自己的綜合素質適應新的崗位。二是素質模式化。秘書角色意識淡化。秘書從業人員處于從屬地位，領導說什么就是什么，領導讓干什么就干什么，做事盲目服從，缺乏“自立”、“自我”意識。雖被稱為領導的“左膀右臂”，在實際工作中缺乏主動性，缺乏創新意識，秘書“獨立自主”角色意識淡化。
三、秘書從業人員能力素質的新要求
�。ㄒ唬⿷円庾R——秘書專業自身生存的特點
秘書工作的具體內容也完成了四個轉變：由原來簡單的辦文辦事，發展為既辦文辦事又出謀劃策：由原來的收發信息轉向綜合處理信息：由原來的單憑老經驗辦事轉向實現科學化管理：由被動服務轉向主動服務。政策的轉變必然要求秘書解放思想、打破思維定勢，用變化發展的眼光看問題。
哲學一直被看作智慧的象征，而哲學從根本上講就是“變”的科學。發展的科學。秘書工作思維方法和工作方法的基礎堅持哲學“變”的觀點，堅持客觀性，按客觀規律辦事，以“思辨”達到“思變”。秘書工作要忠于事實，以客觀實際作為出發點，不是把原則作為出發點。同時，在綜合處理信息、科學化管理方面，秘書部門必須發揮靈活性的特點。堅持變化、發展、求新，不能墨守陳規，以不變應萬變。要積極主動地關注變化、新情況、新問題，及時關注社會動態，了解市場熱點和“敏感點”，掌握瞬息萬變的信息，更好地為領導服務。作為新世紀的秘書，不能封閉、保守、僵化，做事被動。充分發揮自己辦文辦事的主觀能動性。更好地發揮參謀助手作用。古人講“登高望遠”，只有思想放開了，才有可能打破僵化。
（二）創新意識——秘書從業人員參謀決策性體現
秘書部門的首要任務是為領導機關和領導者在正確決策并有效執行方面提供參謀服務，即輔助領導進行科學決策。有人比喻得力的秘書是領導的“左膀右臂”。顯而易見，秘書在日常工作中，不僅應該正確領會領導意圖，更應該及時補充領導思想盲區，幫助領導打開思路，激活思想。因此。秘書從業人員必需增強創新意識，學會獨立思考，打破常規，張揚個性。而回到現實中來，“秘書工作被動論”的論調占據主導地位，不少秘書在工作中對領導是絕對的服從。不是唯唯諾諾，不敢越雷池半步，就是溜須拍馬，俯首貼耳。從根本上毫無主見，創新精神更是無從談起。秘書從業人員要有自我實現的追求，要實現自我價值，必須當好領導的助手，就必須將自我意識融入到角色的扮演中。在角色中體現自我。在規范的角色位置上塑造自我。在21世紀這樣一個高科技時代，人們思維方式的深刻變革是必然的趨向。衡量秘書工作的優劣，區分秘書水平的高低的最重要標準就是看對領導決策及實施輔助得如何�！翱泼ぁ泵貢请y以完成輔助領導科學決策任務的，科學知識與人文知識具有不同的歷史和特征，但兩者之間有不可分割的聯系，共同構成完整的社會文化。可是長期以來，兩者之間存在著互不理解的鴻溝，人文學者往往認為科技學者抱有一種淺薄的樂觀主義，不注重人的處境；而科技學者則認為人文學者缺乏遠見。只熱衷于關注藝術和思想存在的瞬間，他們對待問題的態度明顯不同，甚至在情感方面也難以找到共同的基礎，這種文化分裂現象直接導致了我們人才素質培養方面的單一和偏失。秘書教育的主體衍生于文學教育，受其母體中國語言文學的遺傳，它先天就帶有十分濃重的人文色彩。秘書學基礎課大部分內容就是語言、文學。甚至。受社會浮躁心態和功利主義的影響，只注重人際“技巧”和變通藝術，所學課程，幾乎與科學無關。中國人受漢字的影響，在強化具體思維的同時，卻忽略了抽象思維能力的培養。而抽象思維則是培養創新性意識的關鍵。立體幾何學的學習培養了我們抽象思維能力；普通邏輯學的學習，鍛煉豐富了我們的想象空間，使大腦思維得以延伸；數學、算學的學習又激活了大腦思考的縝密性，使我們的思考更加精細、嚴密。人文與科學的力量相借重，藝術與邏輯的力量相補充，數理科學不僅賦予發散思維的秘書專業以必要的收斂思維能力，而且會使人們在秘書工作中更善于理性思考，善于發現。展示自我，變被動服務為主動服務。相信我們的創造力會使我們在工作領域更加游刃有余。
