論高校科技檔案的知識資源開發
摘要：高校科技檔案知識資源開發是高校科技檔案管理工作的重要內容。高校科技檔案知識資源開發需要更新管理觀念，重組管理流程，建立技術服務平臺，加強人員培訓和優化組織環境。
關鍵詞：科技檔案 知識管理 資源開發
現代高校是知識生產的重要領域，高校科技檔案是高校知識生產的重要表現形態，如何高效運用科技檔案，提升高校知識生產的效率和能力，發揮高校科技檔案資源在知識生產和社會生產中的作用，最大限度地發揮檔案的利用價值將是高校科技檔案管理面臨知識經濟挑戰時的重要課題
一、高校科技檔案與知識資源開發的有效關聯
高校科技檔案是重要的信息資源，是高校成員從事科技活動所形成的真實記錄，它不僅反映科技活動的最終結果，同時還反映科技活動的全過程，是積累經驗、吸取教訓和提高質量的重要文獻，是高校內部最重要的載體之一，具有原始性、權威性、針對性、連續性、科學性和成套性的特點。科學技術是第一生產力，以科學技術為表征的知識已經從經濟發展的促進因素轉變成為與資本、勞動、原材料同等重要的戰略資源要素。因此，根據社會發展的需要，在保證國家科學技術機密安全的前提下，通過各種方式、方法，對高校科技檔案中儲存的科技信息進行發掘、整理、加工，主動提供給需求者利用，實現高校科技檔案資源的高效利用，使其盡快轉化為生產力的知識資源的開發工作成為高校科技檔案管理部門面對知識經濟的重要轉型。
根據知識獲取和傳播的難易程度，知識被劃分為顯性知識和隱性知識，其中顯性知識能夠明確表達，容易實現知識的溝通與共享，顯性知識容易編碼的特征使知識在生產力發展的過程中并不能夠保持持久的競爭優勢，高校科技檔案中的顯性知識包括與科技活動相關的各種法律法規、規章制度、行業標準、業務規范等，以科技檔案管理體系為主體形成的各種理論知識、科研成果、館藏檔案、資料及其加工品檢索工具、編研產品等等，以及檔案館能夠收集到的與科技活動和科技發展有關的其它編碼知識。與顯性知識相對的隱性知識無法成為一個文本，難以用語言清晰表達，它內含于高校從事科技活動的成員和高校科技檔案管理成員的頭腦中，包括各種專業和非專業的知識、技能、入的領導能力、決策能力、管理能力、創新能力等等。傳統的高校科技檔案的管理工作停留在對一定范圍內發生的科技事件進行記載，對科技成員、科技組織發展及狀況進行記錄，缺乏對知識的有效引入、積累、整合、流傳，難以實現高校組織內知識和信息的共享和創新，降低了知識資產在高校科技活動中的地位。因此，高校科技檔案管理需要開發科技檔案中的信息資源，綜合運用高校各種組織高校長期科技活動形成的文化、現代檔案管理的流程、現代檔案管理的技術等手段，通過建立基于組織業務內容和職能的知識挖掘和知識共享體系，以最大化對高校從事科技活動的成員尊重，最大程度地發揮高校在科技活動中形成的知識的價值，促進高校科技活動形成的檔案由潛在生產力向現實生產力的轉化。
二、高校科技檔案知識資源開發的價值分析
現代高校不僅是知識傳播的重要場所，更重要的社會責任是生產社會發展和社會進步所需要的知識，高校科技檔案中的顯性知識和隱性知識包含著許多重要的信息資源，科技檔案信息在科學研究領域通向生產領域的過程中，起著將現有科技成果轉化為經濟效益、轉化為生產力的巨大作用。因此，不僅要將檔案資料收集整理好，而且要將科技檔案中有實用價值的技術信息開發出來，為社會提供利用成為高校科技檔案知識資源開發的重要任務。
