淺談計算機(jī)檔案管理
在21世紀(jì)的今天，計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展是有目共睹的，毋庸置疑，檔案實行計算機(jī)管理也是未來很長一段時間我國檔案管理發(fā)展的必然趨勢。實踐經(jīng)驗證明，部分單位和企業(yè)有效地將檔案管理與計算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來，大大地提高了他們在檔案管理工作中的效率，不僅方便快捷，而且節(jié)省了相當(dāng)一部分的人力、物力和財力。但是，在不同單位、不同管理模式或者其它因素的影響下，計算機(jī)檔案管理的效果也有所不同，現(xiàn)在最重要的是找出其中的一些不足之處，并加以改進(jìn)。
1 計算機(jī)檔案管理的重要作用
我國為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特別制定了《中華人民共和國檔案法》，它逐步成為我們開展檔案管理工作的最高法則。其中，在第三章“檔案的管理”第十三條中明確指出：采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。這表明新時期國家在制定檔案管理法律法規(guī)時也十分注重先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用。近年來，隨著計算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用、辦公自動化的廣泛普及，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)在自身的檔案管理工作中也開始紛紛向計算機(jī)技術(shù)借力，通過計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，建立起專門的電子信息檔案管理系統(tǒng)，有效地提高了檔案管理的效率，為強(qiáng)化自身的管理作出了重要貢獻(xiàn)。
2 現(xiàn)今計算機(jī)檔案管理中的不足
2.1 電子檔案的真實性與安全性受到威脅
不難發(fā)現(xiàn)，在日常檔案管理過程中我們常常保存的電子檔案其準(zhǔn)確性并不高，特別是一些復(fù)雜數(shù)據(jù)或圖形往往是經(jīng)過掃描處理的，很難把握其內(nèi)容的原貌，有的甚至?xí)捎诓《镜鹊那趾?dǎo)致失去其原始性。所以，很難像紙質(zhì)文件那樣準(zhǔn)確，這直接影響到電子文件的真實性與安全性。
2.2 各種檔案管理軟件的通用性不強(qiáng)
我們知道，現(xiàn)在的軟件市場上專門的計算機(jī)檔案管理軟件數(shù)不勝數(shù)，除了一些檔案部門自行研發(fā)、供本部門自己使用的系統(tǒng)外，很多企業(yè)也購買或開發(fā)了多種檔案管理軟件，因為國家并沒有關(guān)于應(yīng)用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)定，使得各單位、各部門的檔案信息管理系統(tǒng)功能不一，結(jié)構(gòu)形式多樣，數(shù)據(jù)格式兼容性弱，導(dǎo)致各個系統(tǒng)之間的通用性差，為聯(lián)機(jī)檢索、數(shù)據(jù)交換以及資源共享等造成了諸多不便。
2.3 缺乏專業(yè)的計算機(jī)檔案管理人才
檔案管理事實上屬于一種特殊管理業(yè)務(wù)，它與紙質(zhì)檔案的管理不同，需要耐心細(xì)致的同時還需要管理人員具有操作計算機(jī)系統(tǒng)的能力，尤其是對重要檔案信息進(jìn)行錄入的過程中，一旦遇到一些系統(tǒng)故障要能夠及時診斷并排除，以免耽誤檔案的保存。當(dāng)前，我們很多單位，特別是企業(yè)十分缺乏懂計算機(jī)的檔案管理人才，全都是一些文秘在負(fù)責(zé)檔案管理工作，顯然，這不利于計算機(jī)檔案的有效管理，也將在一定程度上影響其檔案管理的整體水平。
2.4 在計算機(jī)硬件設(shè)備方面投入不足
隨著《檔案法》的頒布和實施，我國的各機(jī)關(guān)、單位及企業(yè)開始把檔案管理工作提上了日程，但其中并沒有要求所有單位都要應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作，加之有的單位由于資金限制或眼光短淺，導(dǎo)致他們不愿意在計算機(jī)的硬件設(shè)備方面投入過多，導(dǎo)致計算機(jī)檔案管理根本無法有序?qū)嵤?/p>
3 計算機(jī)檔案管理的改進(jìn)建議
3.1 實時更新檔案管理系統(tǒng)的病毒查殺程序
為了確保電子檔案的真實性與安全性，我們必須在病毒查殺程序上下功夫，要對該程度進(jìn)行實時更新。我們知道，互聯(lián)網(wǎng)就是一個“大染缸”，任何單位一旦將計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，病毒就會無孔不入，給計算機(jī)檔案管理與保護(hù)工作帶來了巨大的安全隱患�，F(xiàn)今，只有安裝較好的病毒查殺程序才能將病毒隔離，保持檔案的安全，避免造成巨大的損失。值得注意的是，當(dāng)今的各種計算機(jī)病毒更新頻率快、破壞力強(qiáng)，所以必須實時更新病毒查殺程序避免病毒侵襲。
