解析商務會面中用英語“面對面”如何溝通

解析商務會面中用英語“面對面”如何溝通

作為商務英語溝通的重要組成部分之一——成功面對面溝通(Face-to-Face Communication)毫無疑問是最為直接、快捷的。然而，事實上，如何成功地與英美商業人士面對面溝通，對許多國內商務人員來講仍是一大挑戰。即便是英文口語流利者，由于缺乏必要的溝通技巧，抑或不了解相關的背景知識，也會常常導致溝通的失敗。筆者根據多年與英美商業人士打交道的經驗以及多年的理論研究，通過本文向讀者介紹了商務會面的具體過程，并分析了其中所涉及的功能句型、身體語言、文化差異以及其他注意事項。

溝通過程(Communication Process)

一些商業人士在與外籍生意伙伴打交道時由于不熟悉溝通的具體過程再加上英語語言能力又欠缺，見面后往往會不知所措、語無倫次，結果雙方都很尷尬，這樣顯然不利于商務合作。以下將一次完整的初次商務會面分解成八個部分，具體如下表：

Opening 1. 打招呼(Greeting)
2. 介紹(Introduction)
3. 寒暄(Small talk)
Body 4. 進入正題(Getting down to business)
5. 業務洽談(Business talks)
6. 結束正題談話前過渡(Pre-closing the conversation)
Closing 7. 結束談話(Closing the conversation)
8. 再見(Farewell)

以上八個構成部分是按照初次商務會面來分解的，若是相互熟悉的商業人士之間則可以省去以上第二步的介紹，其他過程都基本相同。

常見功能句型(Practical Expressions)

了解商務會面的各個構成步驟之后，下一步商務溝通者應當熟悉并且盡量做到熟練掌握每個步驟相對應的基本功能句型。下面以對話的形式分別列舉功能句型并作簡要介紹。

1. 打招呼(Greeting)

打招呼的英語表達很多，可分為正式與非正式用語，商務會面應當使用較為正式的打招呼用語，常見表達如下：

A: Nice/glad/pleased to meet you. B: Nice/glad/pleased to meet you too.

若是會面的雙方已相互熟悉，則可用以下表達：

A: Good afternoon/morning! B: Good afternoon/morning!
A: How are you (doing)?  B: I’m very well. And you?
A: How is everything? B: Not bad. What about you?
A: How are things? /How is it going? B: Everything is fine. How about you?

2. 介紹(Introduction)

介紹分自我介紹和介紹別人，常見句型如下：

A: I’d like to introduce myself. My name is Jay. B: Nice to meet you. I’m Tom.
A: Let me introduce myself. My name is Peter. B: Pleased to meet you. My name is Jenny.
A: May I introduce you to our manager, Mr. Lee? B: Yes, please. Pleased to meet you, Mr. Lee.
A: I’d like you to meet Jane Brown, our department/line manager. B: Nice to meet you, Mr. Brown. My name is Tom Jackson.

3. 寒暄(Small talk)

寒暄雖然不屬于業務洽談內容，但它卻是商務溝通重要構成部分。和英美人士寒暄時要了解他們的寒暄習慣以及話題，應盡量避免涉及個人隱私的話題。以下是一組適當的寒暄話題及相關表達。若交談雙方已非常熟悉，這一過程也可能會省略或相對縮短。

4. 進入正題(Getting down to business)

寒暄過后可以利用以下句型自然過渡到業務洽談：

A: Let’s get started.  B: Yes, I’m looking forward to it.
A: Let’s get down to business.  B: OK.
A: Shall we get down to business?  B: Yes, please.

5. 業務洽談(Business talks)

順利的寒暄之后，交談雙方會感動自然、放松，這對下一個溝通過程(即交談的目的：業務洽談)非常有利。事實上，許多商業人士認為商務溝通的難點在于業務洽談前后的一些步驟，尤其是寒暄這部分。成功的寒暄往往會帶來令人愉悅的業務洽談氛圍。業務洽談的具體過程涉及各種功能句型，在此就不一一列舉。應當強調的一點是，會面的目的在于溝通，因此，我們在用英語和外籍商業人士溝通時不要因為害怕犯語法錯誤而不敢表達。

6. 結束談話前過渡(Pre-closing the conversation)

我們知道寫作要注意行文的銜接與連貫，口頭表達也應過渡自然。在結束談話之前，交談雙方可以使用以下表達順利過渡到會談的結尾：

A: I think we have covered every point. B: I think so.
A: I think that covers everything. B: Yes, I agree.
A: OK. Shall we go over what we’ve talked about today? B: Yes, please.

7. 結束談話(Closing the conversation)

結束業務洽談后，東道主一般要感謝來訪者并表達將來再次見面或聯系的愿望，常見的表達如下：

感謝(Thanking)

A: Thank you for your help. B: I’m glad I could help.
A: I really appreciate your time. B: It’s my pleasure. 
A: Thank you for your cooperation. B: You’re welcome.

展望未來(Looking forward)

A: I look forward to seeing you again.  B: Me, too.
A: Have a good weekend/journey/holiday.  B: You, too.

8. 再見(Farewell)

表達再見概念的用語較多，常見商務場合的表達如下：

A: Nice meeting you. Goodbye. B: Nice talking to you too. Bye.
A: Speak to you soon. B: Me, too.
A: Take care. B: Cheers. (British way).