(1)提高高校知識生產的效率和水平。現代高校的重要職責是為社會生產社會發展和進步所需要的知識，高校生產的知識積累的記錄的形式是科技檔案。在高校知識生產的第一個流程是對科學研究的課題論證，對研究的科學問題進行可行性論證，論證其理論意義、實用價值和經濟效益。在此過程中研究人員需要綜合以往的科技成果，掌握和了解國內外科技水平、新技術、新工藝、新成果和市場動態，從而確立研究問題可能達到的技術水平、市場目標研究成本和研究成果的類型、數量和質量，科技檔案為制定切實可行的目標提供參考;科學研究的過程是建立在科技檔案的基礎上的，科技檔案為研究人員獲得及時的資料，并通過同步服務，避免了科學共同體內部的重復勞動使科學研究工作成為創造性的勞動提供依據;科技檔案的最終完成是建立在科學問題研究鑒定以后，是科技應用和科技推廣的起點，是聯系潛在生產力和現實生產力之間的橋梁。因此，高校知識生產的環節需要開發科技檔案知識資源，提升知識生產的效率和水平，加快科技檔案在生產力轉化中的作用。
(2)加快高校學習型組織的形成和塑造。知識形成以后的價值不在于知識本身，而在于知識通過不斷運動改變自身和為社會服務的過程，生產知識的組織只有在知識流動的全過程上，不斷擴大和深化與內外部資源環境的交流互動，才能真正提升組織在知識生產和知識創造中的主動地位。高校之所以能夠成為知識生產的重要場所，是因為高校這個知識生產組織能夠通過合理的制度構建適合發揮其成員創造性思維的組織形態，使有機的、扁平的、符合人性的、可持續發展的知識生產組織形成和塑造成為可能和必要。高校內部以知識為基礎的激勵機制包括知識運行機制、知識明晰機制、知識績效機制和知識獎懲機制的創立調動高校內部成員將隱性知識在高校內部共享與轉移;現代科學技術為高校隱性知識的共享與轉移提供技術保障，知識發現、數據挖掘技術、網絡與組織內部網絡技術、知識倉庫、群件技術、知識地圖以及知識供應鏈等代表未來管理發展趨勢的先進技術手段提高高校隱性知識流動的范圍和效率，促進高校隱性知識共享與轉移;而共同的文化背景為學習型組織的形成和塑造提供了內在的驅動力。
(3)提高高校科技競爭力。在科技競爭中，基礎研究和高新技術領域在現代社會科技經費的大力支持下得到了快速發展，一個國家對信息的占有程度以及對信息的開發廣度和深度成為衡量發展潛力的重要標志，基礎研究能力、科技轉化率和科技管理機制三個層次構成了科技競爭力的主要內容。高校是科研活動的主要執行部門，高校科技競爭力直接影響國家科技競爭力的生成和發展，高校科技競爭力是高校利用所掌握的資源產出比對手更多更高水平的科研成果的能力，主要體現為高校及其科研機構的科技總量、科技水平和科技潛力，是高校及其科研機構現有科技資源、科技能力、科技環境、科技潛質的綜合。高校科技競爭力并不僅僅體現在顯性資源，科技檔案知識資源的開發也是高校提升科技競爭力的重要途徑，高校充分開發和利用科技檔案知識資源已成為提升高校科技競爭力的必然趨勢和客觀需求。
三、高校科技檔案知識資源開發的基本途徑
(1)更新高校科技檔案管理觀念。現代信息技術和科技檔案形態數字化的趨勢使高校科技檔案的管理職能發生了變化，科技檔案管理在高校知識生產和知識創新中的基礎性地位日益突出，高校科技檔案知識開發要求重新規劃和完善科技檔案管理。同時，高校科技檔案管理人員由于熟悉科技檔案業務知識，能夠接觸高校內部和外部的科技資源，知識角色的轉化成為高校科技檔案管理人員發展的趨勢，需要從科技檔案實體的保管人員轉變為知識管理者、知識提供者和決策咨詢者，因此，高校科技檔案管理人員需要掌握系統的檔案專業知識，還必須具備一定的現代科技知識和相關學科知識，具備較強的信息捕捉能力，能從紛繁復雜的檔案資料中提煉出有價值的信息，并能及時傳遞于知識生產和知識創新活動中，為高校科研活動服務。
