英語邀請函與答復函

英語邀請函與答復函

　　簡潔明了是邀請函的特點之一。在不斷進步的時代，需要使用邀請函的場合越來越多，那么寫邀請函真的很難嗎？下面是小編幫大家整理的英語邀請函與答復函，希望對大家有所幫助。

　　一、寫邀請函范例

　　Dear Mr. / Ms,

　　We should like to invite your Corporation to attend the 2000 International Fair which will be held from August 29 to September 4 at the above address. Full details on the Fair will be sent in a week.

　　We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.

　　Yours faithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　在上述地址，我們想請貴公司參加于八月二十九日到九月四日舉辦的2000國際商品交易會，關于交易會的詳情我們一周內將寄給你。希望不久能收到你的來信，并能來參加。

　　您誠摯的

　　二、對邀請函肯定答復的范例

　　Dear Mr. / Ms,

　　Thank you for your letter of June 28 inviting our corporation to participate in the 2000 International Fair. We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.

　　Mr. Li will be in your city from July 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.

　　Yours faithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　感謝六月二十八日來信邀請我們公司參加2000國際商品交易會。我們樂于參加并計劃展示我們前幾年生產的電子設備。李先生將于七月二日至七日去你市做具體安排，非常感謝你的協助。

　　你誠摯的

　　三、對邀請函否定的答復范例

　　Dear Mr. / Ms,

　　Thank you very much for your invitation to attend the 2000 International Fair. As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.

　　We hope to see you on some future occasion.

　　Yours faithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　非常感謝您邀請我們參加2000國際商品交易會。由于我們將于同一時間到你市新開一家維修店，非常抱歉我們不能前去。

　　希望以后在某些場合見到您。

　　您誠摯的XX

　　英語正式邀請函的格式:

　　邀請函的格式主要有四個部分，分別是標題、稱謂、正文、落款。

　　一、標題

　　由活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標語。如“XX公司年終客戶答謝會邀請函”�；顒又黝}標語可以體現舉辦方特有的企業文化特色。

　　二、稱謂

　　邀請函的稱謂使用“統稱”，并在統稱前加敬語。如 ，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×總經理(局長)”。

　　三、正文

　　邀請函的正文是指商務禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦活動的緣由、目的、事項及要求，寫明活動的日程安排、時間、地點，并對被邀請方發出得體、誠摯的邀請。正文結尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

　　四、落款

　　落款要寫明禮儀活動主辦單位的全稱和成文日期。

　　注意問題:

　　一、被邀請者的姓名應寫全，不應寫綽號或別名。

　　二、在兩個姓名之間應該寫上"暨"或"和"，不用頓號或逗號。

　　三、應寫明舉辦活動的具體日期(幾月幾日，星期幾)。

　　四、寫明舉辦活動的地點。

　　英文回復函格式及范文

　　一) 郵件主題

　　與公司內部同事溝通的郵件格式為： 部門-發件人姓名-事件-日期

　　與其他公司工作上的溝通郵件格式為： 公司名稱-事件-日期

　　(二) 郵件內容

　　郵件正文由以下幾個部分組成：稱呼、正文、結束語、附件、署名。

　　1、稱呼

　　稱呼是寫信人對收件人的稱呼用語。 第一行頂格書寫，使用姓氏+職位為稱呼，稱呼后用逗號間隔敬語。

　　例如： 徐總，您好： ;

　　如果為群發收件人可直接稱呼為 Dear all

　　注：在進行郵件回復時，若未將發件人加入通訊錄通常會出現對方郵箱名作為郵件的稱呼，為避免此情況可先將收件人地址添加至通訊錄并標注，也利于今后的溝通與聯系。

　　2、正文

　　位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。每段文字第一行的第一個文字向右縮兩個漢字，每段第二行從左面頂格寫起。

　　正文內容以列表的形式概述工作匯報的內容， 默認文字格式。 每項內容后換行空兩格的書寫。

　　對于工作匯報類郵件

　　首先、表明工作是否完成，已完成的簡單描述完成情況。

　　其次、未完成的描述執行進度，未執行的描述為何未執行，需要特定人配合執行的需使用紅色字體加粗等重點標注的形式書寫。

　　對于數據匯報類郵件

　　首先、簡述數據的內容并輔以簡要的分析。

　　其次、針對數據異常的部分，需使用紅色字體加粗等重點標注的形式書寫。

　　3、結束語

　　結束語在正文之后，空一行另起一段書寫，以表尊重。

　　4、附件

　　信件如果有附件，可在郵件內容書寫完畢后空一行注明，以注字加冒號起“附件一、附件二……”依序列出附件內容，并在文字底下加橫線，以引起收信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內容。 附件文件名的格式統一為：

　　日期-姓名-附件內容

　　5、署名

　　郵件的結尾空一行頂格標注發件姓名，換行頂格再標注發件日期。

　　注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內容的，也應根據附件內容簡述匯報的內容，對于需要特定人員配合執行或數據異常的文字描述采用加粗標紅的格式。

　　(三) 郵件地址欄

　　收件人：郵件的接收人，并對該郵件做回復、指示。

　　抄送：將郵件同時發送給收件人以外的人，用戶所寫的郵件抄送一份給別人，收到的人可回(郵件)可不回(郵件)。

　　注：正確理解并填寫收件人和抄送的郵件地址有助于郵件接收者明確需要各自的職責。

　　(四) 郵件統一格式

　　字體：除特殊標注需著重注意的文字內容外(可加粗、字體顏色彩紅色)， 郵件內容字體統一為：宋體 9號字(不同郵箱工具對字體大小的定義不同，應用常規正文字體大小均可)，顏色為黑色 。

　　開頭語和正文之間，按段分隔。分隔距離為一行。

　　回復時收件人只填發郵件的人，其他均為抄送。

　　附件文件名的格式統一為：日期-姓名-附件內容

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