高校電子注冊工作中關鍵環節的把握

關于高校電子注冊工作中關鍵環節的把握

　　［論文摘要］注冊是高校信息化的關鍵環節，是部對學生學籍學歷信息管理改革的重要措施。文章對高校學籍管理、電子注冊中的關鍵環節進行了全面的闡述，分析了高校電子注冊工作中存在的問題，并相應地提出解決對策。

　　［論文關鍵詞］學籍管理 電子注冊 關鍵環節

　　為加強的學歷證書管理，教育部于2001年起實行學歷證書信息網上電子注冊制度，全國高等教育學歷證書開始實行電子注冊。2002年，教育部建立了高等學校新生學籍電子注冊數據信息庫，設立了網上辦公系統。2007年，教育部出臺了《普通高等學校新生電子注冊暫行辦法》。教育部真正實現了各學校網上報送新生數據的工作，將新生學籍電子注冊結果作為學生畢業時學歷證書電子注冊的重要審核依據。應該說，電子注冊對規范學歷證書管理、提高學籍管理工作有很大的促進作用。但由于各高校操作不統一或對關鍵環節的把握不到位，導致在電子注冊實行過程中發生了諸如重號上網或畢業上報審核時找不到該生學籍等不少問題。所以，抓好關鍵環節，充分發揮電子注冊在高校管理中的作用，有較強的現實意義。

　　一、高校電子注冊中的關鍵環節

　　隨著教育部對學生學籍學歷信息管理的改革，以及高校管理逐步信息化、科學化，高等教育工作者都認識到電子注冊必不可少。經過不斷發展，一個逐漸完善的電子注冊管理系統正在悄然形成，其主要由新生學籍電子注冊、學年電子注冊和學歷電子注冊等關鍵環節組成。建立一個完善的電子注冊管理系統勢在必行。而抓好電子注冊中的關鍵環節是做好電子注冊工作的重中之重。電子注冊工作的流程如下：

　　一是新生學籍電子注冊。新生學籍電子注冊主要是新生入學后，學校將復查后取得學籍的新生名單通過學籍網絡管理平臺上報教育部。教育部以錄取數據為依據，對學校上報的新生名單進行審核。對通過審核的學生，教育部予以接受備案，并將其作為今后學歷證書電子注冊的依據。新生學籍電子注冊是將學歷證書電子注冊階段的資格審核提前到入學階段。電子注冊數據的網上審核來源于當年新生電子數據的支持，只有新生的各項數據信息是準確的，才能保證畢業生電子注冊審核工作的順利進行。

　　新生學籍電子注冊的過程是以高考考生號為索引，將高校招生錄取的新生數據庫與省教育廳下發的新生數據庫逐一核對。信息一致的予以注冊，不一致的提供《招生錄取名冊》加以證明，更正后也可予以注冊，其他不一致的或違規招生的一律不予以注冊。此舉真正落實了教育部規定的“該注冊的一個不能少，不該注冊的一個也不能有”的要求。注冊后的新生數據便成了高校的有學籍的新生庫。同時，將此信息公布在省教育廳網站及本校指定網站，告知學生查詢網址，供學生本人查詢。

　　二是學年電子注冊。學年電子注冊就是所在學校將學生的學籍狀況、學籍變動情況、學籍注銷情況以及上一學年所獲獎勵或處分的情況，分別向省教育廳和教育部通過網絡進行報告，讓教育部門直接掌握每個在校生的基本信息。這是2008年度學籍管理工作中的一項重要工作。高校在每年的9月份將在校生數據在“中國高等教育學生信息網”上進行學年注冊。

　　學年注冊的目的是對在校生進行網絡化管理，使學籍注冊與學歷注冊實現數據管理貫通，保證高校對學生在校期間的學籍異動進行動態從嚴管理，充分實現高校、省級教育部門、教育部共同管理和維護統一的數據庫，最終實現教育部把握資格、省級教育部門動態監管、高校遠程維護的分級管理和動態管理。

