試析檔案現代化管理與信息化建設

試析檔案現代化管理與信息化建設

　　論文摘要：項目檔案是項目建設、生產準備、機組調試及生產經營的重要依據，在工程建設和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設的真實記錄和反映。完整、準確、系統的項目檔案對工程建設、生產經營、設備維護和改擴建起著非常重要的作用。中電投電力工程有限公司蕪湖項目部制定了一些具體的創新措施，嚴格落實有關法律規程制度，確保了工程檔案管理步入良性循環的軌道，在集團公司組織的檔案專項驗收中受到專家的一致好評。

　　論文關鍵詞：檔案；管理創新；信息化
　　
　　一、工程檔案概念

　　檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式，是把往復不斷的現象真實的記錄下來，成為人們進行反復觀察和研究歷史現象，準確尋找事物發展規律的可靠依據。
　　在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，含準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

　　二、工程概況

　　蕪湖電廠五期工程2008年12月31日以發改能源[2008]3704號文獲國家發改委核準，于2009年8月8日高標準開工建設，2010年12月24日，#1機組順利完成168小時滿負荷試運行，實現了“廠用電受電、鍋爐水壓、汽機扣缸、鍋爐點火、汽機沖轉、并網和168h滿負荷試運”等“七個一次成功”，提前跨年度投產發電，成為中電投集團公司裝機容量突破7000萬千瓦的標志性機組。蕪湖電廠五期工程由中國電力國際有限公司獨資建設。委托管理單位為中電投電力工程有限公司，主體設計單位為華東電力設計院，監理單位為長春國電監理公司，調試單位為安徽新力電業科技咨詢有限責任公司。#1至#5標段分別由安徽電建二公司、上海電建、東電煙塔、安徽電建一公司、安徽水利負責。鍋爐、汽機、發電機分別由北京巴布科克·威爾科克斯有限公司、東方汽輪機有限公司和東方電氣股份有限公司制造生產。

　　三、工程檔案現代化創新管理

　　1.落實項目檔案領導責任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監督有效運行
　�。�1）統籌部署，完善體系制度。蕪湖發電廠成立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、各主要參建單位領導組成的檔案管理領導小組。并按照統一領導、分級管理的原則，建立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、監理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網絡。負責各職責范圍內檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性。蕪湖發電廠和工程公司蕪湖項目部以國家、行業有關檔案管理規定為依據，結合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯合下發了《工程檔案管理實施細則》，規范了各參建單位的歸檔范圍及職責要求，明確了移交檔案的時間、數量和質量，對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。
　�。�2）建立現場辦公制度。檔案管理人員要做到現場辦公，進行現場調查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現的問題，能夠及時查出參考性資料，協助解決問題。所以，要在主動做好對工程檔案業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現場進行業務指導，而且還與各參建單位就工程的有關特殊事項進行現場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作，創出了重點工程服務的新路子，得到各參建單位的好評。
　�。�3）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。
　　拓寬新領域，擴大收集范圍；對國家基建項目歸檔范圍所規定的合同、監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協同工程技術人員根據工程過程出現的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續性，反映工程運作全過程。

