論會計檔案的科學管理

論會計檔案的科學管理

[摘要]檔案在主義建設(shè)中具有極其重要的作用。會計檔案的收集、立卷與歸檔；會計檔案的保管、銷毀、調(diào)閱與利用，都必須遵循國家財政部和國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及其實施辦法。會計檔案工作的好壞，對國民經(jīng)濟的正常運行，經(jīng)濟秩序的確立，各項財政政策、預算的貫徹實施都有著直接的。　　[關(guān)鍵詞]會計檔案；管理；作用　　一、會計檔案及其作用　　任何一個、事業(yè)、機關(guān)、社會團體等會計核算單位每時每刻都在發(fā)生著經(jīng)濟活動和財務(wù)收支。這些經(jīng)濟活動和財務(wù)收支是通過會計工作，即從憑證到賬簿、從賬簿到報表，連續(xù)地記錄和反映。它是一項復雜細致而又要求嚴密的工作。多年來，由于種種原因，我國對會計檔案既沒有制定統(tǒng)一的管理制度，又未明確規(guī)定是國家檔案的組成部分。直到1984年6月國家財政部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“辦法”）。制定《辦法》的目的，就是為了加強會計檔案的科學管理，統(tǒng)一全國會計檔案工作制度，更好地為社會主義經(jīng)濟建設(shè)事業(yè)服務(wù)�！　�會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的史料和證據(jù)。會計檔案是會計工作作用于會計對象所產(chǎn)生的專業(yè)材料，是通過會計核算所取得的會計資料，是單位、企業(yè)、社團會計工作從憑證到賬簿、再到報表的整個過程的客觀反映。具體范圍包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他專業(yè)資料等四類，不包括單位的財務(wù)預算、計劃、制度、規(guī)章等文件材料（它們屬于文書范圍）。鑒于機廣泛運用于各單位、企業(yè)的會計核算當中，《辦法》規(guī)定這些單位應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，同時未排除采用磁帶、磁盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)會計檔案。　　會計檔案工作是會計工作的組成部分，所以在管理體制上仍然必須遵循會計工作的管理體制。實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。全國統(tǒng)一的檔案管理辦法由國家財政部、國家檔案局統(tǒng)一制定，各省、自治區(qū)、直轄市財政機關(guān)、檔案行政管理部門是各地區(qū)、各部門（行業(yè)）的會計檔案管理的主管部門�？梢愿鶕�(jù)《辦法》的規(guī)定結(jié)合本�。▍^(qū)）、市的具體實際情況制定實施細則。并共同負責進行業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督與檢查。國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當建賬的個體工商戶和其他經(jīng)濟組織，是會計檔案管理的主體單位，也是責任單位。這些單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到科學管理。即會計資料收集齊全、完整；會計檔案妥善保管；有秩存放，方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。　　會計檔案在社會主義經(jīng)濟建設(shè)中具有極其重要的作用。主要體現(xiàn)在：第一，為企業(yè)、事業(yè)、機關(guān)團體等基層單位加強內(nèi)部的微觀管理，提高經(jīng)濟效益和社會效益提供豐富的原始數(shù)據(jù)；第二，它為國家進行經(jīng)濟建設(shè)計劃和決策，對國民經(jīng)濟進行宏觀管理和監(jiān)督提供真實可靠的會計信息；第三，它為保護國家財產(chǎn)和打擊經(jīng)濟領(lǐng)域里的不法行為提供有力的證據(jù)；第四，為財政、經(jīng)濟和提供可靠的史料�？傊�，會計檔案工作的好壞，對國民經(jīng)濟的正常進行，經(jīng)濟秩序的確立，各項財政政策、預算的貫徹實施都有著直接的影響。　　二、會計檔案的收集、立卷與歸檔　　會計檔案的收集是通過執(zhí)行歸檔制度來實現(xiàn)的。然而由于認識的誤區(qū)和制度不健全，一些會計人員覺得會計檔案比較特殊，誰經(jīng)手誰保存，因而把會計檔案和賬簿視為禁區(qū)，不讓別人介入；還有的單位沒有建立和實施歸檔制度，會計檔案任人長期分散保存，直至丟失無人問津，有的會計人員調(diào)動時，甚至走到哪帶到哪。為了維護會計檔案的完整與安全，必須按《辦法》的要求，收集歸檔的全部會計文件材料，向歷任會計人員收集，要求逐人逐年把會計材料移交齊全，逐件登記，對遺失會計材料的應(yīng)嚴肅追究責任并處理。　　會計檔案的立卷，應(yīng)由財會部門在會計期間工作事項，按照現(xiàn)金、銀行存款等會計科目裝訂成冊，會計憑證應(yīng)按月整理，加具封面、封底裝訂成冊，會計賬簿的裝訂順序是：封面、啟用表、目錄、帳頁、封底。訂本式賬簿未用完的空白賬頁不得取出，要保持原裝100頁（或50頁）完整無缺。會計報表的裝訂順序是：封面、財務(wù)情況說明書及附列資料和編制表說明、會計報表、封底。年度終了，應(yīng)將各月、各季的會計報表分別月、季度報表合并裝訂成冊，另加封面。各期報表均按編報時間順序排列裝訂。立卷的會計資料在本部門保存一年后移交本單位檔案管理機構(gòu)�！　�檔案的歸檔，即在會計年度終了后，由財務(wù)會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。