論會計電算化環境下的會計檔案職能
摘要：文章根據會計環境變化對于會計職能的影響,論了在會計電算化環境下,會計檔案職能的特點、職能的定位與職能的實施;強調在會計電算化環境下,會計檔案的重要職能是實現檔案管理向會計工作過程滲透與后續利用的延伸,成為單位財務部門會計質量控制的關口與財務信息利用的窗口。
關鍵詞：會計環境 會計職能 會計檔案
會計電算化是指電子計算機代替傳統的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預測與決策的過程,是以電子計算機為主的當代電子技術與信息技術應用到會計實務中的簡稱。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進的關系,一方面,會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率;另一方面,會計檔案管理也對電算化環境下的會計提出了新要求,并為會計控制提供了重要的理論依據。本文擬從會計環境變化對會計職能影響的角度,論述會計檔案職能應隨著會計職能重心的變化而相應調整,會計檔案職能的定位應確保會計電算化環境下會計控制職能的需要,檔案的管理應從軟件與硬件兩個方面確保會計檔案職能的實施。
一、會計電算化環境對會計職能的影響
會計工作電算化是伴隨著科學技術進步與管理的要求而發展成為一種實現會計職能的手段,是科技環境與管理環境共同作用于會計工作的結果。在會計電算化環境下,一方面,會計人員的工作環境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉向會計電算化環境下的會計監督。
1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經濟活動的規模與復雜性到了一定程度后,從其他經濟管理活動中分立出來的,形成其自身獨立的專職工作。傳統的人工記賬時期,會計工作的主要任務是進行會計核算, 會計核算的過程包括設置賬戶、復式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內容,其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環境下,會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外,人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成,會計人員所進行的主要是審核與監督工作。顯然,在電算化環境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。
2.拓寬了會計監督職能。人工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上,會計職能主要表現為核算職能,會計監督僅僅體現在核算之中,監督的形式主要是事后監督與被動監督。在會計電算化環境下,一方面,會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來,在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監督的職能;另一方面, 由于會計電算化環境下的預算控制不僅實現了對單位經濟活動的“時時監控”,而且還可以打破時間的跨度,完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作,較好地協助會計人員進行事前預測、事中控制與事后考核等對經濟活動全過程的控制工作,從而大大地拓寬了會計監督職能的空間。
二、會計電算化環境下會計檔案職能的特點
同人工記賬時代的會計檔案相比,會計電算化環境下會計檔案的形成與管理有以下三個方面的特點。
1.內容復雜性與領域拓展性。傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料, 它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據,具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性。實行會計電算化后形成的會計檔案,從實際內容看,一方面保留了傳統意義上具有嚴格規范性、史料性和整體性的會計檔案,另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據,使電算化會計檔案與傳統的會計檔案相比,存儲的范圍和領域明顯擴大。
2.環境依賴性與載體特殊性。傳統的會計檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會計信息,而會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統才可重現,對系統環境具有很強的依賴性。會計檔案的數字化,使會計核算資料的記錄方式發生了突破,改變了信息的介質,提高了會計信息處理的質量和速度,但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質量、存放環境、存貯信息有效期與載體在計算機文件中閱讀器質量好壞等因素的影響。
3.信息共享性與數據易改性。網絡技術的運用,可以提高會計文檔的多方位檢索速度,并能夠實現檔案信息的網上遠距離傳送,有利于會計檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質與光盤中的數據可以很容易被修改,從而導致會計檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會計檔案失去價值。
三、會計電算化環境下會計檔案職能的定位
