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會計電算化的應(yīng)用與治理
【摘要】在知識經(jīng)濟時代,會計信息的收集、加工、處理和輸出過程實行全面的電算化并加速其更新?lián)Q代的過程已成為當(dāng)務(wù)之急。加強會計電算化的應(yīng)用與治理,應(yīng)選擇適合企業(yè)自身需要的會計軟件,做好會計治理基礎(chǔ)工作,進(jìn)步企業(yè)會計從業(yè)職員的素質(zhì),加強會計信息系統(tǒng)的安全與保密,做好電算化會計檔案治理。【關(guān)鍵詞】會計電算化 應(yīng)用 治理
隨著計算機技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用,會計工作也由傳統(tǒng)的記賬、算賬與報賬轉(zhuǎn)變到參與企業(yè)治理、經(jīng)營決策的較高層次。現(xiàn)代會計的主要職能,不僅要求會計職員深進(jìn)研究資金、本錢、價格與利潤之間的變量關(guān)系,努力進(jìn)步經(jīng)營效果和經(jīng)濟效益,更重要的是要參與企業(yè)經(jīng)營決策,猜測企業(yè)未來的發(fā)展趨勢,并實現(xiàn)由單一核算向全面核算的過渡,由靜態(tài)反映企業(yè)經(jīng)營狀況向動態(tài)反映企業(yè)未來的發(fā)展過渡,使會計工作真正實現(xiàn)反映過往、控制現(xiàn)在與規(guī)劃未來的職能與任務(wù)。會計工作實施電算化,可以有效減少人為的誤差,大大增加會計數(shù)據(jù)收集的正確性,同時可以使會計信息實現(xiàn)及時、快捷的傳送,對企業(yè)了解市場行情,增強市場競爭力起到積極作用。傳統(tǒng)的會計手工操縱不僅對企業(yè)經(jīng)營狀況和經(jīng)營成果的反映比較緩慢,而且使很多科學(xué)的治理方法無法應(yīng)用。企業(yè)本錢核算、銷售分析、經(jīng)營考核等工作都無法做到及時與正確,會計數(shù)據(jù)利用價值低,不便于進(jìn)行事后分析,會給企業(yè)投資、籌資等經(jīng)營活動造成負(fù)面影響。因此,實現(xiàn)會計工作的電算化,進(jìn)步企業(yè)財務(wù)會計工作的運行效率是當(dāng)務(wù)之急,大勢所趨。
一、選擇適合企業(yè)自身需要的會計軟件
當(dāng)前市場上的貿(mào)易會計軟件種類繁多,而且由于每個企業(yè)的經(jīng)營治理模式和財務(wù)核算方式各不相同,所以企業(yè)在選用貿(mào)易軟件時,不應(yīng)盲目追求軟件的“大而全”,而應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身的特點,選擇適用于本企業(yè)財務(wù)核算與經(jīng)營治理模式的模塊,例如一般企業(yè)只須選用財務(wù)核算、財務(wù)分析、固定資產(chǎn)治理、工資治理、財務(wù)報表等幾個軟件模塊,就基本可以達(dá)到財務(wù)治理工作的目的。同時,企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際情況,開發(fā)和研制一些企業(yè)內(nèi)部的實用治理模塊,這樣既可最大限度地運用計算機系統(tǒng)為企業(yè)提供理財與核算方面的服務(wù),又可有效地降低企業(yè)的經(jīng)營本錢,滿足企業(yè)會計治理工作的實際需要。
二、做好會計治理基礎(chǔ)工作
治理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的治理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù);會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否正確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。由于計算機處理會計業(yè)務(wù),必須是事先設(shè)置好的處理方法,因而要求會計數(shù)據(jù)輸進(jìn)、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。
電算化會計固然以計算機為計算工具,但其整個信息處理過程仍表現(xiàn)為計算機與人工的結(jié)合。計算機對數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過程序來進(jìn)行的,系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。治理職員的現(xiàn)代化治理意識,在整個企業(yè)治理現(xiàn)代化總體規(guī)劃的指導(dǎo)下做好會計電算化的長期、近期發(fā)展規(guī)劃和計劃并認(rèn)真組織實施,重新調(diào)整會計及整個企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置、崗位分工,建立一系列現(xiàn)代企業(yè)治理制度,進(jìn)步企業(yè)治理要求。
三、進(jìn)步企業(yè)會計從業(yè)職員的素質(zhì)
進(jìn)步會計職員素質(zhì),加強會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范性。這項工作在實施會計電算化的過程中至關(guān)重要。盡管計算性能夠加快信息的提供與處理速度,但假如會計職員連日常會計事項都處理不好,那么就很難充分利用計算機開展日常工作,所以會計職員首先必須具有較高的專業(yè)素質(zhì),認(rèn)真做好會計基礎(chǔ)工作,才能充分保證錄進(jìn)信息的公道與正確。另一方面,不少單位的電算化職員是由過往的會計、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來,他們在使用微機處理業(yè)務(wù)的過程中往往很多是除了開機使用財務(wù)軟件之外,對微機的軟硬件知識了解甚少,一旦微機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策,會計電算化,給會計工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會計職員進(jìn)步自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),一方面為了參與企業(yè)治理,要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營治理知識,另一方面還必須把握電子計算機的有關(guān)知識,好的會計基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序,是實現(xiàn)會計電算化的條件條件,所以會計電算化也要求促進(jìn)會計工作的規(guī)范化。