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論高校科技檔案的知識資源開發(fā)
摘要：高�？萍紮n案知識資源開發(fā)是高校科技檔案管理工作的重要內(nèi)容。高校科技檔案知識資源開發(fā)需要更新管理觀念，重組管理流程，建立技術(shù)服務(wù)平臺，加強(qiáng)人員培訓(xùn)和優(yōu)化組織環(huán)境。
關(guān)鍵詞：科技檔案 知識管理 資源開發(fā)
現(xiàn)代高校是知識生產(chǎn)的重要領(lǐng)域，高�？萍紮n案是高校知識生產(chǎn)的重要表現(xiàn)形態(tài)，如何高效運(yùn)用科技檔案，提升高校知識生產(chǎn)的效率和能力，發(fā)揮高�？萍紮n案資源在知識生產(chǎn)和社會(huì)生產(chǎn)中的作用，最大限度地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值將是高�？萍紮n案管理面臨知識經(jīng)濟(jì)挑戰(zhàn)時(shí)的重要課題
一、高�？萍紮n案與知識資源開發(fā)的有效關(guān)聯(lián)
高�？萍紮n案是重要的信息資源，是高校成員從事科技活動(dòng)所形成的真實(shí)記錄，它不僅反映科技活動(dòng)的最終結(jié)果，同時(shí)還反映科技活動(dòng)的全過程，是積累經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)和提高質(zhì)量的重要文獻(xiàn)，是高校內(nèi)部最重要的載體之一，具有原始性、權(quán)威性、針對性、連續(xù)性、科學(xué)性和成套性的特點(diǎn)。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，以科學(xué)技術(shù)為表征的知識已經(jīng)從經(jīng)濟(jì)發(fā)展的促進(jìn)因素轉(zhuǎn)變成為與資本、勞動(dòng)、原材料同等重要的戰(zhàn)略資源要素。因此，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的需要，在保證國家科學(xué)技術(shù)機(jī)密安全的前提下，通過各種方式、方法，對高�？萍紮n案中儲(chǔ)存的科技信息進(jìn)行發(fā)掘、整理、加工，主動(dòng)提供給需求者利用，實(shí)現(xiàn)高�？萍紮n案資源的高效利用，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的知識資源的開發(fā)工作成為高校科技檔案管理部門面對知識經(jīng)濟(jì)的重要轉(zhuǎn)型。
根據(jù)知識獲取和傳播的難易程度，知識被劃分為顯性知識和隱性知識，其中顯性知識能夠明確表達(dá)，容易實(shí)現(xiàn)知識的溝通與共享，顯性知識容易編碼的特征使知識在生產(chǎn)力發(fā)展的過程中并不能夠保持持久的競爭優(yōu)勢，高校科技檔案中的顯性知識包括與科技活動(dòng)相關(guān)的各種法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范等，以科技檔案管理體系為主體形成的各種理論知識、科研成果、館藏檔案、資料及其加工品檢索工具、編研產(chǎn)品等等，以及檔案館能夠收集到的與科技活動(dòng)和科技發(fā)展有關(guān)的其它編碼知識。與顯性知識相對的隱性知識無法成為一個(gè)文本，難以用語言清晰表達(dá)，它內(nèi)含于高校從事科技活動(dòng)的成員和高�？萍紮n案管理成員的頭腦中，包括各種專業(yè)和非專業(yè)的知識、技能、入的領(lǐng)導(dǎo)能力、決策能力、管理能力、創(chuàng)新能力等等。傳統(tǒng)的高�？萍紮n案的管理工作停留在對一定范圍內(nèi)發(fā)生的科技事件進(jìn)行記載，對科技成員、科技組織發(fā)展及狀況進(jìn)行記錄，缺乏對知識的有效引入、積累、整合、流傳，難以實(shí)現(xiàn)高校組織內(nèi)知識和信息的共享和創(chuàng)新，降低了知識資產(chǎn)在高校科技活動(dòng)中的地位。因此，高�？萍紮n案管理需要開發(fā)科技檔案中的信息資源，綜合運(yùn)用高校各種組織高校長期科技活動(dòng)形成的文化、現(xiàn)代檔案管理的流程、現(xiàn)代檔案管理的技術(shù)等手段，通過建立基于組織業(yè)務(wù)內(nèi)容和職能的知識挖掘和知識共享體系，以最大化對高校從事科技活動(dòng)的成員尊重，最大程度地發(fā)揮高校在科技活動(dòng)中形成的知識的價(jià)值，促進(jìn)高�？萍蓟顒�(dòng)形成的檔案由潛在生產(chǎn)力向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。