身體語言(Body Language)

本文第二和第三部分探討的都是言語溝通(Verbal Communication)，事實上，除了言語溝通，溝通還包括非言語溝通(Non-Verbal Communication)，而后者主要是指由身體語言(Body Language)。Language)。在面對面溝通過程中，非言語溝通同樣也很重要，不恰當的肢體語言，可能會帶來適得其反的暗示。成功的商務英語會面不僅要求會談者擁有熟練英語語言技能，同時也要求會談者展示恰當的身體語言。身體語言涉及的內容廣泛，語言學家Don Gabor在她的一本題為How to Start a Conversation and Make Friends的書里歸納了六個字母(S-O-F-T-E-N)體態語言技巧。六個字母分別代表：Ｓ＝Soften；Ｏ＝Open Posture；Ｆ＝Forward Lean；Ｔ＝Touch；Ｅ＝Eye-Contact；Ｎ＝Nod，以下筆者將根據她的觀點來介紹一下商務會面中如何表現得舉止得體。

1. 微笑(Smile)：微笑是友好、愿意和別人交談的表示。當你笑臉迎接對方時，通常對方也會報以微笑。當你笑臉熱情問候對方時，你會發現對方的態度也會很友好。

2. 開放式姿勢(Open Posture)：開放式站立姿勢是一種歡迎別人和你交談的姿態。具體而言，你的手不要托著下巴或遮住嘴巴，雙臂不要在胸前交叉，要自然擺放，和對方的距離適中，眼睛看著對方。這樣的姿勢和神態清楚地向對方表示：你樂意和對方交談。

3. 身體前傾(Forward Lean)：和對方講話時，身體要稍微前傾，尤其是坐下的時候。這表示你對對方的講話有興趣，說明你在專心聽對方講話。

4. 握手(Touch)：和對方見面時候，表示友好的最普通的方式就是熱情而較有力的握手。它不僅象征著友好，而且可以帶來和諧平等的氛圍。相對中國人而言，英美人士握手時間稍短，但較有力度。在他們看來，過于松弛的握手會有不夠真誠的感覺。此外，他們不僅在見面時握手，而且在講話結束時也要握手告別。

5. 視線交流(Eye-Contact)：眼睛是傳遞非言語信息的最有效渠道。聽對方講話時，你的眼睛自然大方地看著他/她，表示你對講話的內容感興趣。相對中國人而言，英美人士視線接觸的時間較長。在英美文化里，若是溝通雙方缺乏足夠的視線接觸，不僅會使大家感到尷尬，而且還可能表示各自都有所隱瞞。

6. 點頭(Nod)：和對方交談時，人們經常用點頭表示贊同或自己在認真聽。在商務場合里，這一身體語言就更加重要。

溝通中的文化障礙(Inter-Cultural Barriers)

沒有脫離語言的文化，沒有不含文化的語言，而文化差異常常導致溝通障礙。因此，成功的商務溝通需要商業人士跨越文化差異所導致的障礙，面對面溝通表現尤為明顯以下列舉一些面對面溝通所涉及的中西常見文化差異：

1. 稱呼(Addressing)：在中國企業內部，下級一般用頭銜加上姓稱呼上級，如：李經理，張主任，如果直譯成英文Manager Li、Director Zhang則不符合英文的表達習慣，英文中的相應表達應該是：Mr. Li、Mr. Zhang。

2. 打招呼(Greeting)：中國人之間見面打招呼習慣問：“吃過了嗎？去哪？忙什么？”若以同樣問題和英美人打招呼(Have you eaten? Where are you going? What are you busy with?)，不僅不符合他們的文化習慣，可能還會因為這些涉及他們的隱私而冒犯他們。

3. 恭維和謙虛(Compliments and Modesty)：謙虛是中國人的美德，尤其在受到恭維時他們更是要謙虛一番。然而，和西方人打交道時，謙虛不僅不會帶來贊譽，反而可能會導致誤解。

4. 中國人的客氣往往也會讓西方人迷惑不解。中國人在接受禮物之前往往會客氣一番，通常會說“不(No)”，在對方再三堅持下才會接受。西方人表達意愿時一般更直截了當，想要就說“Yes”，否則才說“No”。了解這一差異可以避免產生不必要的誤解和尷尬。

5. 多說“Thank You！”和“Sorry”：集體主義(Collectivism)是中國傳統文化的重要特征，具體而言體現在許多方面，如：吃飯時共一盤菜、喝酒時勸酒，也沒有西方人那種強烈的隱私觀念，在這一文化氛圍里，人們在獲得幫助時(尤其是從好朋友或家人那里)，往往不大提“謝謝”這兩個字；同時在給對方帶來不便時往往也不太會去道歉。而在以個體主義為導向(Individualism-Oriented)西方文化里，人們在接受到一丁點幫助 (即使是家人之間)時都會說謝謝；在給他人造成一點點麻煩或不便時都會說對不起。“謝謝”和“對不起”可以說一天到晚都掛在他們的嘴邊。了解這一差異對跨文化商務溝通尤其重要，否則，在西方人眼里不太習慣說“Thank You！”、“Sorry！”的中國商務人士會顯得不夠禮貌。

誠然，面對面與外商進行自然和諧的溝通非一日之功，但只要了解面對面溝通所具備的特點，所需要的技能，并熟知其中的文化差異，成功溝通指日可待！

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