會計(jì)電算化在事業(yè)單位中的應(yīng)用論文
所謂會計(jì)電算化，是指將當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用于會計(jì)工作，以計(jì)算機(jī)代替手工對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中會計(jì)信息進(jìn)行整理、加工和分析，從而為單位經(jīng)營決策提供依據(jù)。
一、認(rèn)知，事業(yè)單位會計(jì)電算化實(shí)施的必要性
會計(jì)電算化不僅大大減輕了財(cái)務(wù)人員的勞動強(qiáng)度和提高了財(cái)會信息的處理和傳遞速度，更重要的是財(cái)會工作發(fā)生了質(zhì)的變化。在事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，會計(jì)信息的處理能力不斷提高，使會計(jì)對經(jīng)濟(jì)活動的反映能力更及時(shí)和準(zhǔn)確，反映的信息更加細(xì)致、全面和深入，信息查詢對領(lǐng)導(dǎo)掌握財(cái)務(wù)運(yùn)行提供了方便，保證了財(cái)務(wù)在管理中的核心地位。
事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，可以輕松的實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理和業(yè)務(wù)流程的規(guī)范，避免了傳統(tǒng)會計(jì)方式因人為因素在數(shù)據(jù)處理方面的不統(tǒng)一和不對應(yīng)，減少了實(shí)際工作中標(biāo)準(zhǔn)的模糊性以及主觀人為地不確定性，增強(qiáng)了會計(jì)工作客觀性和會計(jì)信息可比性，便于對財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行控制。由于基于網(wǎng)絡(luò)化處理，不僅可以做到在財(cái)務(wù)各崗位間的資源共享，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一體化，而且對生成的財(cái)務(wù)信息，在設(shè)置權(quán)限的情況下可以在同一時(shí)間內(nèi)任意查詢。而傳統(tǒng)會計(jì)，由于分工傳遞和手工操作，不僅財(cái)務(wù)以外無法獲得所需信息，即使在各財(cái)務(wù)各崗位間也無法實(shí)現(xiàn)資源共享。實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，一方面最大可能地細(xì)化和明確了會計(jì)工作全過程中每個(gè)環(huán)節(jié)的參照依據(jù)和考核標(biāo)準(zhǔn)，可以對會計(jì)人員和工作進(jìn)行嚴(yán)格控制，另一方面實(shí)現(xiàn)了有效實(shí)時(shí)監(jiān)控，所有數(shù)據(jù)及操作情況均記入系統(tǒng)日志，各分支機(jī)構(gòu)弄虛作假的可能性減少。
二、事業(yè)單位會計(jì)電算化項(xiàng)目實(shí)施
�。ㄒ唬┟鞔_單位會計(jì)電算化建設(shè)的總體規(guī)劃要求
1、明確會計(jì)電算化工作的目標(biāo)
會計(jì)電算化工作的目標(biāo)一般可以分為兩類：一類是近期所要達(dá)到的目標(biāo)；一類是遠(yuǎn)期所要達(dá)到的目標(biāo)。目前單位會計(jì)電算化的建立和開展一般是以實(shí)現(xiàn)模塊的數(shù)量來進(jìn)行的，例如本單位已經(jīng)有財(cái)政統(tǒng)一的賬務(wù)核算和報(bào)表、固定資產(chǎn)核算三個(gè)模塊，當(dāng)前只希望建立進(jìn)銷存核算模塊和門診收費(fèi)核算模塊，處理日常收費(fèi)、發(fā)票打印及生物制品和藥品的進(jìn)銷存核算。近期的目標(biāo)建立以后，單位還應(yīng)該制定長遠(yuǎn)目標(biāo)，因?yàn)榘殡S著會計(jì)電算化的發(fā)展，單位會計(jì)電算化的開展是一項(xiàng)長期工作，目前，我國會計(jì)電算化正以核算為主向管理信息化的方向發(fā)展，以發(fā)揮管理和決策支持作用。因此應(yīng)從單位長期發(fā)展計(jì)劃入手，據(jù)此確定會計(jì)電算化系統(tǒng)的目標(biāo)。
2、明確會計(jì)電算化系統(tǒng)建立的途徑
建立會計(jì)電算化系統(tǒng)有許多種途徑，兩種基本的途徑是開發(fā)和購買商品化會計(jì)軟件。每種方式各有自己的優(yōu)缺點(diǎn)。具體采用何種途徑主要是根據(jù)單位管理的需要和經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、組織上的可行性及是否有同類單位成功地運(yùn)用某種軟件來進(jìn)行選擇。例如：本單位需建立進(jìn)銷存核算模塊和門診收費(fèi)核算模塊，結(jié)合通用會計(jì)核算軟件的特點(diǎn)，通用性強(qiáng)，成本相對較低，維護(hù)量小、且維護(hù)有保障，軟件開發(fā)水平較高，系統(tǒng)的擴(kuò)充與修改快速，則選擇購買商品化會計(jì)軟件。
3、明確會計(jì)電算化系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)
