企業檔案的綜合管理研究

企業檔案的綜合管理研究

摘 要：隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的生產和發展過程中起著越來越重要的作用。企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。
　　關鍵詞：企業檔案；“五個統一”；信息化建設
　　
　　1 企業檔案存在的問題
　　
　　1.1 企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則
　　企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。
　　1.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序
　　當前企業檔案管理不規范主要表現在：①檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；②檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；③檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難；④檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
　　1.3 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造
　　 目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有三點：①部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；②一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。③領導重視不夠,雖有微機和檔案網絡,但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。
　　
　　2 檔案工作存在問題的解決對策
　　
　　檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，通過加工整理才能更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業發揮著不可磨滅的成績。要充分發揮管理的作用，才能使之更好地為企業中心工作做好服務。
　　2.1 抓好組織建設，完善管理制度,做到“五個統一”
　　抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。①成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組，協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；②把檔案管理工作列入到廠長辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結，平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導；③完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展，檔案部門做到統一領導、統一制度，統一規劃計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。 　　2.2 檔案工作要有計劃和目標
　　檔案工作要想取得長遠的發展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發展規則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今數碼技術及網絡發展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實際的工作計劃。
　　2.3 加強檔案基礎工作，按時完成上級部門的檔案工作
　　在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規定的各項工作要嚴格執行，按時完成。
　　2.4 加強培訓力度
　　努力提高檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度，①要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業的檔案管理機制。②建立健全檔案管理制度，按照《企業檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規定，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序要做出明確規定。對檔案設施要嚴格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項規章制度要上墻，保證檔案管理沿著制度化、規范化的軌道行進。
　　檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業務素質和工作能力，加大檔案業務培訓工作開展的力度，①要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業培訓班，舉辦檔案管理培訓班 ，新人進入要進行崗位培訓。②要派檔案管理員到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案管理工作達到規范化。特別是要加強電子檔案管理的培訓，檔案信息化是檔案現代化的必經之路，要想指導檔案管理充分發揮好，首先要求檔案管理員要懂得計算機相關知識，達到靈活運用，并掌握所應用的系統軟件的功能。③鼓勵檔案人員自學，要崗位成長，要為檔案人員訂購關于檔案的有關刊物，鼓勵專（兼）職檔案員開展自學活動。④加大檔案工作規范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業務素質作為搞好檔案工作重要環節來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。
　　2.5 搞好檔案的信息化建設，促進檔案資源的充分利用
　　運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新：①要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；②借助系統本身的局域網絡，開發網上檔案業務，實現檔案信息資源共享。
　　2.6 增大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識
　　①積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動；②在本單位的半年、年終工作會議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講；③檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性；④四是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。
　　檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度，根據發展需要，可編寫《組織機構沿革》、《大事記》、《基礎數據匯編》等資料，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更好的服務。
　　 企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

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