3.2 提高計算機(jī)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度
檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)就是標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，我們要極力解決檔案管理系統(tǒng)的通用性問題。在這一問題上，我們可以加強(qiáng)檔案部門之間的合作與探究，建立起計算機(jī)檔案管理方面的合作關(guān)系，搭建設(shè)備兼容、信息聯(lián)網(wǎng)、資源共享平臺和信息檢索平臺，真正提高計算機(jī)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，實現(xiàn)各單位、各部門的信息互通、互用，減少資源浪費(fèi)的同時也能夠逐步推動和實現(xiàn)檔案管理的智能化和現(xiàn)代化水平。
3.3 廣泛吸納計算機(jī)技術(shù)專業(yè)的高素質(zhì)人才
人才不僅是強(qiáng)國之道，也是增強(qiáng)企業(yè)綜合實力的重要出路。各單位和企業(yè)要在充分認(rèn)識計算機(jī)檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，加大對人才的招攬和培養(yǎng)力度，在必要情況下可以進(jìn)行高素質(zhì)人才引進(jìn)。在這些人才引進(jìn)后還要加強(qiáng)對他們的'技能培訓(xùn)，特別是計算機(jī)操作技能和檔案管理技能的培訓(xùn)，從而提高他們運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的能力，充分利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)開展檔案服務(wù)工作。實踐證明，只有精通計算機(jī)操作和檔案業(yè)務(wù)知識的人才能在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中發(fā)揮積極作用。
3.4 加大對計算機(jī)硬件及軟件設(shè)施的投入
當(dāng)前，社會各領(lǐng)域都在廣泛應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作，并且取得了不錯的效率。因此，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)摒棄檔案管理的傳統(tǒng)觀念，深刻意識到計算機(jī)檔案管理的重要性，并加大對計算機(jī)硬件和軟件的投入力度，逐步配套和建立起能夠適應(yīng)高信息量、快運(yùn)算速度的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，不斷跟上社會發(fā)展的部分，積極推進(jìn)計算機(jī)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。
3.5 進(jìn)一步建立健全計算機(jī)檔案管理制度
現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設(shè)正在逐步推進(jìn)，國家檔案管理部門應(yīng)盡快制定和健全計算機(jī)電子檔案管理制度和辦法，對電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時效等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，確保檔案部門和檔案工作者有章可循。此外，要加強(qiáng)對計算機(jī)檔案管理工作的監(jiān)督，確保每一個檔案管理者都在規(guī)范中進(jìn)行操作，要進(jìn)一步落實保密制度，確保各項機(jī)密檔案不被泄露。
4 結(jié)束語
總的來說，在計算機(jī)技術(shù)的帶動下，我們的檔案管理工作迎來了一個全新的時代，它為各個檔案部門的檔案管理工作帶來了便利。同時也不得不承認(rèn)現(xiàn)有計算機(jī)檔案管理的缺陷也是存在的，各單位的檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自身的聰明才智，積極采取措施彌補(bǔ)這些缺陷，筆者相信，未來計算機(jī)技術(shù)必將推進(jìn)我國檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。
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