醫院電子檔案的分類、整理與保護
【摘要】隨著醫院醫療技術和信息技術的不斷發展，電子文件已成為醫院檔案管理的重要組成部分，如何有效地對醫院電子檔案進行管理是檔案管理人員面臨的新課題，通過對醫院電子檔案的分類、整理和保護進行探討，推進醫院電子檔案的管理工作。【關鍵詞】 電子檔案 分類 整理 保護
隨著醫療技術及信息技術的不斷發展，醫院電子檔案的形式及要求不斷發展，如何做好醫院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫院檔案管理人員需要學習的新課題。
1 電子文件及電子檔案的定義
電子文件指能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。
電子檔案指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明［1］。
2 醫院電子檔案的分類
根據醫院的工作特點，醫院電子檔案主要劃分有以下幾類：
2.1電子文書 主要是指用字處理技術處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫療活動中形成的公文、報表等。主要包括醫院的內部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
2.2電子影像/圖像
指由圖紙掃描或其他方式產生的二維點陣圖文件。主要包括檢驗檢查科室在醫療活動過程中產生的醫學影像材料、醫學圖像資料及重要的監視、視頻材料等。
2.3電子圖紙
指由計算機輔助設計形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產品設計、施工和維修方案等。
2.4配套紙質文件
包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質文件及一些軟件開發任務書、系統分析報告、鑒定證書或驗收說明、軟件測試報告、修改記錄、說明等。
3 醫院電子檔案的整理
3.1電子文件的整理
3.1.1醫院的內部和外部電子文件應由文件形成部門負責收集積累、整理、編輯，并按要求進行組盤，由檔案部門在接收文件時按照不同年度、來文形式、組織機構、保管期限進行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應建立統一的數據庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
3.1.2醫院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對簡單，只需要按照年度、部門及保管期限進行歸檔即可。
3.1.3科技電子文件可按照醫學科研、學術交流、基建工程、設備購置等分類整理，再按相應的不同年度、組織機構、保管期限進行歸檔。
3.1.4產品研制或工程設計過程形成的電子文件要以產品型號、研究課題或建設項目為單元按類別進行歸檔。
3.1.5會計電子文件整理時應附有會計交接表，列明歸檔材料的詳細項目，如帳薄名稱、編號、頁數、啟用日期等、相關人員進行簽名確認，同時附存紙質文件。
3.2電子影像/圖像文件的整理
由于網絡信息技術的發展，醫院每天產生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據衛生部《醫療機構病歷管理規定》，在醫務人員在醫療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對與病人有關的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。
期刊文章分類查詢,盡在期刊圖書館
由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺上產生，日常的保管工作應由信息中心（科）進行管理，但應每年對產生的上述電子文件資料進行存盤保管，在歸檔時應按不同年度（時間）、產生部門、保管期限等進行整理，并注明系統環境、工作平臺等內容。
3.3電子圖紙屬于建設項目的按設計、施工、結構、維護管理等順序進行排列，在整理時應注明系統環境、工作平臺、文件格式、等內容。方便跟蹤及使用。
3.4全部歸檔的電子文件應使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動硬盤的保存時限、抗干擾能力及結構穩定性不及光盤，應盡量避免使用磁盤或移動硬盤存檔。在歸檔時應附有標簽、注明編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟硬件條件等。 3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對重要的電子文檔資料可復制第三套進行異地保存。
4 電子檔案的保護
電子檔案的保護是當前檔案管理的一項重要內容，作為檔案管理部門應具備相應的電子檔案管理知識，配備相應的電子檔案管理設施及設備，如應配備相應的計算機設備、光盤刻錄儀及安全防護軟件等，同時需要建立一整套嚴格、規范、合理的電子檔案保護與利用制度。
4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質文件同時存檔，形成內容相同的兩套檔案，歸檔時使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應在每一卷電子文件及紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準確、規范的映射關系，以便于對應和查找。
4.2光盤的保護
光盤在歸檔時應規范排放，不宜受壓，應直立旋轉。在日常的使用及保管過程中注意對光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤應避免接觸外來磁場，外來磁場可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低。保存紙質檔案的標準溫度為14～24℃,相對溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃,相對溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對電子檔案也會造成危害，有可能會污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數據信息的丟失，因此應注意落實嚴格防塵措施。
4.3電子檔案使用條件的保護
由于電子文件是通過將信息與載體結合在一起而形成的，需要通過計算機及相應的工作軟件或平臺才能識讀，一旦出現技術過時或電子文件運行的條件和平臺出現了變化，都會影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護電子檔案的完整性與安全性方面應注意做好以下工作：
4.3.1電子檔案運行系統及檔案管理的應用軟件需進行及時升級，滿足軟、硬件環境及文件運行的需求。
4.3.2對電子檔案在使用及利用過程中的權限進行嚴格的分配與確認。不斷更新安全防護軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
4.3.3鑒于電子載體壽命相對較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存［3］。
4.3.4對于出現破損的電子檔案，及時采取有效的修復技術進行修復。
隨著醫療科學技術及信息技術的不斷發展，對醫院檔案管理人員提出了更高的素質要求。除了需要具備專業的檔案管理基礎理論知識外，還應具備計算機理論知識及應用技術，學習和了解醫學活動的規律、工作流程等多學科的知識，不斷提高自身的文化素質，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經驗。努力成為掌握現代科學技術知識的新型檔案管理人員隊伍中的一員，為醫院的檔案管理工作做出自己應有的貢獻。
參 考 文 獻
[1]CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國國家標準,GB/T17678.1-1999.
[2]張國強.淺談電子文件與紙質檔案在保護技術上的差異[J].檔案天地,2010(10):49-50.
[3]劉清枝,嚴宏蓮,馬嵐.等.檔案在網絡環境下的創新服務[J].中國醫學創新,2009.6(2):67.
【醫院電子檔案的分類、整理與保護】相關文章：
試論電子檔案管理系統操作11-18
對醫院基建檔案管理的思考03-05
試論社會保險電子檔案管理系統的創新11-14
論如何做好電子檔案的管理工作03-24
淺談電子信息檔案管理的風險控制方法12-04
醫院基建工程檔案的建設和利用03-10
淺談高等學校財務電子檔案的管理02-23
- 相關推薦