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論經(jīng)濟(jì)管理中的信息溝通與行為改變
隨著企業(yè)規(guī)模日趨擴(kuò)大,企業(yè)內(nèi)部之間及內(nèi)部與外部之間的關(guān)系也日益復(fù)雜。為了搞好企業(yè)內(nèi)、外部的各種關(guān)系與合作,管理者要運(yùn)用各種方式,進(jìn)行不斷的、廣泛的信息溝通和意見溝通。因此,溝通是協(xié)調(diào)功能的基礎(chǔ)。良好的溝通,對于改變員工的行為,完成工作任務(wù),實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo),具有重要作用。
一當(dāng)個體之間以各種方式聯(lián)系在一起時(shí),必須有一種渠道進(jìn)行交流,也就是溝通。所謂溝通,是指人與人之間傳達(dá)思想、觀點(diǎn)或交換信息的過程。實(shí)際上,作為社會性的人,總要同他人進(jìn)行溝通,如果溝通不暢,甚至沒有溝通,常常造成員工之間、領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間的人際關(guān)系緊張、矛盾和沖突,給工作帶來損失。因此,良好順暢的溝通,是形成良好人際關(guān)系的重要前提條件。作為企業(yè)的員工最重視在工作中與周圍的同事友好相處,良好的人際關(guān)系對調(diào)動員工的工作積極性能夠起到一定的決定性作用。
(一)溝通是協(xié)調(diào)功能的基礎(chǔ)。從企業(yè)的組織內(nèi)部來講,一個企業(yè)或組織要協(xié)調(diào)全體員工去實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)目標(biāo),必須使每一個員工都了解明確其目標(biāo),就需要某種形式的溝通。缺乏溝通,則成了沒有方向的目標(biāo),其員工也將如一盤散沙。因此,所有的協(xié)調(diào)活動都是在一定的溝通形式中進(jìn)行的,缺乏有效的交流、溝通,就無法協(xié)調(diào)。所以,溝通首先是協(xié)調(diào)的基礎(chǔ),通過組織內(nèi)部的溝通,我們可以了解各部門的生產(chǎn)或工作進(jìn)度、各部門之間的關(guān)系、各部門員工的士氣,以及管理的效能,等等,從而做出如何協(xié)調(diào)的決定。
(二)溝通是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和被領(lǐng)導(dǎo)者之間增進(jìn)了解、理解和保持一致的工具。一致性行為,為組織內(nèi)部的持續(xù)穩(wěn)定提供了前提條件。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者為了動員下級和員工努力工作,要說明方針、政策、任務(wù)和要求,以幫助下級和員工理解和明確組織目標(biāo);同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)者還必須善于傾聽和溝通下級和員工的意見、要求,通過意見溝通和信息交流來理解與培養(yǎng)員工的感情,改變員工原有的態(tài)度,并表現(xiàn)出合作的行為。作為員工要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)的發(fā)展變化,積極獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,并提出合理化的建議和正確的意見,使領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間能夠互相理解、支持,并保持一致行為,共同實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。
(三)溝通是企業(yè)組織了解掌握公眾需求、建議和深化與其它企業(yè)關(guān)系的一個有效形式。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)組織與市場和廣大的消費(fèi)者聯(lián)系是非常密切的。企業(yè)決定生產(chǎn)何種產(chǎn)品,完全是根據(jù)社會發(fā)展以及廣大人民群眾的需要來進(jìn)行的。對于產(chǎn)品的規(guī)格、性能、質(zhì)量,又是根據(jù)市場信息和廣大消費(fèi)者的意見、要求確定的,而不是盲目的、隨意的組織生產(chǎn)。另外,企業(yè)組織之間要形成良好的關(guān)系,也要經(jīng)常的進(jìn)行溝通、往來。體驗(yàn)對方企業(yè)對本單位的態(tài)度和反應(yīng),不斷增強(qiáng)企業(yè)間的了解,密切企業(yè)間的關(guān)系。如果缺少必要的溝通或溝通渠道不暢,就會使企業(yè)之間發(fā)生誤會、矛盾和糾紛,影響到企業(yè)之間的關(guān)系與合作,給現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)造成損失。因此,溝通是企業(yè)組織了解和搜集社會公眾的需求和建議,以及深化與其它企業(yè)之間關(guān)系所必不可少的,而且也是一種有效的形式。
