檔案信息化與計算機研究論文

檔案信息化與計算機研究論文

　　1 檔案信息化的重要性

　　檔案信息化無論是在哪種企業或者學校都有一定的影響，尤其是對學校的影響�，F在日益增加的過程中，信息化對學校的管理起著很重要的作用。檔案管理作為一們基本的學科，對社會的發展有著一定的作用。高校中的檔案是有關部門檢查時的證據，也是高校在開展教育時所用到的材料，所以，檔案對高校有著一定的影響。

　　2 檔案信息化的管理

　　檔案管理在不斷的發展中，曾經注重的是對檔案的整體進行合理的歸類，很好的保障了檔案的真實性。檔案信息管理不僅僅提高了人們的重視，也促進了社會的發展。因此，檔案管理簡單的理解為通過不同的形式保留值得收藏的內容，這樣也很好的發揮檔案信息的功效。依據報道的提出，里面很清楚的說明檔案信息化應該得到統一，具有較好的安全性。對檔案信息的管理，可以提高信息化的發展，促進社會的建設。

　　3 檔案信息化的建設

　　有很多的因素包含在內檔案建設中，比如對檔案中的信息能進行合理的分類和保存，通過計算機對資料進行合理的建設等一系列的內容。所以，不單單是把不同的檔案整理通過互聯網的形式整理在一起，而是要來自不同地方進行合理的收集，最終促進信息化建設的順利完成。相關人員在進行信息化建設時，可能會出現不同的問題，比如：工作任務量大人員不夠等情況，所以要制定合理的政策保障檔案信息化的順利建設。

　　4 檔案信息化管理中使用計算機技術的優勢

　　隨著檔案形式不斷的增多，不能僅限于傳統的方法進行保存，這樣不僅僅會浪費很大的空間，而且還要對每個資料都做好資料，加重了工作人員的負擔。在使用資料的時候還要把資料找出來，也浪費了較多的時間。但是，在計算機可以儲存大數據的信息材料，這樣就可以把信息輸入到計算機中去，方便提取信息的人找資料就可以快速的完成，大大節省了時間也提升了工作的進展。所以，筆者多年經驗對計算機使用中的優點描述了幾點，希望可以對相關人員得到幫助。

　　4.1 通過計算機整理檔案，對儲蓄空間有很大的優勢

　　計算機的儲存量很大，隨著經濟的發展資料不斷的增多，這樣就需要大量的空間去儲存檔案。所以，計算機很好的解決了這一問題而且還可以節約資金。

　　4.2 使用計算機來對檔案進行管理，可以讓檔案的查找更加的簡單、方便

　　要是利用以前的方法來對檔案進行管理，檔案查找的過程中浪費更多的時間以及檔案查找的不準確等現象經常會發生。而在檔案信息化管理過程中使用計算機技術可以改善對檔案信息進行深入加工的功能，達到對檔案信息深入開發的目的。

　　4.3 使用計算機來對檔案做出管理，能夠讓檔案在進行修改，做出補充，復制以及傳輸等方面更加的方便

　　檔案的儲存一般是由幾個部分組成，如設計圖紙，文字信息，照片以及錄像帶等等，而以往檔案管理方法的管理質量往往會受到很多因素的影響，如天氣情況、自然災害等，這些都給檔案的管理帶來很大的安全隱患。

　　5 在檔案信息化管理中使用計算機技術存在的問題

　　在檔案信息化管理中使用計算機技術存在的問題主要體現在以下幾個方面：

　　5.1 檔案在電子管理方面相對比較弱

　　其中主要體現兩大方面：軟件設施以及硬件設施。硬件是檔案在電子管理過程中要用的計算機設備。一般來說，對于硬件設備的投入相對來說比較大，這樣就造成了硬件設備不足。硬件設備不充足，會給紙質檔案在歸納分析，加工處理以及相互轉化等方面帶來很大的影響，從而造成簡單、快鍵以及高效率的電子化檔案管理工作沒有辦法進行下去。而軟件是對檔案管理過程中的每個環節所制定的一些規范和標準。如果標準的規范不能統一下來，就會加大檔案匯總和歸整的難度系數，對檔案的傳輸、查找和借鑒起到很大的限制作用。

　　5.2 企業或單位相關檔案管理人員的綜合素質急需要提高

　　要想成為一名優秀的企業檔案管理人員，不但要對計算機的相關理論以及使用的技巧進行掌握，還要能夠熟練使用各種類型的辦公設備，把一些有價值的檔案資料及時、并且有效的交到檔案使用人員的手里。這些都要求檔案管理的相關工作人員要具備很高的綜合素質。

　　6 在檔案信息化管理中使用計算機技術的重要性

　　在檔案信息化管理中使用計算機技術的重要性主要體現在以下幾個方面：

　　6.1 它是世界經濟和社會發展的必要途徑

　　伴隨世界經濟一體化進程步伐的不斷加速，信息已經是影響經濟高速發展、社會不斷進步以及企業能否生存的主要因素。所以，我們必須要對計算機技術在檔案信息化管理中的使用給予高度的重視，提高檔案信息化管理的建設速度，同時還要加快完成檔案數據信息資源的共享。

　　6.2 它是企業檔案管理發展的一大趨勢

　　企業檔案的管理屬于是一種基礎性的工作，在現代化的建設當中有著極其重要的作用，同時它的地位也非常的高。在檔案信息化管理當中使用計算機技術，可以進一步提高檔案信息化管理的建設速度，是檔案管理未來發展的一大趨勢。

　　結束語

　　通過上面論述的文章我們可以看出計算機與檔案管理存在著很密切的聯系。在互聯網發展的今天，計算機的應用對檔案管理起到了很重要的作用，也充分的體現了計算機的優勢。合理的運用計算機能夠提高檔案管理的工作效率，而且計算機儲存空間很大，可以很好的滿足工作人員對資料的保存，在查找資料時能夠得到很多的方便，節約了成本，也保證了資料不被丟失等問題的發生。所以，合理的利用計算機可以很好的管理檔案，在技術不斷的發展中，結合當代的信息化，可以很好的服務于社會。

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