論會計電算化環(huán)境下的會計檔案職能

論會計電算化環(huán)境下的會計檔案職能

論會計電算化環(huán)境下的會計檔案職能 摘　要:文章根據(jù)會計環(huán)境變化對于會計職能的影響,論了在會計電算化環(huán)境下,會計檔案職能的特點、職能的定位與職能的實施;強調(diào)在會計電算化環(huán)境下,會計檔案的重要職能是實現(xiàn)檔案管理向會計工作過程滲透與后續(xù)利用的延伸,成為單位財務(wù)部門會計質(zhì)量控制的關(guān)口與財務(wù)信息利用的窗口。


　　關(guān)鍵詞:會計環(huán)境　會計職能　會計檔案

　　會計電算化是指電子計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預(yù)測與決策的過程,是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進的關(guān)系,一方面,會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率;另一方面,會計檔案管理也對電算化環(huán)境下的會計提出了新要求,并為會計控制提供了重要的理論依據(jù)。本文擬從會計環(huán)境變化對會計職能影響的角度,論述會計檔案職能應(yīng)隨著會計職能重心的變化而相應(yīng)調(diào)整,會計檔案職能的定位應(yīng)確保會計電算化環(huán)境下會計控制職能的需要,檔案的管理應(yīng)從軟件與硬件兩個方面確保會計檔案職能的實施。

　　一、會計電算化環(huán)境對會計職能的影響

　　會計工作電算化是伴隨著科學(xué)技術(shù)進步與管理的要求而發(fā)展成為一種實現(xiàn)會計職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會計工作的結(jié)果。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產(chǎn)生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉(zhuǎn)向會計電算化環(huán)境下的會計監(jiān)督。

　　1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經(jīng)濟活動的規(guī)模與復(fù)雜性到了一定程度后,從其他經(jīng)濟管理活動中分立出來的,形成其自身獨立的專職工作。傳統(tǒng)的人工記賬時期,會計工作的主要任務(wù)是進行會計核算,會計核算的過程包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內(nèi)容,其中大量重復(fù)的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環(huán)境下,會計核算的過程除設(shè)置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外,人工記賬時代大量重復(fù)進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成,會計人員所進行的主要是審核與監(jiān)督工作。顯然,在電算化環(huán)境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。

　　2.拓寬了會計監(jiān)督職能。人工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上,會計職能主要表現(xiàn)為核算職能,會計監(jiān)督僅僅體現(xiàn)在核算之中,監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動監(jiān)督。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來,在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監(jiān)督的職能;另一方面,由于會計電算化環(huán)境下的預(yù)算控制不僅實現(xiàn)了對單位經(jīng)濟活動的“時時監(jiān)控”,而且還可以打破時間的跨度,完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作,較好地協(xié)助會計人員進行事前預(yù)測、事中控制與事后考核等對經(jīng)濟活動全過程的控制工作,從而大大地拓寬了會計監(jiān)督職能的空間。

　　二、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的特點

　　同人工記賬時代的會計檔案相比,會計電算化環(huán)境下會計檔案的形成與管理有以下三個方面的特點。

　　1.內(nèi)容復(fù)雜性與領(lǐng)域拓展性。傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性。實行會計電算化后形成的會計檔案,從實際內(nèi)容看,一方面保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴格規(guī)范性、史料性和整體性的會計檔案,另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù),使電算化會計檔案與傳統(tǒng)的會計檔案相比,存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴大。

　　2.環(huán)境依賴性與載體特殊性。傳統(tǒng)的會計檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會計信息,而會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)才可重現(xiàn),對系統(tǒng)環(huán)境具有很強的依賴性。會計檔案的數(shù)字化,使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了突破,改變了信息的介質(zhì),提高了會計信息處理的質(zhì)量和速度,但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計算機文件中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。

　　3.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用,可以提高會計文檔的多方位檢索速度,并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠距離傳送,有利于會計檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很容易被修改,從而導(dǎo)致會計檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會計檔案失去價值。

　　三、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的定位

　　由于會計電算化環(huán)境下會計工作的結(jié)果(會計檔案)具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依賴性與數(shù)據(jù)易改性等特點,會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監(jiān)督的職能,但在會計工作質(zhì)量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題,給會計工作提出了新的任務(wù)與要求。筆者認為,要解決這一問題,使會計職能適應(yīng)會計環(huán)境對會計工作的要求,就應(yīng)從調(diào)整會計職能入手,將會計職能的行使設(shè)置為兩個層次,一是由前臺工作人員行使對經(jīng)濟活動的核算與監(jiān)督職能,完成對單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監(jiān)督職能,完成對會計信息質(zhì)量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經(jīng)濟活動狀況的證據(jù),既是聯(lián)系會計工作前臺與后臺的紐帶,也是實現(xiàn)會計質(zhì)量控制與會計信息利用的主要途徑。因此,同傳統(tǒng)手工記賬時代的檔案管理職能相比較,會計電算化環(huán)境下會計檔案的職能主要應(yīng)突出它的兩大功能。

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