做好電力企業辦公室工作的探討

關于做好電力企業辦公室工作的探討

　　【論文關鍵詞】管理科學　方式方法　提高效率

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    【論文摘要】本文以寧夏中衛供電局企業辦公室為例，闡述了堅持企業辦公室工作的原則:“科學、規范、高效”;要多管齊下、綜合管理;按照“高標準、高質量、高效益”的要求，建立健全新的管理工作機制。

    企業辦公室是企業的參謀部、工作督查部、后勤保障部，是企業的“中樞、窗口”。做好企業辦公室工作，對于提高企業工作效率具有重要意義。

    隨著電力體制改革的不斷深化，企業辦公室普遍面臨著人員編制少、管理攤子多、工作壓力大的困難。人人身兼數職，在這種新形勢下，辦公室只有與時俱進，立足于服務、著力于創新，才能有所作為、有所發展。

    一、堅持綜合管理，建立企業管理新機制

    新形勢下，企業辦公室必須堅持“科學、規范、高效”的原則，多管齊下、綜合管理，按照“高標準、高質量、高效益”的要求，建立健全新的管理工作機制。要做好辦公室工作，就要善于觀察、研究辦公室政務、事務、服務工作的普遍性和特殊性，從中找出規律性的東西，并形成相互銜接的制度和體系，使方方面面工作都有章可循、井然有序，步入規范化軌道。構建“工作有標準，過程有監督，結果有考核”的管理機制，充分調動辦公室工作人員的積極性和主動性，是應對當前辦公室工作人員少、任務重的有效方法。堅持從基礎工作入手，建立健全各類管理制度，明確各崗位人員的素質要求、職責范圍、管理標準、主要工作和監督考核指標，將紛繁的辦公室工作納入標準化管理體系當中，開創各項管理工作忙而不亂、有條不紊，各類人員各司其職、各盡其責的良好局面。

    二、加強動態管理，建立科學的督查機制

    要搞好辦公室工作，光有日常制度、事前控制不行，光有總結表彰、事后批評也不行，還要加強動態管理，對每項工作實行全過程監控。嚴格執行資金預算計劃，包括辦公費、差旅費、招待費的計劃控制，這是辦公室管理工作的一項重要內容。為了做好這項工作，在管理辦公室工作實行了嚴格的工作督查機制，加大資金使用過程的動態督查，定期監督費用的使用情況，發現問題及時糾正;同時注意加強項目、資金的優化整合，發揮整體效益，減少非計劃使用資金情況的發生，使各項經費的使用均控制在預算框架內。此外，抓好重要會議精神的貫徹落實，也是企業辦公室督查工作的重要內容。開展督查工作，不僅要落實人員、明確責任，實行全過程動態管理，還要完成由被動接受任務向主動督查的轉變，這樣，才能確保企業各項重點工作落到實處。

    三、加強目標管理.建立激勵約束機制

    辦公室作為企業綜合管理部門，承擔著很大一部分目標管理工作。要實現企業三項責任制考核指標，辦公室必須瞄準目標、分解指標，建立以目標為導向的激勵約束機制。堅持公開、公正的獎勵與考核，既激發了全體員工的工作積極性和主動性，提高了辦公效率，也為員工績效考評工作提供了量化指標，增強了績效考評工作的客觀公正性，促進了部門的團結與和諧。

    四、堅持“謀大抓小”，提高管理效能

    “謀大抓小”，就是精心謀劃大事，嚴格管理小事。“謀大”，就是盡力為企業領導決策提供科學、有力的服務;“抓小”，就是對企業具體的事務管理提供有效服務。二者相輔相成，不可偏股。在企業辦公室工作中，“謀大”應從以下幾方面著手:一是加強與基層各單位的溝通聯系，堅持每月深入基層、班組學習調研一次，全面了解基層情況，準確掌握基層員工關心的熱點、難點問題，及時提出協調解決的預案供領導決策參考。二是主動加強與兄弟單位的橫向聯系，加強各類信息的溝通與交流，為領導決策服務。三是發動辦公室管理人員圍繞企業熱點、難點問題開展專項調查研究，集思廣益，獻計獻策。

