檔案日宣傳資料

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　　檔案的最新定義是：“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息�！�

　　1、檔案是直接形成的歷史紀錄�！爸苯有纬伞闭f明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于圖書情報資料和文物。

　　2、檔案的形成者。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。

　　3、檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經辦理完畢的文件;其次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分;最后是系統性批判，檔案是把分散狀態的文件按一定邏輯規律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿;文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華;文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。

　　4、檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、制作手段、表現方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等;從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等;從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。

　　5、檔案的本質屬性。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

　　看了官方定義，總結起來就是： 原始性是檔案的本質屬性。檔案是形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物，就是說檔案是歷史的原始記錄，這決定了檔案和普通圖書、資料的本質區別，判斷一份材料是不是檔案關鍵要看它是不是具有原始性。這點很重要，沒有這點就是廢紙 就是垃圾 放把火燒了

　　檔案的作用

　　概括地講，檔案的作用有兩個方面，一是憑證作用;二是參考作用。

　　對于一個具體單位或個人，檔案的作用體現在以下方面：

　　1、檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映。

　　2、檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。

　　3、檔案是一個單位規范管理的基礎。

　　4、檔案我們積累和傳播知識重要載體。

　　5、檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對于企業建立企業文化有不可替代的作用。

　　6、檔案是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展最有力的工具。

　　最后，檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

　　正因為有用，才需要保存、才需要保管，才有今天的數字化。

　　說到作用，我想補充一點，就是作用是相對的，比如房產檔案 對房產交易人、相關人可能很有用，但對其他人可能就一點用的沒有。需要的時候可能有用 沒用的時候就嫌它占地方，是垃圾。但因為檔案的保管期限比較久，今天可能沒有 明天可能就很有用，所以對于檔案的作用，一定要考慮相對全面。

　　檔案的種類

　　根據檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

　　另外對于一些專業性、業務性較強的業務，也可以建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等等。

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