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淺論網絡環(huán)境下會計電算化工作的內部控制
【摘要】 網絡技術的運用，使會計電算化工作質量受到嚴重威脅，也使內部控制制度的建立健全成為了網絡環(huán)境下會計電算化質量控制的重中之重。只有存在制度化、規(guī)范化的內控制度，才能從根本上提高網絡環(huán)境下的會計電算化工作質量，更好的服務社會�！ 娟P鍵詞】 內部控制會計電算化網絡會計電算化，指由電子計算機代替人工，實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程，是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱。與原始的賬簿系統(tǒng)相比，會計電算化具有運算速度快、存儲空間小、存儲容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準確等特點。
鑒于會計電算化所具有的上述特點，自進入90年代以來，會計電算化取得了長足的發(fā)展。僅從電算化會計軟件由簡單的數(shù)值計算發(fā)展到全面數(shù)值核算，進而到具有人工智能的會計管理信息系統(tǒng)階段以及會計電算化軟件由單用戶操作發(fā)展到網絡環(huán)境下即可窺見一斑。
日益發(fā)展的會計電算化，憑借其驕人的操作和環(huán)境優(yōu)勢，正在為企業(yè)決策和會計人員參與生產經營決策創(chuàng)造了和創(chuàng)造著更為有利的條件。但是，我們也應認識到，會計電算化的使用，改變了過去手工方式下，通過職能分割、人員分工而形成的內部控制體系與通過憑證、賬簿、報表之間的勾稽關系而形成的內部控制體系相輔相成來充分保證數(shù)據(jù)處理的真實、可靠和安全性的作用形式，尤其是近年來網絡技術的運用，更使會計電算化工作質量受到嚴重威脅。因此，如何在充分發(fā)揮會計電算化優(yōu)勢的同時，保證在網絡環(huán)境下會計電算化工作的質量，將成為會計電算化工作的一大課題。
一、會計電算化質量控制的必要性及其要素
“以質量求生存”，這是所有企業(yè)的信條。作為信息生產部門的會計行業(yè)，在會計信息日益成為人們決策基礎的今天，進行會計電算化質量控制的必要性不言而喻。筆者認為，它至少體現(xiàn)在以下兩個方面：
第一，質量是會計信息的生命。一方面，會計信息是企業(yè)進行生產經營決策的基礎依據(jù)，不準確或錯誤的會計信息會導致偏差或錯誤的決策，使企業(yè)遭受損失，嚴重的會導致企業(yè)破產。另一方面，在日益繁榮的金融市場上，會計信息是投資者賴以決策的重要依據(jù)，失真的會計信息，不僅會使其財富在瞬間化為烏有，嚴重的，將釀成悲劇或者引發(fā)危害社會穩(wěn)定的不良后果。
第二，質量控制是會計法規(guī)的要求。實行會計電算化后，會計資料是由電子計算機按規(guī)定的程序生成。為保證計算機生成的會計資料真實、完整、安全，加強對會計電算化工作的規(guī)范，《會計法》做出了兩方面規(guī)定：一是會計軟件必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。二是用電子計算機生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。這也就從法規(guī)制度上要求我們必須加強會計電算化的質量控制。
影響會計電算化工作質量的因素很多，如系統(tǒng)配置、初始化設置、工作分工控制、審核與監(jiān)督、檢查力度、安全控制、教育與培訓、咨詢等等。但我認為，鑒于網絡環(huán)境的特殊性和開放性，建立健全相關的內部控制制度，包括會計電算化崗位責任制，會計電算化操作管理制度，電算化會計檔案管理制度等，并在實際工作中貫徹執(zhí)行之，應是網絡環(huán)境下會計電算化質量控制要素中的重中之重。只有通過其使會計電算化工作制度化、規(guī)范化，才能真正有效地控制好網絡環(huán)境下會計電算化工作的質量。
二、網絡環(huán)境下電算化系統(tǒng)內控的新問題
內部控制制度是企業(yè)為了實現(xiàn)經營目標，保護財產安全完整，確保會計信息資料的真實可靠，在明確企業(yè)內部各部門及工作人員的職責和權限的基礎上，為保證各部門經濟活動協(xié)調有效的運轉，所采取的一系列具有相互聯(lián)系和相互制約的方法、措施和程序的系統(tǒng)。具有保證經營目標的實現(xiàn)、有利于企業(yè)提高經營效率、保護企業(yè)財產安全完整以及保證會計及其他核算資料的真實可靠等作用。
網絡技術的應用，使得會計電算化的發(fā)展有了一個更為廣闊的應用空間。但是，我們也必須認識到，正是由于虛擬的網絡的開放的環(huán)境，給會計電算化工作的質量控制和電算化系統(tǒng)的內部控制帶來了一系列的新問題：
第一，很難避免非法侵擾。網絡是一個開放的環(huán)境，在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們在物理上斷開連接。因此，網絡下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部，也可能來自系統(tǒng)內部，而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。