(2)重組高校科技檔案管理流程。高校科技檔案管理流程重組的核心是信息流的重組，現代信息技術背景下的信息流的重組不是對原有科技檔案實體管理方式細枝末節的修補，也不是利用計算機對原有手工管理程序的簡單功能合并，而是在對組織信息流程全盤考慮的基礎上對檔案信息流的重新定位。傳統科技檔案管理注重實體檔案的管理，對數字檔案管理相對滯后，造成了管理資源的浪費;根據信息流進行管理流程重組，高校科技檔案管理的參與者進行信息流程設計的過程中將隱性知識融人流程設計的環節，使隱性知識顯性化，以定義流程中與檔案相關的基本概念，提出科技檔案鑒定、流轉、保存等方面的具體要求，確保了整個流程的科學與高效。同時，信息流程的設計過程是高校內部的知識傳遞、交流和共享的過程：一方面科技檔案流程參與者所蘊藏的隱性知識的得到了顯性化，另一方面通過交流和共享，他人外化的隱性知識、高校內外部的各種顯性知識就內化為個人新的隱性知識，這種知識不斷內化、外化的循環促進了知識創新的實現。
(3)建立高校科技檔案技術服務平臺。信息技術的發展促進高校科技檔案由簡單編研向研發轉變，由傳統的保護技術向信息化管理轉變，由注重基礎理論研究向應用與轉化方面轉變，因此，分散、無序的信息集中和有序化經過篩選、鑒別、歸類和綜合過程更加結構化、綜合化和系統化成為高校科技檔案服務的主要內容，有效的檔案信息檢索系統和檢索手段、必要的網絡系統和搜索引擎技術以及各種知識儲備的專題數據庫群能夠實現知識在高校內部的共享與有效利用。首先要建立交互對話的智能服務系統，包括網上FAQ，網上文獻預約、網上文獻傳遞等各種網上參考咨詢服務，其所用的技術有Web交互技術、BBS網上公告技術、 Mail遠程傳送和瀏覽技術及超文本鏈接等技術。其次，還需建立資源導航系統。包括網絡資源導航、學科資源導航、部門資源導航等，資源導航系統包括一個可將定制范圍內的資源自動采集、智能分類、自動人庫、上網發布、自動控制配備元數據和提供智能檢索的系統軟件。可利用資源導航系統建立適合高校讀者的網絡資源導航庫、重點學科資源導航庫及高校數字資源導航庫。
(4)加強高校科技檔案管理人員培訓。高校科技檔案信息資源的開發是知識密集型的復雜勞動，管理人員需要多元化的知識結構和水平，否則就要影響科技檔案信息資源的有效利用。為此，首先，檔案部門應配備必要的開發人員、信息和外語專業人員，采取其他專業人才和檔案人才并重原則使科技檔案工作人才知識互補，適應信息化人才的需要。其次，要加強在職人員的培訓，使他們盡快熟悉現代化的技術在科技檔案管理工作中的運用，實現高速度、高質量科技檔案信息的收集、開發、傳播工作。
(5)優化高校科技檔案知識資源開發的環境。高校科技檔案知識資源的開發要突破知識孤島現象，優化高校科技檔案知識資源開發的外部環境是必要條件。首先，建立多渠道的科技檔案信息資源開發的投入機制，吸引多層次的開發基金。第二，大力加強開發工作的法律法規建設，落實“依法治檔”，保證開發工作有法可依以及高校外部資源能夠與高校內部資源的融合。第三，建立和完善科技檔案信息資源開發工作的激勵機制，消除開發人員的各種顧慮，健全科技檔案開發人員的組織工作。
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