如何加強高校后勤財務會計檔案管理的探討

關于如何加強高校后勤財務會計檔案管理的探討

　　一、高校后勤財務會計檔案管理的重要性

　　檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作處于非常重要的地位。財務會計檔案做為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動過程中的主要歷史載體。隨著我國社會主義市場經濟的進一步發展，高校后勤財務檔案的管理也成為高校檔案管理的重中之重。高校后勤為學校的發展建設、教學生活提供保障，投入了財力、物力，后勤財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保持工作連續性的載體、是各種經濟事務發生的證據。因此，加強對高校后勤財務會計檔案管理有著極其重要的意義。如何建設好財務檔案，提高財務管理工作效率和財務檔案管理工作水平，是高校檔案管理面臨的一個重要問題。財務檔案是否真實、齊全、準確、完整，也就直接影響到高等教育事業的發展。

　　二、高校后勤財務檔案管理中存在的問題

　　(一)財務檔案管理意識淡薄

　　真實的財務信息是單位經營運作情況的真實寫照，財務檔案管理工作將各種財務信息進行收集、匯總、整理并加以保存，財務檔案成為單位管理層進行科學決策的重要參考依據。但有些單位對財務檔案管理工作的認識程度不夠，在具體的管理工作中對財務檔案管理工作在人員配備及財力支持上都嚴重不足，在管理過程中大量的財務資料被忽視了，導致重要的財務信息資源被遺失。與此同時對財務檔案管理工作的不規范，導致了財務信息資料容易發生丟失、損毀。單位內部財務檔案管理意識的薄弱嚴重影響了財務檔案管理工作的發展。

　　(二)財務檔案管理人員業務水平不高

　　高校后勤基本沒有專職的財務檔案管理人員，大多數是由會計人員兼管，只是憑借會計的經驗進行管理，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，導致對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規程，使得整理出來的財務檔案案卷質量不高、裝訂不規范、分類不科學。

　　(三)財務檔案歸檔工作不規范、歸檔內容不全面

　　財務檔案歸檔工作應當依據具體的工作規范實施全面歸檔，確保能夠對財務信息進行全面具體的管理。高校后勤財務大多應被列入財務信息，歸檔內容僅局限于憑證、報表，缺乏對單位從事經營活動的各種文件、合同的整理、歸檔與保存。因此，財務檔案管理工作在管理內容上有待進一步規范。

　　(四)財務檔案管理工作的基礎設施不完善

　　財務檔案管理工作應配有專門的檔案室，用于單位財務檔案信息的存儲，某些單位的檔案室環境非常差，陰暗潮濕，安全防護措施也嚴重不足，很容易導致檔案發霉、受潮、被盜。從而影響了財務檔案管理工作的整體質量和效果。

　　三、高校后勤財務檔案管理工作的改進措施

　　(一)努力提高財務檔案管理工作意識

　　樹立檔案管理工作意識是保障財務檔案管理工作順利開展的重要保障。針對單位內部財務檔案管理工作薄弱這一局面，單位領導、職工都要對財務檔案管理工作有清醒足夠的認識，加強對財務檔案管理工作的重視程度。加強對財務檔案管理人員的監管，在財務檔案管理中逐步培養其工作人員的責任感，保證財務檔案管理工作的各項內容能夠落實到位。

　　(二)完善財務檔案管理制度

　　依據 《會計法》和 《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到本單位工作的整體規劃中，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如 《財務檔案工作人員守則》 《財務檔案移交、歸檔制度》、 《財務檔案保管制度》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環節，使財務檔案管理工作真正做到有法可依、有章可循。

　　(三)提高財務檔案管理人員的素質

　　高校財務檔案管理人員首先應具有很強的法律意識，挑選文化素質高、工作能力強的人員負責檔案管理工作，并保持人員相對穩定。要對檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓教育，帶領他們到先進單位參觀學習，提高檔案管理人員的實際工作能力，提高他們的檔案管理責任和保密意識，培養他們腳踏實地、嚴謹的工作作風。以適應不斷發展的財務檔案管理工作。

　　(四)全面了解高校財務檔案歸檔的具體內容

　　隨著高校后勤管理職能不斷延伸，其業務范圍也相應擴展，除了基礎工作的記賬、報表外，還應更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略甚至沒有搞清究竟對哪些相關資料進行收集、整理、歸檔，給以后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。高校后勤財務檔案歸檔的具體內容有：

　　1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證;2、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產賬、輔助賬、其他會計賬簿;3、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告;4、其他 類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;5、電算化會計檔案類：存儲的會計憑證、賬簿、報告等，包括U盤、移動硬盤等;6、每期定作的數據庫備份;7、財務軟件升級前的數據庫備份;8、每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本;9、所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件;10、其他應該存檔的有關資料或數據。

　　除以上內容外還應涵蓋后勤企業各種票據領用的登記記錄、各種經濟合同、相關文件、資產評估報告、驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等多項內容。

　　(五)加強財務檔案信息化建設

　　隨著社會信息化和檔案工作現代化步伐的加快，財務檔案管理的重心必然向信息化建設轉移，以此不斷提高財務檔案管理的信息化程度。要積極將財務檔案信息化資源數據庫等財務檔案信息化建設的重要內容主動納入建設規劃，加快財務檔案數據庫建設，實現財務檔案信息資源共享，加速檔案數字化進程，盡早實現財務檔案信息傳遞網絡化、服務現代化和使用便捷化。探索利用統一的網絡平臺整合檔案信息資源，最大限度實現信息資源共享的有效途徑，實現財務檔案數據化，網絡化。

　　(六)加強財務檔案管理的硬件設施建設

　　不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備專制的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機等專用設備，盡可能使用專門的財務檔案室，檔案室應由專人管理，檔案室內應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平提供保障。

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