試析財務預算的新工具-電子預算

試析財務預算的新工具-電子預算

預算是實施資金控制的重要手段。傳統的預算主要是手工進行的，不僅工作量大，編制時間長，而且編制的也不夠全面。面對２１世紀的、信息，企業只有采用預算手段，才能適應財務治理新形勢的需要，不斷進步企業的競爭能力。電子預算是由人工聰明結合企業組織規劃起來的一種網絡式預算編制，它將企業各方面局部的信息整合成具有完整框架的預算體系，從而使預算的編制更正確，更富效率。


一、電子預算的產生與發展


電子預算是基于傳統預算編制方法的不足而產生的。首先，從預算編制的流程來看，傳統的財務預算不論是人工編制還是用工作底稿來編，每個參與預算編制的工作職員都必須具有一定的財務知識，否則將會使預算編制工作困難增加，而且也難以形成一份有建設性意見的預算方案。其次，從財務部分的角度來看，當有關部分將預算編制出來之后，財務部分必須對這些預算工作底稿加以匯總、整理。由于各部分在預算編制過程中采用的手段和方法不盡相同，加上一些部分預算工作存在的滯后性，致使財務部分既要擔負繁重的調整業務，還要不斷催促有關部分提交預算報表。當某一數字需要調整時，其整個預算工作又將重新開始，這些的存在大大降低了整個預算編制的效率。由此可見，傳統預算最大的缺點在于，預算編制者在預算編制過程中無法將資料匯總、存取和及時運用，無法對企業現有資料進行整合，它們相互之間是孤立的，難以融合。而沒有歷史資料的交互融合，預算編制只是對資金進行交互分配，缺乏建設性和發展性，使預算失往原有的實質內涵。


電子預算從便于企業其他職能部分和廣大員工積極參與的角度出發，設置了一系列轉換程序，即應用相同的標準，編制出了具有共同語言的預算，使不具有財務知識的人也能參與到預算的編制中來。同時，電子預算系統根據不同預算者的需要，設置了不同的預算形態，使整個部分的預算編制既輕松又富有彈性。如財務部分可以直接從系統中刪減支出，并能立即獲知情況，而不需要再透過跨部分的溝通找到該部分的主管，等該部分評估回應后方知結果如何，也不用再重新輸進資料，重新核算。同時，電子預算不需要再從各個不同的預計表格中核算、刪減，也不需要不斷地儲存資料、將猜測基礎同一等。財務主管只需要考慮企業投進與產出，現金流進與流出等贏利情況能否與預算保持一致的競爭題目。電子預算作為一種在線治理工具，不再受地點、場所的影響，可以隨時上線運作，并使運算始終保持在最新狀態。可見，電子預算的最大價值是將預算轉化為治理工具，徹底改變了財務職員的傳統觀念，使他們朝戰略性的財務方向發展。


二、電子預算的優點


電子預算的優點是相對于傳統預算而言的。


１．通過電子手段編制預算，使預算工作變得快速而便捷。與傳統預算編制相比，電子預算降低了編制預算時往返交涉的困難度和時間本錢，而且通過在線編制預算，不需要工作底稿，也使得調整數字之類的單調工作不復存在。它消除了過往可能發生的紙張和時間的浪費，取而代之的是各種不同的、極富創意的編制技巧。


２．技術下的預算，擴大了傳統預算的范圍�？梢詫⒄麄�團體公司作為系統，以擴大預算的規模，團體下屬各分公司可以透過網絡從全球各地進進系統編制預算，從而使預算的編制過程更具效任性。電子預算在以下三個方面具有明顯的效用：①降低企業的治理本錢及難度；②進步員工的滿足程度；③有助于競爭財務。在電子預算的配合下，競爭財務將有關信息轉化為競爭戰略的目標，使企業在獲得上述三方面效用的同時，促進了預算流程的公道化，使過往單調、繁瑣的預算工作轉化為一種布滿樂趣的組織戰略。


３．電子預算與企業財務系統聯結，極大地進步了預算的編制效率。它可以使任何一個參與預算編制的成員，調用過往已發生的性資料庫數據，且還可以將預算編制者的任意假設對其預算的顯示出來。同時，在某一層次或某一范圍內，也能顯示其對整體預算的影響。電子手段使企業預算及猜測功能完全自動化，即不論何時何地，預算編制者均可以借助于網絡路徑與猜測編制系統聯結，處理與他們相關的預算編制工作。同時，在預算編制語言的輔助下，輕松地編制、更新、追蹤監控預算系統。


電子預算是財務治理的有效工具，它使所有的預算編制者在同一的規范下編制預算，并隨時提供預算編制者決策所需的歷史資料。電子預算幫助編制者制作不同形態的預算，例如物資采購預算、現金流量預算、人力資源預算等。最重要的是，電子預算促進了競爭財務的發展，進步了戰略治理的效率，使財務工作者更多地、把握有關公司成長過程中的關鍵性，如為了培育與發展企業的核心競爭力，企業應如何開展深進的市場細分，為了擴展和進步企業的核心業務，企業競爭戰略的重點應放在哪些方面，以及如何把握價值鏈中的“戰略環節”等。


三、電子預算應留意的題目


與傳統的財務預算相比，電子預算具有明顯的優點。然而，我們也應當熟悉到，電子預算是一項十分復雜的工作，它除了企業本身需要投進人力、物力、財力外，還需要相關軟件公司、專業顧問群、電腦信息廠商的協助。各企業在鑒戒電子預算時，必須結合自身情況，考慮各方因素后，實事求是。同時，對于已經采用電子預算的企業也需留意如下兩點：


１．盡管電子預算所涉及的范圍非常廣，但其終極的控制者還必須由財務職員來擔當。財務職員從最新的流程編制開始，不斷追蹤、監控直至最后預算編制工作完成。這表明，電子預算不僅沒有削弱財務職員在企業治理中的重要地位與作用，反而促進了基于企業核心競爭力的培養，增強了戰略治理功能的競爭財務的發展。


２．為了確保電子預算的安全性，對于所有聯結上線的作業需要系統地記錄和提供完整備查的路徑，以確保保密性的資料不被有關競爭對手或其他職員截獲，并且確保財務職員把握和控制整個預算的編制狀況。?

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