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      2. 高職院校檔案管理工作思考論文

        時間:2024-07-04 20:13:35 理工畢業(yè)論文 我要投稿
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        高職院校檔案管理工作思考論文

          【摘要】檔案管理工作可認為是高職院校管理工作的重要內(nèi)容,高職院校的檔案中記錄著各種信息,做好檔案管理工作對高職校園的發(fā)展有推動作用。本文對高職院校中的檔案管理工作進行了分析,討論了檔案管理的現(xiàn)狀,并提出了提高檔案管理的相關(guān)策略。

        高職院校檔案管理工作思考論文

          【關(guān)鍵詞】檔案;高職院校;管理工作

          檔案管理工作作為高職院校管理的重點共組內(nèi)容,越來越多的得到高職院校的重注。目前,高職院校的檔案管理仍存在一定的問題,高職院校如何充分利用檔案信息資源,提高高效的管理水平是高職院校研究的重點話題。然而,很多高職院校的檔案管理工作并沒有取得較好的效果,高職院校的檔案管理方式仍需改善,本文對高職院校的檔案管理工作的現(xiàn)狀及促進高職院校發(fā)展的措施進行了思考。

          一、強化高職院校檔案管理的重要意義

          高職院校的檔案是包括教職工人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案以及學(xué)校相關(guān)財務(wù)信息、科研信息、教學(xué)信息等多種檔案的集合,這些學(xué)校檔案室包含這些信息的重要載體。通過對檔案的查詢與管理,能夠為學(xué)校組織決策提供重要參考依據(jù),同時這也是學(xué)校制度化管,保障師生合法權(quán)益的基礎(chǔ)。因此為本著優(yōu)化高職院校的管理質(zhì)量,不僅要從學(xué)校管理制度、人員配置等方面入手,還應(yīng)強化檔案管理等基礎(chǔ)性工作,從而為高職院校的管理質(zhì)量提升提供基礎(chǔ)保障。

          二、高職院校檔案管理中存在的問題

          (一)管理者對檔案管理的意識不足。很多高職院校認為檔案管理工作無足輕重,甚至忽視了檔案管理工作。導(dǎo)致檔案管理工作效率低下,檔案信息的使用率較低。在這種情況熏陶下,高職院校誤以為檔案管理工作就只是簡單的信息整理,學(xué)校將重點精力都放在了如何更好地發(fā)展校園。高職院校的檔案管理只負責(zé)保管或是查詢一些資料,檔案信息不全,缺乏相應(yīng)的檔案管理設(shè)備。

          (二)檔案管理的相關(guān)機制有待加強。部分高校的檔案管理水平較低,對檔案的收集整理、分類組編等流程的管理效率較低,影響了檔案信息的充分使用[4]。此外,高校檔案信息管理的機制欠缺,沒有專門的人員進行檔案管理,一般是由教師或是其他辦公室人員進行檔案的兼管,當教師或辦公室人員的工作較忙時,可能忘了檔案的兼管工作,從而無法進行檔案信息的收集管理工作。

          (三)檔案管理信息化落后。很多高職院校在檔案管理信息化方面有待提升,至今仍然主要以紙質(zhì)檔案為主,雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也能夠承載重要信息,但在高職院校學(xué)校規(guī)模不斷擴大、人員流動密集、學(xué)生擴招等因素的綜合影響下,檔案信息量呈幾何數(shù)規(guī)模增長,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一方面會占用大量的存儲空間,另一方面在檔案信息的查閱與管理方面都會增加一定難度。因此建議高職院校應(yīng)當大力推廣檔案管理的信息化,以應(yīng)對這一發(fā)展趨勢,提升檔案管理效率。

          (四)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。檔案管理工作在高職院校尚未得到高度重視,檔案信息的利用率較低。部分高職院校雖然設(shè)有檔案管理機制,但對檔案信息的收集處理和編制力度仍不到位。由于檔案管理人員對檔案管理的重要性意識淡薄,缺乏對檔案管理的主動性,處于檔案管理的被動狀態(tài)。管理人員對檔案信息的開發(fā)使用程度較低,對檔案信息的收集整理、分類編制力度不夠,影響了檔案信息的完整性,且很少利用檔案信息。出現(xiàn)檔案重管理,輕利用的現(xiàn)象,檔案的信息開發(fā)利用程度較低等現(xiàn)象。

          三、提高高職院校檔案管理工作的措施

          (一)提高管理者的檔案管理意識。高職院校應(yīng)加強檔案管理意識,將檔案管理放在校園管理的重要位置。高職院校應(yīng)加強檔案的管理與宣傳工作,使檔案管理意識深入校園管理中去,提高檔案管理效率。校園還應(yīng)設(shè)置專門檔案管理部門,加強對檔案信息的收集、整理、帥選、分類、編制等工作[5]。整理好檔案信息,便于檔案信息的查詢利用。增加檔案信息管理的設(shè)備,為檔案管理營造良好的環(huán)境,充分帶動檔案管理人員的工作積極性,進而提高檔案管理的效率。高職校園要定期對檔案管理人員開展檔案管理的相關(guān)培訓(xùn),提高他們的檔案知識和檔案管理水平。