二、高�？萍紮n案知識資源開發(fā)的價(jià)值分析
現(xiàn)代高校不僅是知識傳播的重要場所，更重要的社會(huì)責(zé)任是生產(chǎn)社會(huì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步所需要的知識，高校科技檔案中的顯性知識和隱性知識包含著許多重要的信息資源，科技檔案信息在科學(xué)研究領(lǐng)域通向生產(chǎn)領(lǐng)域的過程中，起著將現(xiàn)有科技成果轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益、轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的巨大作用。因此，不僅要將檔案資料收集整理好，而且要將科技檔案中有實(shí)用價(jià)值的技術(shù)信息開發(fā)出來，為社會(huì)提供利用成為高�？萍紮n案知識資源開發(fā)的重要任務(wù)。
(1)提高高校知識生產(chǎn)的效率和水平�，F(xiàn)代高校的重要職責(zé)是為社會(huì)生產(chǎn)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步所需要的知識，高校生產(chǎn)的知識積累的記錄的形式是科技檔案。在高校知識生產(chǎn)的第一個(gè)流程是對科學(xué)研究的課題論證，對研究的科學(xué)問題進(jìn)行可行性論證，論證其理論意義、實(shí)用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。在此過程中研究人員需要綜合以往的科技成果，掌握和了解國內(nèi)外科技水平、新技術(shù)、新工藝、新成果和市場動(dòng)態(tài)，從而確立研究問題可能達(dá)到的技術(shù)水平、市場目標(biāo)研究成本和研究成果的類型、數(shù)量和質(zhì)量，科技檔案為制定切實(shí)可行的目標(biāo)提供參考;科學(xué)研究的過程是建立在科技檔案的基礎(chǔ)上的，科技檔案為研究人員獲得及時(shí)的資料，并通過同步服務(wù)，避免了科學(xué)共同體內(nèi)部的重復(fù)勞動(dòng)使科學(xué)研究工作成為創(chuàng)造性的勞動(dòng)提供依據(jù);科技檔案的最終完成是建立在科學(xué)問題研究鑒定以后，是科技應(yīng)用和科技推廣的起點(diǎn)，是聯(lián)系潛在生產(chǎn)力和現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力之間的橋梁。因此，高校知識生產(chǎn)的環(huán)節(jié)需要開發(fā)科技檔案知識資源，提升知識生產(chǎn)的效率和水平，加快科技檔案在生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化中的作用。
(2)加快高校學(xué)習(xí)型組織的形成和塑造。知識形成以后的價(jià)值不在于知識本身，而在于知識通過不斷運(yùn)動(dòng)改變自身和為社會(huì)服務(wù)的過程，生產(chǎn)知識的組織只有在知識流動(dòng)的全過程上，不斷擴(kuò)大和深化與內(nèi)外部資源環(huán)境的交流互動(dòng)，才能真正提升組織在知識生產(chǎn)和知識創(chuàng)造中的主動(dòng)地位。高校之所以能夠成為知識生產(chǎn)的重要場所，是因?yàn)楦咝＿@個(gè)知識生產(chǎn)組織能夠通過合理的制度構(gòu)建適合發(fā)揮其成員創(chuàng)造性思維的組織形態(tài)，使有機(jī)的、扁平的、符合人性的、可持續(xù)發(fā)展的知識生產(chǎn)組織形成和塑造成為可能和必要。