第二，電子商務給內部控制出難題。隨著電子商務的迅猛發(fā)展，網上交易愈加普遍，可以想象在不久后企業(yè)的全部原始憑證都將成為數(shù)字格式，這加強了企業(yè)對網上公證機構的依賴。但直到目前相應的技術和法規(guī)還遠沒有達到完善，這也給系統(tǒng)的內部控制造成困難。
第三，內部稽核難度加大。若要信息系統(tǒng)進行審核，則企業(yè)可能會擔心相關內部資料暴露于外，影響其競爭能力；而且稽核必須運用更復雜的查核技術，會計師必須培訓具備復雜電腦資料處理能力，才能勝任此項工作；此外，稽核將大幅增加查核所需的時間與成本。
第四，網絡環(huán)境下無形資產轉移難以控制。知識經濟形成后，會計控制的客體發(fā)生了變化，由部分有形資產轉移到了無形資產。實物經濟形態(tài)中的各種有形資產是一種靜態(tài)資產，只有借助外界的力量才能轉移。但無形資產是一種動態(tài)資產，如人力資產的轉移無需借助外界的力量即可發(fā)生，在利益機制的驅使下在網上很容易轉移。
第五，是在任何環(huán)境下的電算化會計系統(tǒng)中都會存在的問題：由于數(shù)據(jù)處理的潛在性，數(shù)據(jù)輸入后，在計算機內部以各種指定程序進行加工處理，頻率高、速度快、系統(tǒng)文件不可讀，而且總賬與明細賬之間的制約關系已不復存在。職能環(huán)節(jié)之間的分工界線也發(fā)生重大變化或根本消失。系統(tǒng)運行中如果程序發(fā)生錯誤，就會導致連鎖性、重復性錯誤，內存資料可以毫不留痕跡地消除或篡改，那將造成比手工會計系統(tǒng)更為嚴重的損失。
三、完善電算化系統(tǒng)內部控制，加強會計電算化工作質量控制
網絡技術的運用和會計電算化系統(tǒng)本身的一系列缺陷，使得會計電算化信息系統(tǒng)在內部控制方面遇到的問題更多、更復雜，技術性也更強，它必須具有更高級更完備的控制方法、控制制度和準則。因此，完善網絡環(huán)境下電算化系統(tǒng)的內部控制，加強會計電算化工作質量控制勢在必行。筆者認為，主要可以從以下幾個方面進行：
第一，正確認識內部控制目標的層次性，建立科學合理的基礎內控制度。使得查錯防弊及時準確、財產安全完整、業(yè)務活動健康運行、風險控制系統(tǒng)有效、會計資料真實完整、會計信息及時有用、管理制度健全完善、管理效率真實高效、國家法規(guī)貫徹執(zhí)行、經濟效益不斷提高、職業(yè)道德完善升華，為進行電算化質量控制奠定制度基礎。
第二，建立健全會計電算化內部審計制度。它可以主要通過審計人員對數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三方面的控制及其控制標準的有效性進行審核和評價來實現(xiàn)。可采取專用子系統(tǒng)模塊程序，以子系統(tǒng)形式直接調用會計系統(tǒng)有關數(shù)據(jù)進行檢索、查詢和審核等形式。除此之外，還可對電算化系統(tǒng)的人員組織、工作環(huán)境、文件資料保管等進行審 計。以便指出內部管理和控制的薄弱環(huán)節(jié)，預防、檢測和更正錯誤，同時處置舞弊行為。促使被審單位加強會計電算化環(huán)境中的內部管理和控制，保證其完善性和有效執(zhí)行度，為真正提高會計電算化工作質量提供保障。
第三，控制與操作分離，以實現(xiàn)系統(tǒng)內部的有效牽制。目前，電算化系統(tǒng)下內部牽制沒有手工系統(tǒng)完善。而且，手工系統(tǒng)下的多方牽制也不是一個成熟的牽制方法，只是通過多人的重復勞動實現(xiàn)牽制。因此這種傳統(tǒng)的牽制手段已不能適應電算化會計系統(tǒng)的要求，必須找到能夠充分利用網絡實時高效的特點的方法。一個比較有效的辦法是在電算化系統(tǒng)內分出操作與監(jiān)控兩個崗位，對每一筆業(yè)務同時進行多方備份。當會計人員進行賬務處理時，其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機器上，由監(jiān)控人員進行即時或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進行深入調查。這樣明確了崗位的劃分，實現(xiàn)了有效牽制，有利于會計工作質量的提高。
第四，建立財務軟件在線測試制度。對于計算機軟件來說，其內部錯誤或不足是無法避免的。而其錯誤給電算化系統(tǒng)帶來的傷害將是致命的，因此必須想法將其解決。通常辦法只有兩個：一是在開發(fā)過程中加強交流，充分測試；二是在發(fā)現(xiàn)問題后及時解決�，F(xiàn)在的網絡時代，完全可以通過建立財務軟件在線測試制度，減少由于財務軟件自身的缺陷帶來的隱患，保證會計電算化系統(tǒng)地順利進行，提高會計電算化工作質量。
綜上所述，只有在對以上因素進行控制的基礎上，同時建立會計電算化崗位責任制，計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)管理制度以及電算化會計檔案管理制度等相關的內部控制制度，并在實際工作中貫徹執(zhí)行之，使會計電算化工作真正做到制度化、規(guī)范化，才能真正有效地建立會計電算化系統(tǒng)，從而從根本上提高網絡環(huán)境下會計電算化工作的質量，更好的服務于社會!
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