檔案借閱制度

2017年檔案借閱制度

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　　一、借閱檔案須按檔案使用的權限借閱，并嚴格遵守保密制度。

　　二、借閱檔案時必須遵守檔案借閱制度，嚴格履行借閱登記手續，由借閱者和檔案人員認真填寫借閱單。

　　三、檔案人員應盡量提高檢索檔案的查全率、查準率及檢索、調閱檔案的工作效率。

　　四、檔案人員應主動熱情接待借閱者，認真檢索檔案信息或為借閱者提供查找檔案的線索，對每一位借閱者和每一卷調閱的檔案負責。查閱檔案過程中不得擅自離開，并為借閱者提供電話查詢和復印服務。

　　五、對借閱出庫的檔案，檔案人員應嚴格履行交接和簽字手續，借閱者和經辦者當面仔細核對檔案的卷號、數量和卷內文件，如有問題應在借閱單上注明。

　　六、借出檔案的期限一般不超過七天，如不能按期歸還，應辦理續借手續，檔案人員應及時催還過期檔案。

　　七、檔案歸還時檔案人員應與借閱者當面認真核對所還檔案的卷號、數量和卷內文件，查看文件中有無破損、丟頁等情況，并注意收集、積累利用效果實例。

　　八、借閱者在調離工作崗位時，須將所借檔案、資料全部歸還，由檔案部門確認無誤后，在人事調出會簽單上簽字或簽章。

　　九、外單位利用項目的檔案資料時，只能在檔案保管室內查閱，不得外借。如必須借出，需經主管領導人批準方可外借。

　　十、檔案管理人員借閱檔案，也必須嚴格履行檔案借閱制度，認真辦理有關手續。

　　十一、檔案人員應忠于職守，加強保護檔案的防范意識，防止人為丟失、破壞檔案的情況發生。

　　十二、未能及時查閱的檔案、當天未閱完的檔案必須入柜、入庫保管。

　　十三、借閱的檔案必須保持案卷的完整與安全，不得損毀、丟失、拆卷、抽換及任意涂改、批注、勾劃及轉借、攜帶至公共場所。

　　附：

　　(一)文書檔案的借閱

　　1.文書檔案借閱應嚴格執行檔案借閱制度，借閱本部門形成的檔案無須批準;

　　2.借閱其他部門形成的檔案須經相關部門領導批準;

　　3.外單位借閱本單位的檔案須按審批權限向本單位分管領導報批;

　　4.黨委會以及項目領導層的會議記錄只限形成部門借閱;

　　5.無特殊需要文書檔案不借出原件。

　　(二)科技檔案(基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案等)的借閱

　　1.借閱科技檔案時，應嚴格執行科技檔案借閱制度。各部門原則上只能借閱本部門形成的科技檔案，借閱其他部門形成的科技檔案，須經該部門領導批準;

　　2.外單位借閱本單位科技檔案時，應持有單位介紹信和個人證件，經綜合管理部部長和單位領導批準后方可借閱;

　　3.借閱具有知識產權和商業秘密的科技檔案，須經獲得專利單位和專利權人批準;

　　4.借閱房地產檔案的原始房產證時，須經房產部門同意和單位領導批準;

　　5.歸檔的圖紙，不準借出檔案室。

　　(三)會計檔案的借閱

　　1.建立健全會計檔案借閱、復制登記制度。會計檔案除項目財務部門有權查閱外，其他部門查閱須經財務部門領導同意;

　　2.外單位查閱須持介紹信，并經財務部門負責人或財務工作主管領導批準后，方可在財務人員的帶領下查閱;

　　3.會計檔案原則上不得借出，如有特殊需要借出，須經財務工作主管領導批準，并限期歸還;

　　4.查閱或復制會計檔案的人員，不得在會計檔案上做任何記錄、符號和標記，更不準涂畫、拆封、抽換或涂改。

　　(四)聲像檔案(照片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片、電影膠片、微機軟盤、航測底片、唱片、幻燈片、光盤等)的借閱

　　應嚴格履行聲像檔案的借閱制度，重要的聲像檔案，特別是原版、原件一般不外借。如有特殊需要，須經有關部門和分管領導批準。對利用頻繁的錄音、錄像帶等聲像制品，應提供復制件，盡量延長原件使用壽命。

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