　　學年電子注冊是對在校學生新學年學習資格的認定，是加強高校學生管理的基礎性工作。學年電子注冊的實施，有助于實現對普通高校學生在校期間全過程的規范化、信息化管理，建立完整的高校學生數據信息庫；分析高校學生學籍變動結果，促進宏觀管理決策；反映學生借貸還貸、獎懲、處分等誠信信息，促進高校學生誠信體系建設；為用人單位遠程招聘提供畢業生在校期間的基本信息，為畢業生就業服務。

　　三是學歷電子注冊。學歷電子注冊是學校按規定頒發學歷證書后，將學歷證書信息報省級教育部門審核。省級教育行政部門審核通過后予以注冊，并報教育部備案。教育部復核通過后，國家予以承認和保護，并上網發布，供查詢。

　　二、高校電子注冊關鍵環節中存在的問題

　　一是高校對電子注冊管理工作沒有引起高度重視，宣傳力度不夠，學籍管理人員整體素質有待提高。

　　二是新生電子注冊數據來源規范性及重要性的意識淡薄。學生學籍電子注冊數據來源于招生數據，招生數據的準備與規范決定了學生學籍電子注冊數據的準確與規范，這對高校整籍數據非常重要。但是，省招辦在接收地方招生數據特別是外省招生數據時把關不嚴，造成每年各高校得到的新生數據存在不規范或錯誤的現象，使各高校學籍管理人員要花很長的時間來核對、整理不規范數據。

　　三是學籍學歷信息管理系統不穩定，嚴重影響工作效率。中國高等教育學生信息網面向全國，同時開發了很多管理模塊，學籍學歷信息管理平臺只是其中的一部分，由于系統的使用時間相對集中頻繁，系統的速度之慢以及系統的不穩定給工作帶來了諸多不便，嚴重影響工作效率。

　　四是圖像采集數據上網不及時，出錯率偏高。從2002年起，部規定，畢業生信息將新增彩色登記照片、身份證號碼與學歷證書一同上網注冊，而此項電子圖像采集工作由新華通訊社統一承辦。電子圖像采集以及上網校對是完成學歷注冊的一個重要環節。但在操作過程中發現，照片的張冠李戴時有發生，在查明原因勘誤后發現，繼續上網校對的信息即“沒有核對”過的學生信息已全部歸為“已核對”狀態，使高校無法查明到底誰沒有核對過，誰已經核對過。同時，新華社數據采集后，后期的制作相當緩慢，掛網時間與采集時間間隔太長。因學生外出，通知核對需要時間，影響圖像核對進程。

　　五是學生不重視信息數據的核對。教務處每次進行信息核查時，要求學生本人簽名，但他們主觀上沒有引起高度重視，一簽了事。尤其是出生年月與身份證號碼欄經常出錯，身份證號碼由原來的15位升為18位后也不及時修改上報，等畢業時上網查詢無法鏈接自己的畢業證書時，才發現錯誤。

　　六是學生沒有對圖像采集引起足夠重視。畢業生圖像采集的目的是將畢業生的電子圖像上網并為畢業證的上網提供照片鏈接。學生如果沒有參加圖像采集或即使采集了但數據有誤的話，網上無法實現本人學歷證書的查詢。即使這樣，仍有不少學生沒有按規定時間進行圖像采集。

　　七是報盤的方式有待改進。目前，省教育廳對各高校畢業生數據的報盤工作雖已趨向成熟、規范，但在規定的幾天內完成全省幾十所高校的畢業資格審核，是一件壓力大、難度高、工程量大的一項工作，也就避免不了報盤時的大擁擠。這既影響了省教育廳把關審核的質量與數量，又延誤了高校教師的報盤進程，使順利報盤大打折扣。

　　三、解決高校電子注冊關鍵環節中存在問題的對策

　　一是加大宣傳力度，組織召開各級學籍、學歷工作人員專門會議，讓大家認識到，學歷證書電子注冊工作對打擊假的文憑和假學歷、保護學生切身利益、維護學校聲譽都有其深遠的意義。同時，也要讓全知道國家對學歷證書的管理是嚴肅的、嚴格的，要讓全院師生認識到學歷證書電子注冊對保護高校的聲譽和畢業生的權益具有重要意義，使其共同做好這項工作。