高校內(nèi)部以知識為基礎(chǔ)的激勵(lì)機(jī)制包括知識運(yùn)行機(jī)制、知識明晰機(jī)制、知識績效機(jī)制和知識獎(jiǎng)懲機(jī)制的創(chuàng)立調(diào)動(dòng)高校內(nèi)部成員將隱性知識在高校內(nèi)部共享與轉(zhuǎn)移;現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為高校隱性知識的共享與轉(zhuǎn)移提供技術(shù)保障，知識發(fā)現(xiàn)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、知識倉庫、群件技術(shù)、知識地圖以及知識供應(yīng)鏈等代表未來管理發(fā)展趨勢的先進(jìn)技術(shù)手段提高高校隱性知識流動(dòng)的范圍和效率，促進(jìn)高校隱性知識共享與轉(zhuǎn)移;而共同的文化背景為學(xué)習(xí)型組織的形成和塑造提供了內(nèi)在的驅(qū)動(dòng)力。
(3)提高高�？萍几偁幜�。在科技競爭中，基礎(chǔ)研究和高新技術(shù)領(lǐng)域在現(xiàn)代社會(huì)科技經(jīng)費(fèi)的大力支持下得到了快速發(fā)展，一個(gè)國家對信息的占有程度以及對信息的開發(fā)廣度和深度成為衡量發(fā)展?jié)摿Φ闹匾獦?biāo)志，基礎(chǔ)研究能力、科技轉(zhuǎn)化率和科技管理機(jī)制三個(gè)層次構(gòu)成了科技競爭力的主要內(nèi)容。高校是科研活動(dòng)的主要執(zhí)行部門，高校科技競爭力直接影響國家科技競爭力的生成和發(fā)展，高校科技競爭力是高校利用所掌握的資源產(chǎn)出比對手更多更高水平的科研成果的能力，主要體現(xiàn)為高校及其科研機(jī)構(gòu)的科技總量、科技水平和科技潛力，是高校及其科研機(jī)構(gòu)現(xiàn)有科技資源、科技能力、科技環(huán)境、科技潛質(zhì)的綜合。高�？萍几偁幜Σ⒉粌H僅體現(xiàn)在顯性資源，科技檔案知識資源的開發(fā)也是高校提升科技競爭力的重要途徑，高校充分開發(fā)和利用科技檔案知識資源已成為提升高�？萍几偁幜Φ谋厝悔厔莺涂陀^需求。
三、高校科技檔案知識資源開發(fā)的基本途徑
(1)更新高�？萍紮n案管理觀念�，F(xiàn)代信息技術(shù)和科技檔案形態(tài)數(shù)字化的趨勢使高�？萍紮n案的管理職能發(fā)生了變化，科技檔案管理在高校知識生產(chǎn)和知識創(chuàng)新中的基礎(chǔ)性地位日益突出，高�？萍紮n案知識開發(fā)要求重新規(guī)劃和完善科技檔案管理。同時(shí)，高�？萍紮n案管理人員由于熟悉科技檔案業(yè)務(wù)知識，能夠接觸高校內(nèi)部和外部的科技資源，知識角色的轉(zhuǎn)化成為高�？萍紮n案管理人員發(fā)展的趨勢，需要從科技檔案實(shí)體的保管人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R管理者、知識提供者和決策咨詢者，因此，高校科技檔案管理人員需要掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，還必須具備一定的現(xiàn)代科技知識和相關(guān)學(xué)科知識，具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，能從紛繁復(fù)雜的檔案資料中提煉出有價(jià)值的信息，并能及時(shí)傳遞于知識生產(chǎn)和知識創(chuàng)新活動(dòng)中，為高�？蒲谢顒�(dòng)服務(wù)。
(2)重組高�？萍紮n案管理流程。高�？萍紮n案管理流程重組的核心是信息流的重組，現(xiàn)代信息技術(shù)背景下的信息流的重組不是對原有科技檔案實(shí)體管理方式細(xì)枝末節(jié)的修補(bǔ)，也不是利用計(jì)算機(jī)對原有手工管理程序的簡單功能合并，而是在對組織信息流程全盤考慮的基礎(chǔ)上對檔案信息流的重新定位。傳統(tǒng)科技檔案管理注重實(shí)體檔案的管理，對數(shù)字檔案管理相對滯后，造成了管理資源的浪費(fèi);根據(jù)信息流進(jìn)行管理流程重組，高�？萍紮n案管理的參與者進(jìn)行信息流程設(shè)計(jì)的過程中將隱性知識融人流程設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)，使隱性知識顯性化，以定義流程中與檔案相關(guān)的基本概念，提出科技檔案鑒定、流轉(zhuǎn)、保存等方面的具體要求，確保了整個(gè)流程的科學(xué)與高效。同時(shí)，信息流程的設(shè)計(jì)過程是高校內(nèi)部的知識傳遞、交流和共享的過程：一方面科技檔案流程參與者所蘊(yùn)藏的隱性知識的得到了顯性化，另一方面通過交流和共享，他人外化的隱性知識、高校內(nèi)外部的各種顯性知識就內(nèi)化為個(gè)人新的隱性知識，這種知識不斷內(nèi)化、外化的循環(huán)促進(jìn)了知識創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)。
