基于價值創造視角的檔案管理

關于基于價值創造視角的檔案管理

　　摘 要：隨著知識經濟和信息管理時代的到來，檔案已經成為服務組織戰略發展需要的價值創造的構成部分。文章從檔案知識管理、檔案信息化管理和檔案記憶觀等三類具有價值創造能力的現代化檔案管理理念入手，分析了檔案管理與組織價值創造之間的關系，并就提升檔案管理價值創造能力的途徑進行了闡述與倡議。

　　關鍵詞：檔案管理 價值創造 戰略

　　一、引言

　　價值創造是指組織生產、供應滿足目標客戶需要的產品或服務的一系列業務活動及其成本結構。知識經濟和信息管理時代，價值創造已成為更多組織在制定和明確戰略時所要考量的重要目標。而組織能夠獲取的知識和信息，則成為其具有重要戰略作用的資源。檔案作為知識和信息的有效載體，是組織發展歷史的關鍵憑證，更是組織當前活動的重要參考，因此，檔案也是服務組織戰略發展需要的價值創造的構成部分。檔案創造價值的程度和作用，直接決定了其在組織戰略定位和發展目標中的地位。隨著現代組織制度的建立與信息化的發展，檔案工作正在由以手工為手段、以實體為對象的檔案管理向以信息化為手段、以內容為對象的檔案管理轉變。在這種發展趨勢下，檔案管理者必須以全新的管理理念駕馭檔案工作的重大變革，用創新的管理模式和工作策略推動檔案工作科學發展，形成與之相適應的檔案管理體系，真正在組織發展過程中創造價值。

　　二、具有價值創造能力的檔案管理理念

　　1.檔案知識管理。檔案知識管理是一種以知識管理為導向的檔案管理和以檔案管理為基礎的知識管理相結合的管理模式。檔案知識管理系統構建的基本原則是集成原則：一是資源集成。從檔案管理角度，信息化環境下必須對文件進行前端制約和全過程管理，實現文件、檔案一體化管理和集成管理;從知識管理角度，文件、檔案是組織核心的知識資源，但并不是組織知識資源的全部。因而，檔案知識管理系統應該實現以文件、檔案為核心的全部信息、知識資源的集成。二是功能集成。檔案知識管理系統集成檔案管理與知識管理的雙重功能，一方面確保文件資料的真實性、完整性與可靠性，確保檔案的憑證價值、保存價值與長遠價值;另一方面確保知識被有效地積累、組織、評價、傳遞、共享與應用。三是系統集成。從檔案管理角度，檔案管理不能獨立于組織各項業務活動，否則，文件、檔案就難以被主動捕獲，難以被前端制約、全過程管理與集成管理;從知識管理角度，知識管理不僅是一種先進的技術策略，更是一種全新的思想理念，應該體現于組織的各項業務活動之中，應該融合于員工的各種工作行為之中，成為員工基本的工作策略和思維方式，使員工在工作過程中自然地應用、傳播和創造知識，為客戶提供知識產品或服務，實現知識的價值。?譹?訛

　　2.檔案信息化管理。檔案信息化是在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為組織提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。它使得檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心發生轉變。檔案信息化通過提高開發利用檔案信息資源的能力，最大程度地發揮檔案信息的價值，能夠真正實現檔案信息資源的高效共享。檔案信息化主要由檔案信息網絡、檔案信息資源、檔案信息人才、信息技術、信息裝備和規則環境等要素構成。檔案信息化諸要素并不是簡單的并行排列，而是在一定邏輯關系中構成的一個完整系統，并分為三個層次：檔案信息資源與檔案信息人才構成系統的核心層，對目標的實現具有決定性重要影響;檔案網絡、規則環境、信息技術及裝備是檔案信息化的必須要件，構成系統的支撐層;其它各要素，則是實現檔案信息資源開發目的、發揮檔案價值的重要條件，構成系統的價值效益實現層或應用層。?譺?訛從目前目前狀況來看，檔案信息化管理系統主要包括檔案管理軟件的開發、檔案網站的建立和數字檔案館建設。其中，數字檔案館建設作為檔案信息化管理理念的重要實踐之一，對于提高檔案管理工作效率和現代化水平，推動檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的共享，滿足社會、組織及個人對現代信息服務的現實需求有著積極作用，是進一步發揮和體現檔案資源價值和檔案工作價值的保證。

　　3.檔案記憶觀。檔案記憶觀的核心內涵是基于對檔案基本屬性——社會記憶屬性的本質性認識，把檔案與社會、國家、民族、家庭的歷史記憶聯結起來，強調檔案是一種社會(或歷史、集體)記憶，含有“集體記憶的關鍵”，檔案館是“記憶的保存場所”或“記憶宮殿”，并從個人乃至民族的根源感、認同感、身份感的高度去看待檔案及其保護的重要性。?譻?訛檔案記憶觀以一種新的視角和思維方式來透視檔案現象，獲得了對檔案的社會功能、檔案保護的歷史作用等一些新的認識。檔案與社會記憶的關系是檔案記憶觀研究的基本理由。一般而言，檔案與社會記憶呈現出以下四種關系：一是載體關系。這是目前檔案學界普遍依循的觀點，認為檔案是“社會記憶的載體”、“記憶的工具”，具體描述為“檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、建構和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發現過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是保護過去、記錄現在和聯系未來的橋梁”。?譼?訛二是固化關系。指檔案是社會記憶的物化形態，是“凍結”起來的社會記憶，“是固化的記憶”，是社會記憶的客觀對象。三是建構關系。指檔案在社會記憶建構中的作用關系，一方面檔案是建構的重要資源，特別是在歷史出現斷裂、歪曲或者需要從歷史中汲取現實的思想動力時，其作用更大;另一方面對檔案管理本身來說，其自身也是在建構“過去”。四是制約關系。指檔案是制約社會記憶的一種手段或工具。檔案的形成、挑選和留存是人類有意識的、自覺活動的產物，這一活動必定是“現實的政治結構和權利關系的共謀”，它決定著哪些社會生活將傳遞給后代，什么被記住而什么被忘卻。?譽?訛可以說，檔案是組織活動的記憶，檔案工作是在構筑、塑造與維護組織歷史的記憶，檔案記憶是整個檔案工作的根本作用和價值，也是檔案作為一種事物的整體價值。

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