會計部門文件的立卷整理歸檔，對檔案部門會計檔案的管理有著直接的。會計文件的齊全、完整直接關(guān)系到會計檔案的質(zhì)量，會計文件的收集、整理、立卷、歸檔即會計檔案的形成，為會計檔案的管理奠定基礎(chǔ)。財務(wù)會計部門應(yīng)按照規(guī)定整理好會計檔案，全部移交給檔案部門，不能自行封包保存，檔案部門不應(yīng)拒絕接收。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷（宗）冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)會同原財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。但是在實際工作中，有些單位將會計檔案由財務(wù)部門長期保管，而沒有移交檔案部門保管，這種做法，是與《辦法》不符的。　　三、計檔案的保管、銷毀、調(diào)閱和利用　　會計檔案的保管期限原則上按《辦法》和�。▍^(qū)）、市實施細則的規(guī)定執(zhí)行。屬于定期保管期限的檔案如因特殊需要，可以延長保管期限。凡是在本單位會計核算中形成的記錄和反映會計核算的，對工作和考查及活動有長遠利用價值的會計資料作為永久保存。如年度會計報表（決算）、財政總預算、行政和事業(yè)單位的決算、稅收年報、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等�！　「鶕�(jù)《辦法》的規(guī)定，會計檔案保管期滿需要銷毀時，應(yīng)由單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和該檔案應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等，并由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案管理和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，逐項對會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案無誤后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領(lǐng)導。在銷毀會計檔案前，對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，涉及到林、地房產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓契約、證券、圖紙；有關(guān)的貨幣收支憑證；涉及到外事的憑證以及處理遺留有重要價值的原始憑證，均應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到確無保管必要時銷毀。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀�！　�會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，也可以為上級單位提供利用。調(diào)閱時，要嚴格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱，要經(jīng)會計主管人員同意；外單位人員借閱，要有調(diào)閱單位的正式介紹信，并注明調(diào)閱會計檔案的內(nèi)容，經(jīng)單位領(lǐng)導人和會計主管人員批準后，辦理調(diào)閱手續(xù)。在調(diào)閱過程中，只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料，不能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容無關(guān)的資料。原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）冊。外單位調(diào)閱會計檔案，要抄錄和復制的由會計主管人員簽署意見，經(jīng)本單位領(lǐng)導批準。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準后，提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。各單位應(yīng)當建立會計檔案查閱、復制登記制度，為會計檔案的利用提供依據(jù)。　　四、會計電算化會計檔案管理控制　　在會計電算化條件下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料都屬于會計檔案的范圍。另外，對存有會計數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。具體包括：（一）實行會計電算化后的會計檔案以機打印的書面形式保存，按《辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（二）全套系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期截止該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（三）妥善保存會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)，最好將存有會計數(shù)據(jù)的磁盤放在防潮的容器保存。（四）按會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將計算機打印輸出的賬簿裝訂成冊，以保證會計檔案的安全與完整。

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