�。ㄈ┆毩⒁庾R——秘書的獨立人格的體現
在秘書行業，有不少這樣的定位：秘書是“參謀”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是無名英雄等。而涉及到秘書人格，卻有不少人持這樣的觀點：領導兩袖清風，秘書也清正廉潔；領導人**犯罪，秘書也必然品行不端。這就完全抹煞了秘書人格的獨立性。秘書。夾雜在上級與下級中間，對上級來說，是“跑腿的”、“打雜的”；對下級來說，又是領導的“跟班”。其實多年之后，不少秘書對于自己的身份。常常感嘆“什么也不是”。那么，秘書的人格到底在哪里？
秘書人格的確立，必然要求秘書明確角色意識和自我意識的關系。人的自我意識表現為愿望、意向、興趣、信念等，是不斷進取、自我實現的精神支柱。依馬斯洛的“需求理論”。每個人在進入自我實現的某個階段后，又會出現新的更高的造出鮮明的角色形象。在角色形象中展現出獨特的自我。
�。ㄋ模┈F代意識——秘書與時俱進能力的體現
二十一世紀，是個嶄新的世紀，是個知識與技能飛速發展變化的時代。因特網和電子郵件的廣泛應用，物理上的時空距離進一步縮小。辦公室的許多工作，如各部門文件的傳送、會議活動的安排、文件的處理、通知的傳達等，都可以通過電子郵件在瞬間完成。計算機中文語音輸入系統的實現，使秘書動口不動手也能寫出生花文章。辦公室工作高度智能，將使“文山會�！睆氐壮蔀闅v史，也把秘書從業人員從繁重的材料堆中解放出來，提高了工作效率，減輕了工作強度。隨著電腦的普及，固定的上下班時間將會被打破，秘書可以在家里完成領導交給的大部分任務，傳統的聚集在一個擁擠辦公室的景觀將成為人們的記憶。隨著“政府上網”工程的啟動，網上共享信息成為信息社會的必然選擇。這使代表著時代價值觀念的口號“時間就是金錢，效率就是生命”逐步向“信息就是金錢，決策就是生命”轉變。然而受長期以來文化積習的影響，我們秘書的日常工作仍然生活在封閉、墨守陳規、滿足現狀的傳統套子中。時代在變化、生活在變化，我們的傳統意識也要隨著變化：變封閉為開放；變守舊為創新；變保守為寬容；變被動為主動；變傳統為現代。增強秘書從業人員的現代意識，應該做到以下幾點：一是公關意識。在現代社會，秘書從業人員沒有一定的公關意識是難以立足的。一個單位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美譽度對單位生存和發展的價值，勢必在日益激烈的競爭中失去地位和發展空間。群眾是事業發展的基石，如何有效地實現與公眾的溝通，是秘書從業人員的一項重要職能。秘書從業人員要開展好工作，還必須協調好與單位內部各部門的關系。秘書從業人員在實際工作中要強化公關意識，就必須掌握基本的公關理論知識和實務知識，要有良好的精神風貌和心理承受能力，要有較強的協調組織能力和宣傳推廣能力。二是競爭意識。當今社會是一個充滿競爭的社會，面對競爭日益激烈的環境，秘書從業人員必須強化競爭意識。隨著領導水平的不斷提高，作為領導的助手和參謀的秘書只有不斷挑戰自我、超越自我，才能更好地勝任工作。三是法律意識。隨著市場經濟體制的確立和社會主義法制的日趨完善，社會各行業與法律的關系日益密切。這必然要求秘書從業人員熟悉法律知識，樹立較強的法律意識，否則就難以在依法治國、依法行政方面當好領導的參謀助手。四是協作意識。當今世界，許多生產、工作離不開部門、行業的協作，而市場經濟的發展更強化了人們相互依賴、相互協作的社會關系。對一個秘書從業人員來說，不依靠集體的力量，個人再有能力和抱負都難以成就事業。因此，秘書從業人員要自覺地與其他同事加強溝通和交流。這樣才能提高工作效率。
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