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淺述完善企業流動人員人事檔案管理工作的措施
摘要:隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業檔案管理工作中必不可少環節的企業流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業發展的人事檔案管理的新舉措。關鍵詞:企業;人事檔案;檔案管理;流動人員
引言
在中國豐富的檔案財富中,企業人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業人事檔案對于現代企業的發展有著十分重要的影響。探求企業流動人員的人事檔案管理,必然有利于相關部門在管理中對有效信息的獲取,推動企業人事檔案工作的改革,對促進中國經濟發展、社會進步具有重大的現實意義。
一、人事檔案實現信息化管理
在信息化程度日益加深的現代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進行現代化管理是必然的發展方向,流動人員人事檔案管理也是如此。現代化技術的核心是計算機、網絡通訊等現代信息技術,利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等,進而實現網絡化管理,是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題,流動人員人事檔案管理的信息化建設應從以下三個方面著手:
一是檔案庫管理現代化。檔案庫的管理,需要以科學的手段來扭轉“看堆守攤”的局面,以適應檔案管理信息化的對內要求,可以建立人事檔案信息的專用數據庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術,將檔案資料整理輸入微機,通過相應的技術處理,將文章圖片甚至聲像資料轉變成數據資料,使檔案數字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務網絡化。利用局域網、互聯網、黨政網等網絡平臺,建立人事檔案信息化服務系統。在人事檔案專用數據庫建立起來后,還要有一定的專門網絡和專門網站才能實現人事檔案信息的交換、流通,也才能實現人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。
二、規范人事檔案管理各環節
1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。為有利于工作的順利開展,應采取一系列切實可行的措施。
一方面,要從人事檔案收集環節本身進行規范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網絡,根據材料形成的規律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責、權、利,并嚴格執行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。接收人員在驗收時,如發現材料不齊或丟失,要設法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統消極的收集保存方式。傳統的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現有的僵局。如有些人才流動服務機構創建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務機構建立動態聯系,與傳統意義上企業流動人員委托存檔的區別在于克服了“人檔分離”的現象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務機構合作管理檔案來完成的,流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內送交人才市場,并由其根據國家有關流動人員人事檔案管理的規定進行審核歸檔。
2.嚴格檔案轉遞手續。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這就對其檔案的轉遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉遞是企業流動人員人事檔案工作的重點。人事檔案的轉遞雖然有相關的規定與政策,其關鍵問題就在于如何使檔案轉遞更為規范,使檔案更能發揮利用價值。
國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規定》中要求:“人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函15天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位�！薄叭瞬帕鲃臃⻊諜C構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容�！辈⑶�,檔案的轉遞應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應盡快將其檔案轉遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經核對無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節。
3.優化檔案內容構成。優化檔案內容構成,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等基本信息內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。
一要創建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創建業績檔案。要及時將企業流動人員的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據。三要創建誠信檔案。要規范企業流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載政治自律、專業技術人員學術和技術水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應用。唯有如此,才能使企業流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關部門可通過檔案記載確定對企業流動人員的選拔和培養,人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產生。
三、拓展人事檔案管理方式
在社會主義市場經濟條件下,人事代理是適應中國企業流動人員管理的新方式,是一種促進人才產業化,最終使人事管理變成一種公眾服務的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實現人事關系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等,由人才流動服務機構代管。隨著新形勢的出現與發展,人事代理制度也開拓了新的服務形式,實行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區已經實行。它由人才市場擔當員工的法定雇主,負責派遣員工的人事管理,實際用工企業同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實現勞動關系轉移,提高人力資源配置效率和使用效益。
實行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關系與勞動關系一體管理的局面,租賃單位用人,專業機構管人。二是人才資源共享。通過對高級專業人才兼職租賃業務的開展,可以有效地促進地區人力資源的社會共享。三是準確選人,規避用人風險。中介機構根據用人單位的要求,利用專業化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進行面試確定,使招聘更加準確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。 對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業績情況、培訓、健康及考核等方面內容,能更好地維護勞動者的合法權益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續簽,由于其人事關系仍然由人事派遣服務機構代理。其工齡連續計算,并可繼續為代理人員代交社會保險費,辦理各種以人事檔案為依據的各種證明等人事代理服務。
小結
人事檔案是與人類個體密切相關真實的人生記錄,對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業檔案管理工作中必不可少環節的企業流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業發展的人事檔案管理的新舉措。
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