　　二是做好新生數據支持工作，確保畢業生電子注冊順利進行。電子注冊數據的網上審核來源于當年新生電子數據的支持，只有新生的各項數據信息是準確的，才能保證畢業生電子注冊審核工作的順利進行。目前，教育部已設立了中國高等教育信息網，開發了網上辦公系統，實現畢業生數據的網上在線審核已顯得尤為緊迫。為此，各學校一定要做好電子注冊的新生數據支持工作。教育部一般會在每年的十月份在中國高等教育學生信網上公布各高校當年的招生數據，各高校應及時下載本學院的新生數據，對每條數據都進行逐行核對，如發現錄取數據與實際不符，查明原因提供詳細資料報省教育廳，核對完畢后上傳中國高等教育學生信息網。同時，公布學生信息網新生核對網站并開通本學院新生學籍網站，保證每位學生都進行網上核對。

　　目前，除正常的省內錄取外，其他很多高校已面向全國招生，有些外省的錄取信息未能及時到位，這就導致了部分招生數據出現缺失不全的現象，這就需要高校查缺補漏，及時把這些學生的信息補注上網，最后應該做到教育部接收的各高校的新生數據包含著所有被正常錄取的學生數據，將來畢業電子注冊時數據不會缺失，審核時才能事半功倍。

　　三是認真做好學歷電子注冊的前期組織管理工作。首先要做好畢業生圖像采集工作，此信息的采集為畢業生數據庫的建立打下扎實的基礎，同時圖像的采集以及中國高等教育學生信息網上圖像的校對為畢業生數據庫的準確性做了更加充分的準備。其次要做好畢業生資格審查工作，這是學歷電子注冊工作的前提。高校利用圖像采集的數據庫匯總審核預計出畢業生電子注冊數據，再根據學生的學習情況、思想表現等各方面對畢業生資格進行嚴格、細致的審查。畢業生資格審查必須與當年的新生錄取時的招生計劃相吻合，在對畢業生進行資格審查的過程中，應認真核對學生的考號、姓名、性別、身份證、專業、學制等。對于有問題的數據必須按規定出具相應的書面（如改姓名的學生須提供戶籍更改證明等），以備教育廳審核。

　　四是使用學籍學歷信息管理平臺。這個平臺是進行學籍學歷電子注冊的工具，使用一個功能齊全、界面美觀、操作方便的信息管理平臺是學籍管理人員的強烈愿望。教育部應指派有關部門和人員認真了解各高校在使用學籍學歷信息管理平臺過程中所碰到的問題，收集意見和建議，針對存在的問題以及用戶提出的意見和建議，及時組織有關專家和軟件技術人員對現有的學籍學歷信息管理平臺進行版本的升級和模塊的增減。同時對系統集中操作時出現的大擁堵，建議增加WEB服務器以及合理分流下載量等方法來分解。

　　五是電子圖像采集以及網上校對工作，是完成畢業生電子注冊的一項重要前提工作，所以保證電子圖像采集的準確性是各高校最強的呼聲。教育部可通過與新華社溝通，督促新華社工作人員有強烈的工作責任心，杜絕各類低級錯誤的發生。而學校也通過加強宣傳，力求保證每位學生參與電子圖像的拍攝。

　　六是教育廳在學歷電子注冊前，通過QQ平臺先做好宣傳工作，要求各高校通過新力電子注冊輔助系統自查，然后動用通訊優勢先報數據，遠程審核。通過之后再報盤，這樣既減少外地學校因數據審核不過關而來回跑報送資料的壓力，也可緩解報盤時的大擁擠。

　　電子注冊工作是高校加強學籍管理的重要手段，是實現高等教育管理信息化、規范化、透明化的重要措施。要做好這項工作，需要在實踐中不斷發展與完善，認真抓好電子注冊中的幾個重要環節，并針對存在的問題及時采取相應的對策，使電子注冊在高校學籍管理中真正發揮積極的作用。

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