工程項目檔案電子化治理與回檔

工程項目檔案電子化治理與回檔

工程項目檔案是指在項目建設活動中直接形成的對國家和社會、企業有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體文件材料。項目檔案收集的是否齊全、完整，內容是否正確，直接影響到工程竣工投產后的生產、維護、改擴建乃至經濟效益的產生和進步。而隨著現代計算技術、網絡技術以及通訊技術的快速發展，工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢，做好項目檔案的電子化回檔與治理，將成為項目順利開展的必要條件和保障。
　　工程項目檔案的電子化治理與回檔與傳統模式相比，傳統模式具有查詢效率低，勞動強度大。檔案安全性得不到保證，回檔和治理困難。而電子化治理有助于進步工作效率。便于查詢和檢索，進步檔案信息的時效性�？梢淮瓮哆M，多次產出，節省用度。便于儲存和保管，更可與項目治理軟件等新技術接軌，為進步項目治理水平和層次提供必要基礎性數據。
　　兩種模式最本質的區別是信息存儲和傳輸的媒介不同，傳統的檔案治理利用紙張記錄文字、數據和圖形，利用照相機或攝象機膠片記錄影象，利用錄音機磁帶記錄聲音。這些都屬于模擬存儲介質，難于實現高效率的信息處理、檢索和傳輸，存儲介質占用的空間也很大。現代化的工程項目治理中OA系統、項目治理軟件等先進手段應用日益廣泛，利用計算機和網絡技術使信息以數字化的形式在系統中存儲和活動，軟件系統治理各種設備自動地按照協議配合工作，使人們能夠高效率地進行信息處理、傳輸和利用。。
　　但由于目前現在存在大量病毒木馬程序、以及惡意軟件的泛濫和知識產權保護的要求，工程項目檔案的安全治理顯得尤為重要，為確保所使用的項目電子檔案的安全性、適用性和有效性,必須要留意如下幾個方面的題目：
　　
　　一、項目電子檔案的回檔及收集
　　
　　對電子文件的形成、積累、鑒定、回檔及電子檔案的保管實行全過程治理，應當由工程項目領導同一協調，指定專門職員負責，保證治理工作的連續性。電子資料的回檔范圍及編號，應與傳統檔案治理相同，并接口一致，保證檔案的連續和完整，避免產生重復回檔和遺漏的現象，最大程度的發揮電子檔案的功用和上風�；貦n電子資料同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立正確、可靠的標識關系。
　　由于目前信息產業發展迅速，各種軟件眾多，升級頻繁，所以對信息的共享造成一定困難，為保證信息為相關各方能夠順利共享，也為檔案的檢索和查詢提供必要條件，應盡量采用使用廣泛的通用軟件，同時盡量采用標準格式的儲存方式。
　　通用軟件產生的電子資料，收集時應留意收集其軟件版本型號和相關參數。并留意相關軟件的版本適用性。專用軟件產生的電子文件，應盡量轉換成為通用格式，如不能轉換，應注明專業軟件的名稱和版本，如條件許可，收集時必須連同專用軟件一并收集。圖像、音頻、視頻、計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形等電子文件應采用標準通用格式，采用非標準通用格式時應加以注明文件屬性和使用軟件。假如采用EPC項目治理軟件系統或其他大型軟件系統，運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、治理數據等應留意與電子資料一同收集。
　　
　　二、項目電子檔案的安全治理
　　
　　項目電子檔案的安全治理是整個工作的重中之重，也是順利開展電子化的必要條件和保障，假如安全治理沒有到位，造成檔案的損耗必將給整個項目治理造成巨大損失。同時目前網絡使用日益廣泛，項目治理中又存在經常大量的與相關方進行數據交換和傳遞，為防止病毒傳播，已經木馬程序和惡意方竊取檔案資料，做好項目電子檔案的安全治理將應留意如下方面的題目：
　　1. 電子資料發放傳遞
　　一般電子資料傳遞發放至相關方，如采用Microsoft office辦公軟件的電子資料應設置禁止編輯權限，以避免造成無授權權限相關方進行修改編輯。重要及有版權要求電子資料發放及傳遞應報請有審批權限的領導進行審批，同意后方可進行發放傳遞，文件形式應采用pdf格式。PDF格式文件目前已成為數字化信息事實上的一個產業標準。它的優點在于跨平臺、能保存文件原有格式（Layout）、開放標準，能免版稅（Royalty-free）自由開發PDF相容軟件。PDF文件格式可以將文字、字型、格式、顏色及獨立于設備和分辨率的圖形圖像等封裝在一個文件中。該格式文件還可以包含超文本鏈接、聲音和動態影像等電子信息，支持特長文件，集成度和安全可靠性都較高。
　　傳遞時應使用許可證形式進行加密，以限制無授權權限相關方進行編輯、復制及打印文件內容。重要電子資料發放至相關方應進行紙張文件進行簽收確認，條件許可情況下逐步開展電子簽名進行簽收確認。特殊軟件產生的非通用格式文檔傳統時應盡量轉換成為通用格式，以避免相關方無法使用的現象。
　　2.項目電子檔案的使用及備份
　　保存項目電子檔案的計算機應專人使用和治理，并應設置登錄密碼，以限制無權限職員和單位使用，并根據需要定期不定期修改登錄密碼。
　　項目電子檔案應放置在計算機硬盤的非主引導分區，并設置專門文件夾進行分類儲存。計算機均應安裝殺毒軟件，并及時更新。
　　項目電子檔案應最好每周一次備份至專用移動硬盤，每月刻錄光盤進行備份，當收錄大量資料和根據工作需要，應及時進行備份。備份應由專門治理職員負責，相關負責領導應對備份情況進行抽查。
　　已經回檔及備份電子資料進行銷毀及刪除應報請有權限的相關領導進行審批，同意后方可進行銷毀或刪除。◆
　　
　　參考文獻：
　　Adobe Acrobat 7.0 Classroom in a Book （美）Adobe公司 翻譯李佩乾 人民郵電出版社
　　Microsoft Office Project 2007 Step by Step (美)Carl Chatfield;Timothy Johnson 翻譯湯涌濤 清華大學出版社
　　建設工程信息治理 機械產業出版社 李曉東 張德群

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