會計電算化促進(jìn)會計工作職能的轉(zhuǎn)變,引起會計職員知識結(jié)構(gòu)的變化和會計職員素質(zhì)的進(jìn)步。電算化會計使會計工作效率的進(jìn)步和會計職員勞動強度的降低,會計職員有更多的時間參與企業(yè)經(jīng)營治理,促進(jìn)會計工作職能發(fā)生轉(zhuǎn)變。從而,引起會計職員知識結(jié)構(gòu)的變化和素質(zhì)的進(jìn)步。電算化會計下的職員除會計專業(yè)職員外,還有計算機專業(yè)職員。計算機專業(yè)職員的主要任務(wù)是保證軟、硬件設(shè)備和整個系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn),使其在會計核算過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。這樣才能適應(yīng)會計電算化工作的客觀要求。四、加強會計信息系統(tǒng)的安全與保密
財務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的盡對秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。但當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密題目。數(shù)據(jù)保密性、安全性差。
對于重要的計算機系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計算機機房治理規(guī)定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發(fā)事件的應(yīng)急對策等。
必要的內(nèi)部控制。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,某些內(nèi)部職員的惡意行為及工作職員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性,因此建立內(nèi)部控制制度是必要的。第一,實行用戶權(quán)限分級授權(quán)治理,建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息崗位責(zé)任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,建立會計信息資料的備份制度,對重要的會計信息資料要實行多級備份。
加強數(shù)據(jù)的保密與保護。在進(jìn)進(jìn)系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機器保密措施和專門的治理制度,如專機專用、專室專用等。
加強磁介質(zhì)載體檔案的治理。為確保檔案的真實性和可靠性,實行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管,并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過渡。
五、做好電算化會計檔案治理
為了更有效地做好電算化會計檔案治理工作,我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。
1.電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)如一個會計年度,把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部分應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。
2.電算化會計檔案的治理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)預(yù)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案時的時間與操縱員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。
3.電算化會計檔案的利用
即電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:①所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將你所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可。②所調(diào)閱的會計檔案的版本號與前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
會計電算化使財務(wù)職員從大量的算賬、記賬工作中解放出來,進(jìn)步了財務(wù)工作的效率。但隨著電算化的普及和應(yīng)用,也出現(xiàn)了一系列的題目。比如,手工方式下的某些規(guī)定已不付存在,憑證更改痕跡的檢查、某些會計崗位將取消、大量財務(wù)數(shù)據(jù)的檢索應(yīng)用、財務(wù)軟件無法適應(yīng)企業(yè)多變的體制轉(zhuǎn)變、與報表系統(tǒng)接口、與其他業(yè)務(wù)部分軟件的接口等等。特別是新形勢下,互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用使得會計電算化的應(yīng)用又上了一個新的臺階。也給我們對于電算化的應(yīng)用提出了新的課題。同時,我們也應(yīng)看到,會計電算化的的實施,不能急功近利,這是一個循序漸近的過程,有一個廣大財務(wù)及相關(guān)職員適應(yīng)的過程,在電算化的實施過程中,不僅僅是財務(wù)核算方式的轉(zhuǎn)變,更多的是要在這項工作進(jìn)行摸索及總結(jié)。很多企業(yè)之所以不成功,或是上了之后,反響不好,都是存在這方面或那方面的題目,而這些個題目有些是理論與實際結(jié)合之后的必然沖突,有些是我們?nèi)狈?jīng)驗及在軟件選擇上的失誤等原因造成的。
古語云:“凡改革之業(yè)最難,其利在后,愚者弗見,知者即或見之,而疑慮其成,若夫目前之不便,則萬眾所共睹也”。會計電算化不是一步完成的工作。會計電算化的成功應(yīng)用終極依靠的是實施者艱韌的工作態(tài)度與不斷鉆研的精神,無論多理想的軟件都有它的缺憾之處,需要的是實施者的二次開發(fā)與應(yīng)用。無論什么時候也不能本末顛倒,忽視人的主導(dǎo)作用,這是電算化工作中常被忽視的一個重要題目,也是很多影響電算化實施方案取舍的一個重要因素。
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