總體結(jié)構(gòu)指的是系統(tǒng)的總體規(guī)模、業(yè)務(wù)核算的范圍，以及系統(tǒng)由哪些子系統(tǒng)構(gòu)成，這些子系統(tǒng)間的聯(lián)系和系統(tǒng)間的界面劃分。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)從分析現(xiàn)有手工會計(jì)的實(shí)際情況入手，了解會計(jì)電算化系統(tǒng)的任務(wù)，業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容和范圍，再結(jié)合會計(jì)電算化系統(tǒng)的目標(biāo)來確定。
4、明確會計(jì)電算化建設(shè)工作的管理體制和組織機(jī)構(gòu)
一方面，單位會計(jì)電算化工作的開展需要涉及到人、財(cái)、物多個(gè)方面及供、產(chǎn)、銷多個(gè)環(huán)節(jié)，所以需要明確管理體制，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。因此應(yīng)在規(guī)劃中明確規(guī)定建設(shè)過程中的管理體制和組織機(jī)構(gòu)，以利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、專人負(fù)責(zé)、高效率地完成系統(tǒng)的建設(shè)工作。另一方面，會計(jì)電算化系統(tǒng)的建立不僅改變了會計(jì)工作的操作方式，而且引發(fā)會計(jì)業(yè)務(wù)工作流程、人員的組織方式等多方面的一系列變革。因此在建立會計(jì)電算化管理體制和組織機(jī)構(gòu)時(shí)，還應(yīng)組織專門人員根據(jù)本單位的實(shí)際情況制定一套新的工作流程、工作管理制度和組織形式以及各類人員上崗標(biāo)準(zhǔn)等，以便系統(tǒng)投入運(yùn)行后平穩(wěn)、安全而有序。
此外還要明確工作步驟、明確會計(jì)電算化系統(tǒng)的硬件體系結(jié)構(gòu)和資源配置、制定專業(yè)人員的培訓(xùn)與分工計(jì)劃、明確資金的來源及預(yù)算，只有這樣才能做好會計(jì)電算化系統(tǒng)的規(guī)劃分工。
5、明確會計(jì)電算化法規(guī)制度要求
按照《會計(jì)法》的規(guī)定，財(cái)政部還先后制定發(fā)布了《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》等一系列有關(guān)會計(jì)電算化的專門制度，對單位使用會計(jì)核算軟件、軟件生成的會計(jì)資料、采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、電算化會計(jì)檔案保管等會計(jì)電算化工作作出了具體規(guī)范。使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的，其軟件及生成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料必須符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定；會計(jì)賬簿的登記、更正應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定。
（二）單位會計(jì)電算化實(shí)施
實(shí)施方法的四個(gè)主要內(nèi)容實(shí)際上是四個(gè)循環(huán)漸進(jìn)的實(shí)施階段，在各個(gè)階段中要分別完成、達(dá)到不同的工作任務(wù)，來開展實(shí)施工作，以達(dá)到預(yù)期的效果。
1、準(zhǔn)備階段
以我單位為例，先項(xiàng)目分析，收集單位資料，包括：合同與相關(guān)文件、項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目解決方案、單位年度目標(biāo)管理等，做到心中有數(shù)；建立雙方項(xiàng)目組織（包括項(xiàng)目實(shí)施小組、業(yè)務(wù)職能實(shí)施小組等）；項(xiàng)目現(xiàn)場實(shí)施調(diào)研；明確和具體化項(xiàng)目實(shí)施需求后，確定實(shí)施方案；確定項(xiàng)目實(shí)施整體計(jì)劃。
2、調(diào)試操作培訓(xùn)階段
針對商品化會計(jì)軟件，以本單位為例，先組織以單位負(fù)責(zé)人、中層管理干部、業(yè)務(wù)骨干等熟知業(yè)務(wù)的人員為隊(duì)伍，在商家代表的指導(dǎo)下準(zhǔn)備業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)的靜態(tài)數(shù)據(jù)，并按業(yè)務(wù)流程解決方案進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的原型測試。在每一個(gè)步驟中都要由測試人員進(jìn)行原型測試和確認(rèn)，不符合的`流程要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，修改業(yè)務(wù)解決方案。
建立起新系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)程、制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案、系統(tǒng)上線方案。同時(shí)，就系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用制定最終用戶培訓(xùn)方案，對培訓(xùn)內(nèi)容、方式、范圍、人員以及培訓(xùn)結(jié)果的考核等都做出相關(guān)的指定。