    在企業辦公室工作中，“抓小”應從以下幾方面入手:一是抓好公文處理，這是辦公室的“當家活”。要按照公文處理的有關要求，把好公文的“進口”關和“出口”關，嚴格控制發文數量，不斷提高公文質量。二是抓好生產值班管理工作，做到主動、熱情、規范、周到。三是抓好后勤服務保障工作。后勤保障是企業辦公室的一項重要職能，也是辦公室工作的難點。為了提高后勤保障能力，公司從建章立制入手，狠抓了規范化管理。(1)在加大硬件設施投入、改善后勤服務條件的同時，提高服務質量，加強對后勤服務的監督、檢查。(2)結合電力企業生產、經營工作特性，不定期開展問卷調查，多方位了解職工對后勤工作的建議、意見，并將意見及時反饋到相關部門和單位，采取切實有效整改措施，使后勤工作滿足職工生活需要。

    五、增強服務意識，強化創新思維

    企業辦公室的工作往往事關全局，辦公室不做決策但服務決策，各種綜合性、協調性、服務性工作貫穿始終，任務艱巨、責任重大。要徹底改變過去對辦公室工作的片面認識，不能認為只要做好辦公室日常事務就萬事大吉了。辦公室在處理好日常事務的同時，應將更大的精力放到綜合協調、服務決策、服務管理上來，不斷創新服務的內容和方式，提高服務效率;否則，辦公室工作就不能說是全面的、成功的和有效的。做好服務，就是要認真做好為領導決策服務，為基層單位服務，為員工服務。為領導服務，要從三個方面入手:一要全面、準確、及時地掌握企業實際情況，廣泛收集信息，深入調查研究，僧強認識問題的前瞻性、科學性，更好地為領導決策提供有價值的意見、建議。二要堅持從職工中來到職工中去，真實地反映基層情況，基層的合理要求在領導決策中得到充分體現。三要準確領會領導意圖，認真學習有關文件和領導講話精神，不折不扣地完成領導交辦的任務。

    辦公室人員要為基層和員工提供良好的服務，就既要牢固樹立服務意識，注意研究基層和員工的需求，增強服務工作的積極性、主動性，又要改進工作作風，深入基層調查研究，經常主動聽取基層單位的反映，虛心接受他們的批評與建議，不斷改進工作。

    在電力企業辦公室工作，要有與時俱進、開拓創新，敢于突破一些與時代發展不相適應的工作理念、工作模式，努力學習新的科學文化知識，注意吸取和利用基層和群眾創造的新經u、新做法、新技術、新手段，不斷用新的思路、新辦法，解決辦公室工作中遇到的新矛盾、新問題。

    六、注重效率和質盈，不斷提升自身素質

    要提高辦公室工作效率和質量，就需要從以下幾方面努力:一是要倍養扎扎實實的工作作風。一定要養成今日事今日畢，急事急辦、特事特辦的習慣，不管在什么情況下都不能拖拖拉拉。二是要提高工作質量與標準。辦公室工作從內部來說面對的是領導、部門和員工，從外部來說面對的是公司主管部門，其工作和服務質量的好差不僅影響領導、部門、基層工作的運轉，而且影響企業的形象乃至企業整體的正常運轉。因此，我們要努力把辦公室的每項工作做到最快最好。三是要強化內部管理，加強作風建設。辦公室工作十分繁雜、辛苦，也十分敏感，容易讓人誤解。因此，在辦公室工作中要嚴格按各項管理制度、規矩和程序辦事，不能自作主張、自行其事。生活上，辦公室人員要增強廉潔自律意識，樹立正確的榮辱觀，自重、自警、自省、自勵，能抵得住誘惑，經得住考驗。四是要加強學習，提高人員素質。要充分認識學習對做好辦公室工作的極端重要性，引導辦公室系統員工自覺地抓學習，努力把辦公室系統辦成學習型組織，切實提高辦公室人員的綜合素質。

    作為從生產人員到職能部室的主管領導，深刻體會到:企業在發展，新形式下，要做好企業辦公室管理工作，一要加強學習，提高對辦公室工作規律的認識，自覺圍繞企業中心工作努力創新管理機制，二要拓展服務領域，提高服務效率，才能做好辦公室各項工作，為電力企業的生產、經營做貢獻。

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