對高校畢業生檔案意識弱化的現狀分析及思考
【論文關鍵詞】高校畢業生 檔案意識弱化 對策
【論文摘要】高校畢業生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，高校畢業生檔案意識的強弱將對整個社會檔案意識的形成產生深刻影響。本文針對當前高校畢業生檔案意識弱化這一現狀，分析了高校畢業生檔案意識弱化的原因，并就如何增強高校畢業生檔案意識提出了對策和方法。
高校畢業生檔案是學生在校期間學習、生活及重要社會實踐活動的真實記錄，是反映學生綜合素質和家庭社會關系等方面的主要原始材料，也是用人單位選人、用人決策的重要依據。所謂檔案意識，就是人們對檔案以及檔案工作這一客觀事物的主觀反映，是對檔案和檔案工作態度和認知的總和，它決定了人們對檔案的社會地位和作用的認識。高校畢業生檔案意識的強弱直接關系到高校畢業生檔案管理水平的高低，因此，增強檔案意識是提高高校畢業生檔案管理水平的關鍵。
一、高校畢業生檔案意識弱化現狀的主要表現
（一）檔案意識淡薄，缺乏關心檔案去向的意識。高校畢業生不同程度的存在對檔案重視不夠，沒有認識到檔案的真正價值。多數畢業生對檔案采取漠不關心甚至完全忽視的態度，沒有主動關心自己檔案材料內容和檔案去向的意識。一些畢業生認為自己的檔案到了單位后“沒什么用”；另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度；有些畢業生等到再需要檔案時，回到學院相關部門詢問，已寄回到生源地的畢業生管理部門，再進行查找就非常困難了。
（二）畢業生建檔意識薄弱，對檔案管理制度了解不夠。由于畢業生對學校檔案管理制度不了解或相關老師對檔案材料的規范強調不夠，這就造成了學生在建檔時出現好多問題。如：學生在填寫表格時用圓珠筆填寫，用簡化字或繁體字簽名，日期填寫不完整，文字材料書寫不規范，個別信息不真實等，致使檔案雜亂無體系，殘缺不完整，不能向用人單位反映大學生的全貌，不能為大學生就業提供真實可靠的依據。
二、高校畢業生檔案意識弱化的原因分析
（一）歷史原因
由于歷史的原因造成了檔案的封閉性和神秘感，新中國成立以來，片面強調檔案的機要性和保密性，使得檔案在人們的心中顯得很神秘。談到“檔案”二字，大家都覺得離自己有一定的距離，給人一種高深莫測之感，往往被人們誤解。改革開放后這種誤解有所消除，但任何事物的發展都需要一個過程，因此，要徹底改變這種不成熟的檔案意識還需一定時日。
（二）社會原因
進入21世紀，隨著市場經濟的飛速發展，人才流動隨之變得更加活躍和頻繁，整個社會彰顯出前所未有的生機與活力。這就加大了社會檔案管理工作的難度，也更加凸顯了提高檔案管理水平的重要性。同時，正是這空前大規模的人才流動使得人們逐漸忽視了檔案的價值和作用，尤其是部分私營企業和規模比較小的單位甚至根本不考慮畢業生的檔案問題，從而影響到整個社會檔案意識呈現弱化的趨向，這直接或間接得影響了高校畢業生對自己檔案重要性的認識。
（三）高校原因
1.高校檔案管理部門宣傳力度不大。高校對檔案管理方面的法規制度宣傳力度不夠，致使畢業生對個人檔案享有的權利和應盡的義務知之甚少。檔案工作在高校工作中多處于默默無聞的幕后狀況，與師生有一定距離，在宣傳教育方面沒有“話語權”。有的檔案管理部門受歷史傳統觀念影響，認為檔案跟機密工作緊密相連，在工作中束手束腳，擔心畢業生隨意翻看、改動、損壞檔案材料，這在無形中大大影響了檔案價值的有效發揮。
2.高校檔案管理人員專業素質不高，責任心不強。由于高校對學生檔案重視程度不高，管理投入不夠，大部分高校并沒有配備專職的學生檔案管理人員，而兼職檔案員都有自己的本職工作，不可能有充足的時間和精力投入到畢業生檔案管理工作中去。同時，兼職的檔案管理人員沒有經過專業的培訓，自身檔案意識淡薄，專業知識欠缺，未形成規范化、科學化的管理理念。這些不僅影響到學生檔案的管理，而且也難以適應人才市場對新時期畢業生檔案的新要求。
