企業電算化會計檔案治理芻議

企業電算化會計檔案治理芻議

檔案是記錄和反映自身業務的會計核算專業資料，具有重要的經濟意義和意義。企業實行會計電算化后，會計檔案的、載體、天生、傳輸、保管呈現出新的特點，這需要我們不斷深進與。


一、電算化會計檔案的內容


１．機制會計檔案。包括從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。


２．機讀會計檔案。包括以機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以數據狀態保存的會計數據，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數據和會計數據庫。


３．計算機系統檔案。包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操縱系統及操縱系統型號；會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。


二、機制會計檔案天生的控制


１．機制會計憑證類天生的控制。會計電算化操縱員向會計電算化系統輸進記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的正當性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數字正確無誤。審核記賬員（由復核職員兼任）應在計算機屏幕上直接對系統內記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統內審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿，而機制記賬憑證除由制單職員、復核職員簽章外，還應由記賬職員及會計機構負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納職員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。


機制記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生，必須連續。編號中斷時，應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關職員簽章�，F金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。


２．機制會計賬簿類天生的控制。現金日記賬天天在計算機內登賬并打印輸出后，由出納職員核對現金庫存，核對無誤后由出納職員、記賬職員、復核職員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應天天登賬并打印輸出，盡不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納職員每月月末編制銀行存款余額調節表，由出納職員及會計機構負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。


總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續編號，經審核后裝訂成冊，同樣應由記賬職員、打印職員、裝訂職員、會計機構負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據企業實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年１月末應全部完成此項工作。當然，也要根據稅務、審計等治理部分要求，及時打印輸出有關賬簿。


３．機制財務會計報告類天生的控制。企業的會計報表和部分財務結果由會計電算化系統產生，但要求向有關各方提供的財務會計報告應符合《企業財務會計報告條例》的規定。企業在有必要向有關各方同時提供書面形式以及電子數據的財務會計報告時，兩者數據應當完全一致。此外，由會計電算化系統打印輸出的會計資料發生缺損時，應補充打印，并同樣要有關會計職員簽章。


三、機讀會計檔案天生的控制


機讀會計檔案只能以電子數據狀態保存，而通過會計數據備份的方式天生。根占有關規定，會計檔案的載體以紙介質為主，以磁、光電等其他介質為輔，但方向是以方便、可靠而經濟的磁性或光電等介質取代紙介質。《會計電算化工作規范》已經答應在征得同級財政部分同意后，企業采用磁性介質等存儲會計數據，不再定期打印輸出會計賬簿（總賬、現金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會計檔案治理辦法》第１２條也規定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部分同一規定，并報財政部、國家檔案局備案”。


，大多數會計電算化軟件主要支持計算機硬盤及軟盤備份。備份次數應視企業會計業務量大小而定，但每月不應少于兩次。每次除在本機硬盤備份外，同時還應制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結賬前做第二次備份時要啟用一套空缺軟盤以防御份失敗。


系統治理員以及會計電算化操縱員應及時制作數據備份。各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份職員等有關標識，以便查找。備份軟盤必須寫保護、裝進盤套、放進硬盒，存放在安全、防磁、防火、防潮、防高低溫的場所，且至少存放在兩處不同的建筑物內。當需要對備份磁盤進行操縱而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操縱。


對使用中的會計電算化軟件進行修改、版本升級或計算機硬件設備更換時，為保證會計數據的連續和安全，也應事前制作軟盤備份，由于會計電算化系統不僅存有當期的會計數據，而且存有以前年度的會計數據，硬盤數據備份也保存在計算機內。系統治理員應在現場全程監視，事后還應核查確認會計數據的連續和完整。升級前的舊版本會計電算化軟件系統不應刪除，而應存儲在計算機內。


盡管軟盤在會計數據備份中廣為使用，但是并非最佳選擇�！稌�計電算化工作規范》中建議，“大中型企業應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案”�，F在很多企業使用存儲量大、價格逐步下調的光盤備份會計數據，而龐大的、關鍵性的企業則有必要利用信息技術，建立基于網絡的數據備份與傳輸系統，實現異地實時備份，以確保會計數據不會丟失。會計數據備份有一個致命的缺陷：按規定，會計資料經有關職員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標簽上手工簽章根本不能保證會計電子數據不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、完善以及使用該備份進行數據恢復后會計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數字簽名”才是有效的解決。
四、電算化檔案的保管


負責人對本企業電算化會計檔案的真實性、完整性負終極責任。會計機構負責人或會計主管對未移交本企業檔案治理機構的電算化會計檔案的真實性、完整性負直接責任。電算化會計檔案治理作為企業一項基礎工作，應由電算化會計檔案治理員專人具體負責，且不能由出納職員兼管。其崗位職責有：①按規定期限，向會計電算化系統各類有關職員催收會計數據備份及存檔資料，并填寫存檔清單；②負責保管存檔的機制會計檔案、機讀會計檔案和機系統檔案；③負責會計檔案的安全保密，不能擅自借出。經會計電算化主管和企業負責人批準答應借閱、復制的會計檔案應辦理登記手續，并留意避免調用者越權使用或改動數據；存儲于磁介質的會計檔案調用后回還時，應進行檢查、殺毒工作。


《會計檔案治理辦法》要求“我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境”，但企業外部職員尤其是企業競爭對手可以通過企業外聯網和國際互聯網竊密，給企業造成難以估量的損失。為了對付此類威脅，可采取的措施包括：在企業內部設置防火墻；安裝信息網關和安全路由器；設計授權和身份認證系統；進行信息加密；加強安全監測預警系統的實時監控等。


至于電算化會計檔案的保管期限，機讀會計檔案應當與《會計檔案治理辦法》所規定的相應的機制會計檔案保管期限一致。值得留意的是，根據規定，機制會計憑證類和會計賬簿類檔案應當保管１５年，但相應的機讀會計檔案即會計數據備份（尤其是軟盤備份）的磁介質壽命有限，因此需要定期轉儲數據，以防磁介質損壞而丟失會計檔案，一般可每年轉儲一次。此外，計算機系統檔案的保管期限是截至計算機軟件或者硬件停止使用或者有重大更改之后的５年。

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