3、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段
依據(jù)單位內(nèi)的應(yīng)用范圍及涉及的部門，讓單位內(nèi)相應(yīng)的人員參與進(jìn)來，共同討論并協(xié)商解決靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況；最終確定單位靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則；指導(dǎo)單位組織安排相關(guān)人員進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準(zhǔn)備工作。
對擔(dān)任不同級別的人員進(jìn)行分別合適培訓(xùn)。對管理層的培訓(xùn)必須選擇熟悉業(yè)務(wù)和管理的顧問；對操作員的培訓(xùn)則必須由熟悉產(chǎn)品的顧問來做，系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)教師則必須熟悉系統(tǒng)配置方法。但最終用戶的操作培訓(xùn)一定要由單位項(xiàng)目組成員來完成，最終用戶培訓(xùn)后，應(yīng)組織嚴(yán)格的考試，確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng)。
按計(jì)劃正確、及時(shí)完成系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)置工作，指導(dǎo)系統(tǒng)上線。
4、驗(yàn)收交付階段
項(xiàng)目總結(jié)，完成項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。報(bào)告包括幾個(gè)方面：項(xiàng)目實(shí)施背景、項(xiàng)目實(shí)施的主要目標(biāo)、系統(tǒng)應(yīng)用的產(chǎn)品和模塊、項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)用范圍和項(xiàng)目實(shí)施成果概述。
三、事業(yè)單位會計(jì)電算化應(yīng)用中常見的問題，管理與日常控制
事業(yè)單位會計(jì)電算化工作中的關(guān)鍵因素是軟硬件設(shè)施和會計(jì)人員，良好的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境是會計(jì)電算化的基礎(chǔ)。硬件環(huán)境已是十分成熟的產(chǎn)品，其可靠性和安全性都勿庸質(zhì)疑。軟件環(huán)境是會計(jì)電算化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)軟件是核心。哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響工作，在實(shí)際工作中提高會計(jì)人員綜合素質(zhì)是會計(jì)電算化的根本保障。一般情況下，有相當(dāng)一部分會計(jì)人員雖然接受過計(jì)算機(jī)基本知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，但對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和維護(hù)知識還是知之甚少，在平時(shí)的工作中容易疏忽對數(shù)據(jù)資料的及時(shí)備份，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，所記賬目便難以恢復(fù)，給工作造成極大的損失。有時(shí)雖然用u盤做了備份，但u盤的性能也不是那么可靠，依然存在著隱患。采用優(yōu)質(zhì)的移動硬盤則會可靠得多。重要的財(cái)務(wù)軟件和其他應(yīng)用軟件最好安裝在除c盤以外的其他分區(qū)最為可靠，以免所有資料丟失。計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)后病毒的入侵，輕則使計(jì)算機(jī)速度變慢，重則系統(tǒng)癱瘓，要引起足夠的重視才行。其他移動存儲設(shè)備也是傳播病毒的途徑，同樣要引起重視。對于財(cái)務(wù)軟件的深入學(xué)習(xí)同樣重要，由于種種原因，會計(jì)人員只是簡單地學(xué)習(xí)了財(cái)務(wù)軟件的基本知識，操作時(shí)不夠熟練，時(shí)不時(shí)還要請軟件售后服務(wù)人員幫助，邊摸索邊應(yīng)用，發(fā)揮不出電算化的高效率。為了搞好財(cái)務(wù)工作，建議各級領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對現(xiàn)有會計(jì)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，定期或不定期安排會計(jì)人員進(jìn)修專業(yè)財(cái)務(wù)軟件和計(jì)算機(jī)綜合技能知識，不斷提高他們的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代工作的需要。
�。ㄒ唬⿲⑺枷胝J(rèn)識深度以及系統(tǒng)控制制度進(jìn)行提升和規(guī)范