由于會計電算化環境下會計工作的結果(會計檔案)具有領域的拓寬性、環境的依賴性與數據易改性等特點,會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監督的職能,但在會計工作質量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題,給會計工作提出了新的任務與要求。筆者認為,要解決這一問題,使會計職能適應會計環境對會計工作的要求,就應從調整會計職能入手,將會計職能的行使設置為兩個層次,一是由前臺工作人員行使對經濟活動的核算與監督職能,完成對單位經濟業務的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監督職能,完成對會計信息質量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經濟活動狀況的證據,既是聯系會計工作前臺與后臺的紐帶,也是實現會計質量控制與會計信息利用的主要途徑。因此,同傳統手工記賬時代的檔案管理職能相比較,會計電算化環境下會計檔案的職能主要應突出它的兩大功能。
1.會計質量控制關口的職能。在會計電算化環境下,會計質量控制的重點是建立一種內部制約機制,及時預防“差錯”與“舞弊”行為的發生,會計檔案管理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內的經濟業務記錄與會計工作痕跡,并通過相應的事后監督機制,及時發現并中止上述行為。因此,在會計電算化環境下,會計檔案管理首要職能是實現檔案歸集關口的前移,確保會計檔案資料的真實性,反映經濟業務與會計工作的本來面貌;其次,要將內部會計控制制度與實施結果納入檔案管理的范疇,把事后監督信息定期反饋到會計工作前臺,同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程;第三,要建立會計檔案歸集的審查制度,制訂各種會計信息處理過程的歸檔要求,做到內容完整、手續完備、要求具體、責任明確,使會計檔案的歸集成為單位會計工作質量再完善的過程。
2.會計信息利用窗口的職能。由于計算機中的數據文件是動態的,時刻都在發生變化,因此,會計檔案利用的首要任務是要根據會計工作的特點,在規定的時間段內進行數據備份,并定期將計算機系統中的所有檔案要素復制到磁介質上,與相關的文字材料和電子文檔等一同歸檔, 保證歸檔資料的完整性,為實現檔案數據的綜合查詢與有效利用奠定基礎;其次,要運用相關的統計分析方法,根據單位經濟業務的分類,對會計信息進行加工整理,并通過對會計檔案的編研,以財務年鑒等方式形成有價值的會計信息,防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失;第三,根據工作需要,在有針對性地實現會計檔案信息對外提供與提高會計檔案利用價值的同時,做好會計檔案數據的日常維護工作。
四、會計電算化環境下會計檔案職能的實施
要實現會計電算化環境下會計檔案的各項職能,必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手,才能確保會計檔案職能的實施。
1.強化檔案意識。首先,要克服傳統會計檔案管理過程中的一些錯誤觀念,糾正會計檔案管理過程中的一些錯誤做法。比如:重憑證、賬簿管理,輕輔證材料管理;重紙質實物檔案管理,輕磁性介質檔案管理;重檔案移交后續管理,輕前臺會計工作的檔案管理;重一般檔案的統一管理,輕專門檔案的專門管理。其次,要將先進的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應用于會計檔案的管理實踐,樹立會計檔案管理的時效性意識、完整性意識、過程控制意識、質量保證意識、妥善保管意識與有效利用意識。
2.健全檔案制度。會計檔案管理應從嚴密、有序與規范的要求出發,充分重視制度建設,嚴格按照《會計檔案管理辦法》與會計電算化環境檔案管理的要求,積極推進會計檔案管理的科學化、規范化、制度化與現代化工作。要建立會計檔案入庫前的審查制度,加強前臺會計工作的會計檔案管理,確保人庫會計檔案的質量; 要建立會計檔案查詢、對外借閱、復印等內部控制制度,防止檔案資料的遺失與泄密,確保會計檔案的安全;要加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質會計資料的管理,防止磁性介質檔案信息的失效,確保會計檔案的完整。
3.完善檔案手段。傳統意義上檔案手段主要是指檔案庫房、檔案設施,隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用,出現了許多新型的檔案載體,新型載體與傳統檔案載體在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。以新型檔案載體為對象的會計檔案,將是電算化環境下會計檔案管理的重要形式,它不僅要求有效地保護檔案載體,還要確保檔案信息內容的安全性、真實性與完整性,這就給會計檔案的管理手段與管理環境提出了更高的要求。會計檔案管理部門只有將當代先進的技術設備、技術手段與技術成果引入檔案管理實踐中,才能滿足新型檔案載體管理的要求。
4.培訓檔案人員�，F代化的管理需要現代化的人才、現代科學技術手段與先進科學管理方法的掌握和應用,人是決定因素。由于會計檔案資料內容廣泛,具有專業性、廣泛性與嚴密性的特點,作為一種專門檔案,不能按一般檔案的管理辦法進行管理,而應該按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理,要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學知識,還應具備會計專業知識,能夠熟練使用現代化的管理手段,運用各種管理軟件。而現在大部分檔案管理人員只具備會計或檔案管理單方面的知識,難以勝任現代會計檔案管理工作的需要,培養和引進一批既掌握各種現代技術知識和技能、了解檔案管理知識,又精通會計工作業務,專門從事會計檔案管理的工作人員,才能適應新時期會計檔案管理的要求。
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