          (二)完善檔案管理的相關(guān)制度。高職院校應(yīng)嚴格進行檔案管理工作,設(shè)立相關(guān)的檔案管理部門,制度嚴格的檔案管理制度,并嚴格按照管理制度實施,加強對檔案的管理。對檔案信息的收集整理、分類保管及查詢使用、歸檔等流程嚴格執(zhí)行檔案管理制度,逐步實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。高校管理人員應(yīng)定期地對檔案信息進行更新,及時地對檔案信息進行處理,確保檔案信息的真實準確性。加強對檔案信息的監(jiān)管力度,使檔案管理工作充分發(fā)揮在校園管理工作中的作用。首先學(xué)校應(yīng)當改變以往學(xué)校教職工兼職管理的模式,建立專門的檔案管理部門,以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員作為檔案管理管理部門負責(zé)人,成立檔案管理小組。制定包括檔案收集、歸檔、利用等各流程的檔案管理制度與監(jiān)督機制。同時制定集中與分項管理相結(jié)合的檔案管理模式。即將檔案根據(jù)類型進行分類,等學(xué)校教職工人事檔案歸為一類、學(xué)生檔案歸為一類、學(xué)校科研檔案給位一類等。檔案管理小組人員分配負責(zé)不同類型檔案,由總領(lǐng)導(dǎo)進行統(tǒng)一管理與監(jiān)督。領(lǐng)導(dǎo)人員可根據(jù)檔案的管理質(zhì)量進行考評,制定相應(yīng)的獎懲機制,激勵檔案管理人員的工作效率。

          (三)強化高職院校檔案信息化管理。同時,高職院校還要加強檔案的信息化建設(shè),結(jié)合校園的具體情況和檔案信息管理情況,制定科學(xué)可行的檔案信息開發(fā)計劃,加強校園各部門的合作,實現(xiàn)檔案信息共享。加大對檔案信息的評估,為教學(xué)和校園的發(fā)展提供有利條件。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層首先應(yīng)到意識到檔案信息化管理在現(xiàn)階段的重要作用,加大資金投入,引入檔案管理信息系統(tǒng)。此外學(xué)校除了要利用信息系統(tǒng)管理新檔案,還應(yīng)將以往的檔案信息錄入到信息系統(tǒng)中。學(xué)校可要求學(xué)校檔案管理小組人員負責(zé)檔案信息的錄入,如果管理人員對于此方面工作不夠熟悉,為保障信息化質(zhì)量,可通過外包給專業(yè)單位的形式,將歷年檔案信息統(tǒng)一錄入到檔案管理系統(tǒng)中。雖然外包錄入會一定程度增加學(xué)校的投入,但從遠期角度來看,此種做法能夠有效保證檔案信息化質(zhì)量,促進檔案管理質(zhì)量的提升,因此從遠期效益來看,是利大于弊的。除此之外,高職院校還應(yīng)對檔案管理人員進行關(guān)于信息化操作的培訓(xùn)。一些高職院校通常會選擇年輕的教職工負責(zé)信息化操作,但此類人員雖然具備一定的信息化操作基礎(chǔ),且上手快,效率高,但在檔案管理方面缺乏經(jīng)驗,對于一些老檔案,幾乎鮮有印象,這也很大程度制約了管理效率。但如果以資歷較高的教職工負責(zé)新時期的檔案管理工作,雖然他們具有豐富的經(jīng)驗,但在信息化操作方面,顯然較為薄弱。因此建議采用新老教職工搭配的方法,共同負責(zé)一個門類的檔案信息化管理,并通過工作搭配,進行經(jīng)驗交流與工作指導(dǎo),從而共同提升信息化檔案管理工作效率。

          (四)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對提高檔案管理的質(zhì)量和效率均有重要的影響,首先應(yīng)加強檔案管理者對檔案管理的重要性的認識,提高檔案管理意識,培養(yǎng)檔案管理的責(zé)任感,通過不斷的檔案管理培訓(xùn),提高檔案管理者的專業(yè)知識。通過對檔案管理的培訓(xùn),加強對檔案信息的收集整理,對檔案信息進行適當?shù)牟樵兝谩n案管理部門還應(yīng)加強對檔案信息的開發(fā),收集更多的檔案信息,加快檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)。同時,高職校園檔案管理工作要重視檔案信息的利用,充分發(fā)揮檔案信息在高校教學(xué)管理中的作用。檔案管理者要不斷地更新對檔案管理的認識,充分利用檔案信息建立檔案管理的新模式。

          四、結(jié)束語

          綜上所述,通過對高職院校檔案管理的思考分析,提高高職校園的檔案管理工作,首先應(yīng)加強檔案管理者的檔案意識,認識到檔案管理對高職校園的重要性,加強檔案管理隊伍的建設(shè)。通過不斷的培訓(xùn)提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì),并通過規(guī)范的檔案管理制度,進行檔案信息的處理,提高檔案的利用率,充分實現(xiàn)檔案在高職院校管理工作中發(fā)揮的作用。

          【參考文獻】

          [1]項桂芳,計娜.加強高職院校檔案管理隊伍建設(shè)的幾點思考[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2013(04):90-91;97.

          [2]李超.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高職院校檔案工作的幾點思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟,2016(18):32-33.

          [3]侯慧賢.關(guān)于高職學(xué)生成長檔案管理工作的幾點思考[J].陜西青年職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2014(04):31-34.

          [4]方紅.關(guān)于高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的幾點思考[J].信息化建設(shè),2016(06):205.

          [5]張娟.夯實基礎(chǔ),規(guī)范管理,不斷提升高職院校檔案工作水平——陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院做好檔案工作的幾點實踐與體會[J].經(jīng)營管理者,2015(01):310.

          [6]夏帥,裴忠慶.關(guān)于高職院校檔案管理信息化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(05):54.

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