(3)建立高�？萍紮n案技術(shù)服務(wù)平臺。信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)高�？萍紮n案由簡單編研向研發(fā)轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的保護(hù)技術(shù)向信息化管理轉(zhuǎn)變，由注重基礎(chǔ)理論研究向應(yīng)用與轉(zhuǎn)化方面轉(zhuǎn)變，因此，分散、無序的信息集中和有序化經(jīng)過篩選、鑒別、歸類和綜合過程更加結(jié)構(gòu)化、綜合化和系統(tǒng)化成為高�？萍紮n案服務(wù)的主要內(nèi)容，有效的檔案信息檢索系統(tǒng)和檢索手段、必要的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和搜索引擎技術(shù)以及各種知識儲(chǔ)備的專題數(shù)據(jù)庫群能夠?qū)崿F(xiàn)知識在高校內(nèi)部的共享與有效利用。首先要建立交互對話的智能服務(wù)系統(tǒng)，包括網(wǎng)上FAQ，網(wǎng)上文獻(xiàn)預(yù)約、網(wǎng)上文獻(xiàn)傳遞等各種網(wǎng)上參考咨詢服務(wù)，其所用的技術(shù)有Web交互技術(shù)、BBS網(wǎng)上公告技術(shù)、 Mail遠(yuǎn)程傳送和瀏覽技術(shù)及超文本鏈接等技術(shù)。其次，還需建立資源導(dǎo)航系統(tǒng)。包括網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航、學(xué)科資源導(dǎo)航、部門資源導(dǎo)航等，資源導(dǎo)航系統(tǒng)包括一個(gè)可將定制范圍內(nèi)的資源自動(dòng)采集、智能分類、自動(dòng)人庫、上網(wǎng)發(fā)布、自動(dòng)控制配備元數(shù)據(jù)和提供智能檢索的系統(tǒng)軟件。可利用資源導(dǎo)航系統(tǒng)建立適合高校讀者的網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航庫、重點(diǎn)學(xué)科資源導(dǎo)航庫及高校數(shù)字資源導(dǎo)航庫。
(4)加強(qiáng)高�？萍紮n案管理人員培訓(xùn)。高�？萍紮n案信息資源的開發(fā)是知識密集型的復(fù)雜勞動(dòng)，管理人員需要多元化的知識結(jié)構(gòu)和水平，否則就要影響科技檔案信息資源的有效利用。為此，首先，檔案部門應(yīng)配備必要的開發(fā)人員、信息和外語專業(yè)人員，采取其他專業(yè)人才和檔案人才并重原則使科技檔案工作人才知識互補(bǔ)，適應(yīng)信息化人才的需要。其次，要加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化的技術(shù)在科技檔案管理工作中的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)高速度、高質(zhì)量科技檔案信息的收集、開發(fā)、傳播工作。
(5)優(yōu)化高校科技檔案知識資源開發(fā)的環(huán)境。高�？萍紮n案知識資源的開發(fā)要突破知識孤島現(xiàn)象，優(yōu)化高�？萍紮n案知識資源開發(fā)的外部環(huán)境是必要條件。首先，建立多渠道的科技檔案信息資源開發(fā)的投入機(jī)制，吸引多層次的開發(fā)基金。第二，大力加強(qiáng)開發(fā)工作的法律法規(guī)建設(shè)，落實(shí)“依法治檔”，保證開發(fā)工作有法可依以及高校外部資源能夠與高校內(nèi)部資源的融合。第三，建立和完善科技檔案信息資源開發(fā)工作的激勵(lì)機(jī)制，消除開發(fā)人員的各種顧慮，健全科技檔案開發(fā)人員的組織工作。
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