二溝通是人們在生活中和企業(yè)經(jīng)營中相互發(fā)生聯(lián)系和接觸的活動,是解決矛盾分歧,密切員工之間、領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系的一個比較重要的模式。在溝通過程中,實(shí)際的溝通行為和彼此產(chǎn)生的效果是多種多樣的,由此所形成的溝通模式和類型也是千差萬別的。溝通的種類或方式主要從以下幾個方面論述:
(一)從企業(yè)組織的結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)來劃分,可分為正式溝通與非正式溝通。正式溝通又可分為企業(yè)組織外部和內(nèi)部。企業(yè)組織外部,如企業(yè)組織與其他企業(yè)組織的實(shí)際往來、商談、或通過公函、信件等方式進(jìn)行交流和溝通。在企業(yè)組織內(nèi)部,如企業(yè)組織決定的傳達(dá)、各項(xiàng)通知、領(lǐng)導(dǎo)者講話、定期會議、部屬上級報(bào)告和企業(yè)的組織所舉辦的各種聚會活動等。正式溝通是企業(yè)組織在正確的渠道內(nèi)進(jìn)行的。這種渠道決定了規(guī)定、要求、信息在一個企業(yè)組織內(nèi)所有部門和所有員工之間流通傳播的方向。正式溝通是企業(yè)組織進(jìn)行信息傳達(dá)和征求建議、意見的一個最基本的形式。非正式溝通,包括所有正式溝通以外的信息傳達(dá)與意見交流,如同事之間的私下交流,朋友之間議論企業(yè)里某人某事,等等。非正式溝通不僅能夠表露或反應(yīng)員工的真實(shí)心理動機(jī),同時(shí)也能給管理者通過正式溝通而得不到的內(nèi)外部信息。因此, 現(xiàn)在企業(yè)的管理者都很重視非正式溝通,常利用私人聚會及非正式團(tuán)體的娛樂活動等,從與員工接觸中獲取各種信息,作為改善管理或擬定決策的參考。
(二)按溝通流動的方向可分為以下三種:下行溝通。即企業(yè)組織內(nèi)最常見的將上級所擬定的組織目的、管理決策等傳達(dá)至屬下各基層。傳統(tǒng)的企業(yè)組織都偏重于下行溝通。上行溝通,是指員工向管理者報(bào)告工作情況、提出建議、意見,表達(dá)自己的意愿等。平行溝通。也就是橫向溝通,在企業(yè)組織內(nèi)部,同部門之間、員工之間的溝通。
(三)按溝通的方法可分為書面溝通和口頭溝通。書面溝通的優(yōu)點(diǎn)是具有權(quán)威性、正確性,不能在傳達(dá)過程中被歪曲,可永久保留�？陬^溝通的優(yōu)點(diǎn)是,有親切感,可以用表情、語調(diào)增加溝通的效果,可以馬上獲得對方的反應(yīng),具有雙向溝通的好處。
(四)按溝通的形式可分為單向溝通和雙向溝通。兩者之間的地位不變是單向溝通,如作報(bào)告、公布決定等,都屬于單向溝通。兩者之間的地位不斷互換則是雙向溝通。如雙方交談,協(xié)商交換意見等。
上述只是從一般的意義出發(fā),對溝通的幾種主要模式進(jìn)行探討,對溝通的基本方式作了一些大體的描述。從中不難看出,溝通的模式實(shí)際上不外乎是正式與非正式溝通和管理者與被管理者溝通兩大類。正式與非正式溝通的最大特征在于,一種是正式渠道,另一種是非正式渠道。正式渠道是企業(yè)組織獲取信息資料,進(jìn)行溝通的一個主要形式。而非正式渠道又能使管理者得到在正式渠道得不到的信息資料。正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是便于集中和統(tǒng)一,傳統(tǒng)信息較快,也有組織性。在一般企事業(yè)組織中,主要采用正式溝通的模式。領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者溝通模式的特征在于,管理者是溝通的中心人物,并起著一種領(lǐng)導(dǎo)、支配和協(xié)調(diào)作用,匯集和傳遞各方面信息, 廣泛征求員工反饋的各種意見。其優(yōu)點(diǎn)是,便于員工與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行直接接觸和溝通意見,能夠調(diào)動員工溝通意見的主動性和積極性。是管理者搜集信息,掌握員工的建議、意見、意愿的一個較理想的溝通模式。
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