我們必須要對事業(yè)單位會計(jì)電算化的會計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域、數(shù)據(jù)處理程序、數(shù)據(jù)存儲形式以及會計(jì)核算方式進(jìn)行了改變，并且將會計(jì)信息質(zhì)量進(jìn)行了提升，同時(shí)也對事業(yè)單位會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度改革進(jìn)行了促進(jìn)，只有我們在思想方面認(rèn)識到位，才能夠?qū)⑹聵I(yè)單位會計(jì)電算化的完善、發(fā)展以及推進(jìn)。
對事業(yè)單位日常的操作管理控制工作進(jìn)行完善，操作規(guī)程控制以及操作權(quán)限控制已經(jīng)成為了系統(tǒng)操作控制的主要表現(xiàn)。其中，操作規(guī)程控制就是指在系統(tǒng)的操作過程中，我們必須要對一些標(biāo)準(zhǔn)操作的規(guī)程進(jìn)行嚴(yán)格的遵循，將注意事項(xiàng)、操作程序以及職責(zé)進(jìn)行明確，從而能夠很好的形成一套事業(yè)單位自身會計(jì)電算化系統(tǒng)的文件。所謂的操作權(quán)限控制就是指每一個(gè)崗位人員僅僅能夠按照所授予權(quán)限來對系統(tǒng)進(jìn)行自己的作業(yè)，崗位人員不能夠?qū)?quán)限進(jìn)行超越從而接觸系統(tǒng)。
�。ǘ┙⒔∪聵I(yè)單位內(nèi)部人員崗位的安全控制制度
事業(yè)單位想要建立健全適合的職責(zé)分工制度和組織機(jī)構(gòu)就必須要對相應(yīng)崗位職責(zé)制度、權(quán)限劃分、人員分工以及部門設(shè)置等方面進(jìn)行完善，最為基本的目標(biāo)就是進(jìn)行制度的建立，從而形成一種相互制約、相互牽制的制度，這樣能夠減少和防止舞弊事件發(fā)生的幾率。在事業(yè)單位中，基本的會計(jì)崗位主要包括：會計(jì)檔案管理、稽核、會計(jì)核算、出納以及會計(jì)主管等等工作崗位，而電算化會計(jì)的崗位主要包括：電算主管、會計(jì)軟件系統(tǒng)操作、審核記賬、電算維護(hù)等崗位�；緯�(jì)崗位和電算會計(jì)崗位可在保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，在進(jìn)行機(jī)構(gòu)的調(diào)整過程中，我們必須要將其與組織控制相互結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)了職權(quán)的分離，及時(shí)、有效的發(fā)現(xiàn)違法行為和錯(cuò)誤，與此同時(shí)，在保持各崗位人員相對穩(wěn)定情況下，我們還必須要建立健全職務(wù)輪崗制度。
�。ㄈ┙⒔∪聵I(yè)單位會計(jì)電算化系統(tǒng)安全控制的制度
自從事業(yè)單位進(jìn)行會計(jì)電算化以后，要求事業(yè)單位必須要建立起計(jì)算機(jī)機(jī)房，為計(jì)算機(jī)的設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)優(yōu)秀、良好的運(yùn)行環(huán)境，對機(jī)器設(shè)備進(jìn)行保護(hù)，能夠有效的防止其他的人員進(jìn)入到計(jì)算機(jī)房，對數(shù)據(jù)和程序的安全進(jìn)行保護(hù)。其中，系統(tǒng)維護(hù)工作主要包括軟件維護(hù)以及硬件維護(hù)，系統(tǒng)硬件維護(hù)內(nèi)容包括：對計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期殺毒、查毒；專機(jī)專用，財(cái)務(wù)操作的工作人員不能夠在財(cái)務(wù)專用的計(jì)算機(jī)上面插入外來的光盤、軟盤以及上網(wǎng)；及時(shí)的進(jìn)行計(jì)算機(jī)故障分析，并且做好相應(yīng)的記錄；定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)的檢查工作，并且做好相應(yīng)的記錄等等[4]。還要對正在使用的計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行不定期或者定期的維護(hù)工作，這樣能夠防患于未然，能夠確保計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行高效、平穩(wěn)、安全的運(yùn)行，并且對計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件所存在的不足不間斷的進(jìn)行修正，更加要對其所選用的計(jì)算基礎(chǔ)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行及時(shí)的更新和升級。
事業(yè)單位只有建立起與會計(jì)電算化系統(tǒng)相互適應(yīng)的事業(yè)單位內(nèi)部會計(jì)控制制度，才能夠?qū)?jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制過程中不斷出現(xiàn)的那些問題進(jìn)行很好的解決，并且對事業(yè)單位的會計(jì)電算化工作向更加深入的層次進(jìn)行發(fā)展。
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