淺談加強研究生學位檔案管理工作的思考
摘要：研究生學位檔案,是研究生學習期間的真實記錄,是證明研究生獲得學位的重要材料。研究生學位檔案管理工作是各研究生培養單位的一項重要工作。目前各研究生培養單位的研究生學位檔案的管理工作還存在許多問題,例如認識不到位、重視程度不夠、工作不規范等等。對目前各研究生培養單位研究生學位檔案管理工作中存在的問題進行分析,提出改進和做好研究生學位檔案管理工作的建議,為各研究生培養單位進一步做好研究生學位檔案管理工作提供依據。
關鍵詞：研究生 學位檔案 管理
引言
研究生學位檔案是研究生在校學習的真實記錄,這些檔案材料對研究生畢業以后的就業、工作、學習等都將起到十分重要的作用。各研究生培養單位也把歷屆研究生的學位檔案信息, 作為教學、科研、管理工作的重要資源。因此,對于研究生培養單位來說,做好研究生學位檔案的管理工作也是一項有著重要意義的工作。與研究生教育的快速發展相比,各研究生培養單位的研究生學位檔案管理工作卻遠遠落后于蓬勃發展的研究生教育形勢。
1、目前研究生學位檔案管理中存在的問題
研究生的培養不同于本科生的培養,其過程涉及環節比較多,需存檔的材料也就比較多。近幾年,我國的學位與研究生教育有了跨越式的發展,研究生類別及數量都有了成倍的增加。研究生學位檔案的工作量有了較大幅度的增加,檔案管理工作壓力也越來越大,存在的問題也就日益突出。
1.1認識不到位,重視程度不夠
各研究生培養單位對于研究生學位檔案管理工作的重要性認識還不到位,沒有引起領導及管理人員的充分重視。大家在談起檔案管理工作來,都認為很重要,但真正落實起來或者在具體的工作中卻沒有充分認識其重要性。對于研究生的檔案管理,簡單地認為就是把與研究生有關的材料整理存檔,對于有關檔案管理的法律、法規及工作要求沒有認真貫徹執行。在工作中,表現為責任心不夠強,工作有失規范。
1.2存檔要求不明確,存檔材料混亂
與本科生的培養工作相比,研究生的培養工作涉及培養環節多且較復雜。研究生的培養更側重對個體的培養,因此涉及存檔材料比較多。研究生畢業后要查詢相關材料,所以存檔材料的內容十分重要。目前,研究生培養單位對學位存檔材料還存在著不明確的狀況,對于研究生的哪些材料應該存檔,哪些材料不應該存檔不清楚,有些非常重要的材料沒有存檔,有些不重要的材料反而存檔了。
1.3檔案管理手段滯后
研究生學位檔案作為一種信息資源,涉及材料多,尤其是近幾年研究生類別及數量的快速增加,給研究生學位檔案管理工作提出了挑戰。目前,大多數研究生培養單位的檔案管理還在沿用以往傳統的、手工管理方式,工作量大、效率低、容易出錯,檔案管理人員也無暇顧及對存檔工作的研究、開發與利用,查閱檔案準確率低、查全率低,檔案管理工作的軟硬件建設投入不足,無法適應研究生教育的快速發展,也就不能很好地服務于研究生教育。
2、改進研究生學位檔案管理工作的建議
1)加強業務培訓,提高工作人員素質,規范管理工作。研究生學位檔案管理工作是一項政策性較強的工作。研究生學位檔案管理工作涉及人員多,有各培養單位的研究生秘書、答辯秘書、研究生管理部門人員以及檔案管理人員等等。加強對研究生檔案的管理人員的培訓,認真學習、領會學位檔案管理的政策法規及業務規范,定期組織相關人員座談交流,對于做好研究生檔案的管理工作起著重要的作用。嚴格管理研究生檔案,使之完整、規范和安全是每一位檔案管理人員的職責。通過培訓,提高研究生檔案管理人員的其責任心及職業道德,明確工作職責和工作業務,進一步規范管理工作。
2)統一建檔標準,明確存檔材料。研究生學位檔案所涉及的材料比較多,主要包括個人培養計劃,成績單,實踐活動材料,論文開題、論文評閱、答辯以及學位授予材料,學位論文,獎懲情況等等。各單位應根據國家有關規定并結合本單位的特點,統一建檔標準,對歸檔內容認真分析,嚴格篩選,建立健全收集、歸檔、立卷內容,做到檔案材料收集齊全,檔案材料不缺項、不缺頁,確保每份學位檔案材料填寫清楚、齊全,簽字、蓋章不遺漏,不出現漏編、重編等問題。
3)運用現代化管理手段,提高管理工作效率。隨著研究生教育的快速發展,大量的研究生學位檔案信息需要處理,利用現代化的管理手段已經成為不爭的事實。目前大多數高校已建有辦公自動化系統和局域網,為研究生學位檔案管理的信息化奠定了良好的基礎。科學化、現代化的管理手段是規范研究生學位檔案管理工作、提高工作效率、服務水平及質量的保障。各研究生培養單位應加大投入,為研究生檔案管理工作配備必要的、充足的、先進的設施及設備,尤其是要配備專用的計算機,并引進先進的管理軟件用于研究生學位檔案的管理工作。
4)提高服務意識,做好服務工作。研究生學位檔案管理工作一項重要目的就是用于日后的查看,調閱;方便、快捷地查詢研究生學位檔案是今后檔案管理工作的努力方向。如果研究生學位檔案管理工作不能很好地提供應該的服務,存檔的材料再全、再好,也沒有實際意義。各研究生培養單位應積極采取措施,不斷增強學位檔案管理人員的綜合素質和職業道德水平,進而不斷提高服務意識、服務水平,使研究生學位檔案管理工作更好地服務于研究生教育和社會發展。
21世紀是信息時代,是知識經濟時代,社會對知識將更加重視,研究生學位檔案管理工作也將發揮更大的作用。做好研究生學位檔案管理工作,更好地服務于研究生教育,服務于社會發展,將是研究生學位檔案管理人員義不容辭的責任。這就需要各研究生培養單位研究生管理人員及檔案管理人員不斷提高自身綜合素質及修養;更新工作觀念;積極探索工作思路、工作方法;廣泛開展研究生檔案管理的研究工作,及時發現問題,分析問題,進而解決問題;掌握先進的管理技術及手段,提高服務意識、服務水平,努力做好研究生學位檔案管理工作。
參考文獻：
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