3.高校檔案管理體制亟待健全和完善。目前，各個高校學生檔案管理體制不一，缺乏必要的管理規章制度，多數高校無專職工作人員負責學生檔案管理，一般都是在畢業生離校前臨時突擊整理，完成畢業生檔案轉遞工作。此外，高校檔案知識教育長期缺位，也直接導致大學生對自我檔案的重要性認識不足。
（四）畢業生自身原因
當前，高校畢業生為了能找到一份好工作，他們忙于包裝推銷自己，奔波在各個招聘會上，參加各種選聘考試，接受用人單位的面試。面對來自社會、家庭和學校的多重壓力，客觀上使得畢業生們無暇考慮自己的檔案問題。同時，主觀上由來已久的淡薄的檔案意識也使他們大都忽略了自己的檔案。不少畢業生認為找工作看重的是能力，檔案是“身外之物”，無關緊要，有沒有，或放在哪里，都無所謂。
三、增強高校畢業生檔案意識的對策
（一）加強畢業生檔案意識教育，把檔案教育納入到畢業生就業指導工作體系中來。高校應在就業指導課及平時日常管理工作中，加大宣傳教育力度，如通過舉辦專題講座、集中培訓等方式，讓畢業生從主觀上認識到個人檔案對本人發展的重要性。高校要使畢業生認識到就業的過程不僅是一個尋找用人單位的過程，還是一個向社會提供畢業生信息資源的過程，這就需要畢業生在校學習期間不斷完善提升自我，總結積累各方面表現的信息資料，以最優異的表現證明自己的實力，把自己的每一點成績都有意識的“歸檔”，使這種“有案可稽”的檔案意識成為自己的一種習慣或觀念。
（二）以誠信教育為重點，讓畢業生適當參與建檔的實踐，激發他們對檔案的興趣，強化畢業生檔案意識。在畢業生建檔過程中，可以指導畢業生模擬建檔，并借此對畢業生開展檔案知識的宣傳和教育。一方面要教育學生通過自身努力，使自己的檔案更加充實、完美；另一方面要教育學生所有歸檔材料都要真實準確，不能有不誠實行為，要為用人單位及社會衡量個人品德提供重要依據。
（三）高校應提升畢業生檔案管理水平，不斷強化畢業生檔案意識。
1.健全高校畢業生檔案管理制度。一方面，針對目前高校檔案管理體制的現狀，應盡快建立健全檔案管理的各項規章制度，對畢業生檔案實行規范化管理。無論是《普通高等學校檔案管理辦法》，還是《普通高等學校管理規定》，均較少提及學生檔案管理。因此，教育主管部門應盡快制定高校學生檔案管理辦法，是高校畢業生檔案管理制度化、規范化。
2.強化檔案服務意識，提高畢業生檔案利用效率。一方面，高校畢業生檔案管理人員要擺正位置，牢固樹立“服務第一”的宗旨，服務過程中要熱情、細致、周到、方便、高效的為畢業生服務，從而使畢業生滿意。要克服以往那種“臉難看、事難辦”的不良現象，進一步加強職業道德建設，提供優質服務。另一方面，畢業生檔案管理者要強化主動服務的意識，落實畢業生檔案管理的相關措施，使畢業生無論是在校內還是校外都能切實利用到自己的檔案，進而提高檔案意識。此外，檔案管理者還要充分利用校園網等現代化信息平臺，將畢業生檔案材料的相關數據通過網絡技術規范起來，提高檔案管理的技術水平和工作效率。
3.提高畢業生檔案管理人員的業務素質。建設一支高素質的畢業生檔案工作人員隊伍，是做好畢業生檔案管理工作的基礎和前提。高校應配備專門管理人員，制定相關管理制度，明確各方面的工作職責。檔案管理者應不斷學習更新知識結構，真正為畢業生和用人單位提供服務。不斷學習更新知識結構，不斷改變傳統做法和習慣，不斷掌握新時期檔案管理的新理論和新技術，真正為畢業生和用人單位提供優質服務，使畢業生檔案真正成為反映畢業生全面進步的記錄，輔助就業的工具和成長成才的載體。
參考文獻
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