規范會計檔案管理的重要舉措

規范會計檔案管理的重要舉措

會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理是財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要
一、會計檔案管理中存在的問題
（一）會計檔案保管不規范 有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。
（二）會計檔案立卷不規范 有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。
二、解決會計檔案管理存在問題的措施
（一）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制 實行委派制管理單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
（二）規范會計檔案立卷 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。
（三）規范會計檔案保管 已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。
（四）規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理 各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。
（五）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量 會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
（六）完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續 實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
（七）加大會計檔案的監管力度 結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

【規范會計檔案管理的重要舉措】相關文章：

會計集中核算的新舉措03-18

探索國土資源檔案管理的規范和提高03-24

淺議會計規范03-19

CPA防范風險的新舉措03-24

會計核算遵循規范指要03-18

會計專業論文的主要表達規范11-27

貫穿于新會計準則體系的重要會計理念03-23

淺論會計核算基礎工作規范03-24

完善我國財務會計規范的思考03-24