　　2.穩定檔案管理人員，不斷提升檔案業務技能
　　在工程建設期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，定期對各參建單位檔案人員開展檔案知識專業培訓。穩定檔案人員隊伍，保證檔案管理的延續性檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作持續穩定發展。同時，要加強對現有檔案人員的繼續教育。工程公司采取“請進來指導、走出去學習”的方法，組織檔案人員通過調研、現場觀摩、培訓等方式提升自己的專業技能和業務水平。本項目參建單位較多，資料員的管理水平也參差不齊，針對這一情況，安工部與信息部門聯手進行基礎培訓，組織了七次PAP管理軟件培訓班；努力推行PAP管理軟件的全面運行。在項目建設過程中，曾多次邀請集團公司、中電建協、中電國際和工程公司的專家來到蕪湖項目進行培訓指導；分4次派出管理人員赴上海、北京、長沙等地參加培訓、學習，回來后及時組織參建單位宣貫、培訓用于施工過程中，從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質量。強化過程控制，梳理歸檔流程，嚴格把關審查歸檔文件，確保歸檔文件質量關為加強工程檔案的管理工作，蕪湖發電廠五期工程推行“合同管理制、建設監管制”，為工程檔案的超前控制創造了良好的外部環境。工程檔案管理人員從“立卷型”轉變為“管理型”，由原來的檔案人員集中收集檔案材料、統一整編變為分級管理，誰形成、誰負責收集整編。由于工程建設周期長，所有的招投標工作、簽訂合同、設備文件的到貨都是陸續完成的，為切實做到工程檔案管理工作的“三同步”。
　�。�1）理清工作思路、制定統一標準，使檔案工作有章可循。根據檔案管理必須與建設同步的原則，在項目建設初期就明確了“誰經辦、誰立卷、誰負責”的管理原則。各參建單位進場時，便將相關管理制度和標準及時貫輸到各施工單位，要求把工程檔案管理納入工程建設計劃和有關檔案管理人員的崗位職責，努力實現檔案資料的“精細化”管理。對文件資料內容的字體、字號、行間距、編號等統一標準，并要求所有工程文件必須使用激光打印機打印，所有簽名為黑色碳素墨水書寫。
　　各專業根據評定標準以及本項目的實際情況，下發單位工程一覽表，并且統一了施工技術記錄、工程聯系單、設計變更單等施工文件的表式以及卷內文件排序。
　　（2）嚴格過程管理，為編制高質量竣工資料打好基礎。明確要求各參建單位工程文件的形成、積累、立卷和整理必須接受各管理單位的統一監督和指導，統一使用PAP軟件以便于溝通，工程文件閉環后三天之內將電子版掛接到PAP中，文本和電子版一并產生，工程公司和監理公司對文件的規范性進行審核，發現問題及時通知施工單位整改閉環，這樣把工作量消化在常態管理中，大大提高了竣工資料組卷和審核速度。
　�。�3）加強設備文件完整性管理。設備資料的收集工作由設備代保管負責，再由工程公司物資主管確認，收集完整后交由工程公司資料員進行分發、組卷、歸檔。凡發現設備材料不齊全，簽字、蓋章不規范等均做好記錄由物資專業協助代保管單位進行催要、完善。
　　（4）加強設計變更的管理。由于專業多，反應變更的形式也多樣。我們要求各施工單位按專業對所有變更文件（如圖紙會審、成品確認單、工程聯系單、工地代表修改通知單、設計變更申請（聯系）單等文件）一一整理并進行反饋，并在單位工程一覽表中反映出跟本單位工程有關的所有變更。
　�。�5）加強竣工草圖的管理。要求施工單位專業技術人員根據現場實際情況編制竣工草圖，在每一份竣工草圖后附上本卷冊編制說明以及有關變更文件的復印件，要求監理和管理公司專工對竣工草圖進行審核。努力做到圖實相符。
　　（6）把好審核關。組卷前共召開了七次竣工資料專題會，對歸檔范圍和組卷順序作了明確規定，要求各參建單位上報竣工資料移交計劃；對竣工文件的質量，采取嚴密的審查流程，將竣工資料按單位工程落實到責任人。做到每一份文件在專業管理、資料管理上均有專人負責。規定每一卷竣工資料中均付上“竣工資料預檢/復檢情況表”，各環節審核人員進行確認簽字。將存在的問題及時反饋給施工單位進行整改，以保證竣工資料的準確性、齊全性和完整性。
　　（7）把好整改關。認真對待各種形式的指導、檢查，對其產生的不符合項，不間斷地進行跟蹤管理，要求施工單位自查、復查，落實整改措施，將整改問題解決在組卷之前；本項目共形成不符合項報告十六份，不符合項99條，均已進行了整改閉合。
　�。�8）做好竣工圖的管理。多次向華東設計院發出工程聯系單，對竣工圖的出圖深度、時間以及質量提出明確要求。試運結束后，項目公司和工程公司領導多次和華東院聯系，要求#1機組竣工圖盡快出圖，2011年1月26日工程公司蕪湖項目部總經理親自將設計變更基礎資料送至華東設計院�？⒐�圖到場后要求監理對竣工圖進行了認真審核并按專業出具審核報告。根據監理審核出的竣工圖審查確認單小結，把需整改的詳細資料用快件寄至華東院，要求設計院限期整改，同時檔案管理人員將設計變更復印件插入到相應的竣工圖中。
　　3.竣工驗收備案與檔案管理工作結合
　　工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據，而且工程備案和工程檔案管理的性質和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來，委托各級城建檔案管理機構管理，對深化建設工程管理體制，規范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監督機制是十分必要的。
　　4.成果效益
　　綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設中發揮著重要的作用，也是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，蕪湖發電廠五期工程在建設過程中采取了多種有效的創新管理技術，取得了優異的結果。蕪湖發電廠和工程公司蕪湖項目部遵循工程檔案與工程建設同步、按照竣工檔案“誰形成、誰組卷、嚴把關”的原則，歸檔的文件材料必須達到完整、準確、系統、規范的要求，以保證工程建設、生產、管理和維護的要求。截止目前，項目共形成竣工文件6072卷（正本），其中前期文件571卷、工程管理性文件278卷、施工文件897卷、施工圖1234卷、竣工草圖967卷、竣工圖1008卷、設備檔案979卷、調試文件、試生產及竣工驗收文件76卷、照片43冊（含底片4冊）385張、光盤21冊327張。各類檔案齊全、完整，完全滿足設備安裝、調試和運行維護的需要。

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