基層單位檔案管理工作中的問題探究論文
近年來，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得很多行業(yè)很多領(lǐng)域的辦公環(huán)境發(fā)生著急劇的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的以手工登記為主的辦公方式，已經(jīng)基本演變成為建立在信息技術(shù)條件下的電子化辦公方式。在基層事業(yè)單位檔案管理工作上中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展，取而代之的是無紙化和系統(tǒng)化的管理方式。檔案管理工作的有序和高效，有利于確保事業(yè)單位的健康發(fā)展。
因此，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強基礎(chǔ)檔案管理工作，不斷將先進的管理技術(shù)和信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，解決傳統(tǒng)檔案管理存在的低效、滯后問題，提高檔案管理工作的效率，確保檔案管理工作的智能化。
一、基層事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題。
1. 缺乏有效的檔案管理制度支撐。目前，在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，還存在著很多問題。例如：檔案管理工作隨意化，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；很多檔案的案卷標(biāo)題不完善，檔案序號缺失，組卷不統(tǒng)一，有些檔案甚至沒有卷內(nèi)目錄，或者卷內(nèi)目錄缺失、不完善，檔案歸檔隨意，這些問題的存在，體現(xiàn)了基層事業(yè)單位在檔案管理工作中，沒有明確的檔案管理制度，這就導(dǎo)致管理工作著在檔案管理中，沒有明確的方向和思路，在搜集、保護、保密上都沒有嚴格的制度支撐。俗話說：無規(guī)矩不成方圓，檔案管理制度的缺失，直接導(dǎo)致工作人員在檔案管理中疏忽大意，從而導(dǎo)致基層事業(yè)單位檔案管理落后。
2. 檔案檢索系統(tǒng)不夠完善。對于基層事業(yè)單位檔案管理來講，檢索是最重要的一個環(huán)節(jié)。在目前的基層檔案管理中，檢索效率低下是普遍存在的一個問題。就檢索方式來講，目前的檔案檢索可以分為計算機和人工兩方面，相比較人工檢索來講，計算機檢索具有諸多的優(yōu)勢。但是，在基層事業(yè)單位檔案管理中，由于缺乏有效的檔案檢索系統(tǒng)，導(dǎo)致很多單位依然采用人工檢索的方式。這種檢索方式不僅效率低下，而且耗時耗力。
3. 管理人員不夠重視。長期以來，在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，普遍存在管理人員或領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理工作問題。管理人員的不重視，直接導(dǎo)致單位檔案管理工作效率低下。其實，對于基層事業(yè)單位來講，檔案管理應(yīng)當(dāng)是很重要的工作，因為檔案管理工作對于事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展，對于提高基層事業(yè)單位工作效率具有良好的推動作用，它是事業(yè)單位工作人員服務(wù)群眾的一個有力見證。
4. 缺乏專業(yè)的檔案管理人才。目前，在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，存在著沒有專業(yè)人員管理檔案的現(xiàn)狀。很多單位的的檔案，都是由各個部門自己歸檔管理，對于檔案管理沒有系統(tǒng)的思路，也沒有統(tǒng)一的模式，檔案管理存在著散漫、不專業(yè)的現(xiàn)狀。這樣的管理模式，容易導(dǎo)致重要檔案丟失、檔案管理混亂，對基層單位檔案管理產(chǎn)生不利的影響。
二、如何實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)。
所謂基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化，是指在檔案管理工作中，管理單位采用現(xiàn)代化的'理論和技術(shù)，以現(xiàn)代化的管理方法，促進檔案管理的信息化、自動化和系統(tǒng)化。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給基層事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化提供了便利。當(dāng)前，正是事業(yè)單位面臨重組和改革的重要時期，在這個特殊時期，加強檔案管理等基礎(chǔ)工作，對于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)事業(yè)單位的健康發(fā)展具有重要的意義。那么，如何促進基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化呢？
1. 完善檔案檢索系統(tǒng)。檔案檢索系統(tǒng)的完善，對于今后各級部門查閱檔案具有不可或缺的作用。在基層檔案管理工作中，要促使檔案管理工作的現(xiàn)代化，首先需要不斷完善檔案管理系統(tǒng)，促使檢索系統(tǒng)的專業(yè)化、規(guī)范化。完善檔案檢索系統(tǒng)，首先需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的便利，建立系統(tǒng)化的檢索目錄，并且設(shè)置完善的檢索條件，檢索人在查閱檔案時，可以根據(jù)自己的需要，輸入檢索關(guān)鍵詞，就可以查閱到自己想要的檔案文獻。這樣的檔案檢索方式，不僅省事省力，還提高了檢索效率。
2. 不斷提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。近年來，國家各級主管部門都在不斷強調(diào)檔案管理工作的重要性，并且在工作過程中，加強了基層事業(yè)單位檔案管理工作的檢查。在這樣的背景下，基層事業(yè)單位要提高檔案管理的質(zhì)量，達到上級主管部門的要求，就必須提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能從根本上改變檔案管理工作的現(xiàn)狀。首先，基層事業(yè)單位要安排專人負責(zé)單位的檔案整理、歸檔工作，專人負責(zé)的方式，可以保證檔案管理的統(tǒng)一性；其次，要加強檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。單位可以通過培訓(xùn)的方式，加強檔案管理者的業(yè)務(wù)技能培養(yǎng)，不斷提高管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高管理技能，從而促進基層事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。
3. 利用電子設(shè)備保存檔案。相對于紙質(zhì)化檔案來講，電子化設(shè)備儲存檔案具有諸多優(yōu)勢。如利用保存、利用檢索等。在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，管理者應(yīng)當(dāng)逐漸實現(xiàn)單位檔案管理無紙化的，在管理中多采用電子設(shè)備保管檔案，促進單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
總之，基層事業(yè)單位的檔案是促進單位和諧可持續(xù)發(fā)展的重要保障，各級部門應(yīng)當(dāng)充分重視單位的檔案管理工作。在檔案管理工作中，單位可以依賴現(xiàn)代化的手段，以先進的技術(shù)作為保障，不斷促進單位檔案管理信息化和現(xiàn)代化。
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