會計檔案管理制度(匯編5篇)
在社會發展不斷提速的今天，人們運用到制度的場合不斷增多，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編收集整理的會計檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
會計檔案管理制度 篇1
一、總則
為規范公司會計檔案的管理，確保會計檔案的安全、完整與有效利用，根據《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規，結合公司實際情況，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司所有部門及分支機構在會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計檔案的管理。
三、會計檔案的`定義與分類
1. 定義：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。
2. 分類：
會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。
會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等。
財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告等。
其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。
四、會計檔案的歸檔與整理
1. 歸檔時間：會計檔案應在會計年度終了后，由會計部門按照歸檔要求整理立卷，編制會計檔案保管清冊。
2. 整理要求：會計檔案應分類清晰、裝訂成冊、封面書寫規范、編號連續。
3. 移交手續：會計檔案在歸檔前，應由會計部門負責人審核確認，并辦理移交手續，移交至公司檔案管理部門或指定專人保管。
五、會計檔案的保管
1. 保管地點：會計檔案應存放在專用檔案室或保險柜中，確保防火、防盜、防潮、防蛀、防霉變。
2. 保管期限：根據《會計檔案管理辦法》規定，各類會計檔案的保管期限有所不同，具體期限由公司根據實際情況確定并執行。
3. 定期檢查：檔案管理部門應定期對會計檔案進行檢查，確保檔案的完整與安全。
六、會計檔案的借閱與利用
1. 借閱手續：因工作需要借閱會計檔案的，應填寫借閱申請單，經相關部門負責人批準后方可借閱。借閱期間應妥善保管，不得涂改、毀損、丟失或擅自復制。
2. 利用原則：會計檔案的利用應遵循保密性原則，確保會計信息的安全與完整。
七、會計檔案的銷毀
1. 銷毀程序：會計檔案保管期滿需銷毀的，應編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。銷毀清冊應由檔案管理部門、會計部門共同派員監銷。
2. 審批權限：會計檔案銷毀前，應報經公司負責人批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止。
八、附則
1. 本制度由公司財務部門負責解釋和修訂。
2. 本制度自發布之日起實施，原有相關規定與本制度不符的，以本制度為準。
會計檔案管理制度 篇2
第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，制定本制度。
第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本制度。
第三條 本制度所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。
縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作，并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。
第五條 單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。
第六條 下列會計資料應當進行歸檔:
(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;
(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
第八條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案:
(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的'檢索關系;
(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條 滿足本制度第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。
第十一條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。
單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。
紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。
第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。
會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。
第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本制度附表執行，本制度規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。
第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。
(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。
單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。
單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。
第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。
第二十四條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。
第二十六條 單位委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。
第二十七條 違反本制度規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。
第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本制度。
第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本制度執行。
第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產建設兵團財務局、檔案局，國務院各業務主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據本制度制定具體實施制度。
會計檔案管理制度 篇3
第一章 總則
第一條 為加強公司會計檔案管理，確保會計檔案的真實、完整、安全，便于查閱和利用，根據《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規，結合公司實際情況，特制定本制度。
第二條 本制度適用于公司所有會計檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等管理工作。會計檔案是指公司在會計核算過程中形成的，記錄和反映公司經濟業務活動的，具有保存價值的文字、圖表、電子等各種形式的會計資料。
第二章 會計檔案的分類與范圍
第三條 會計檔案主要包括以下幾類：
1. 會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。
2. 會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等。
3. 財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附注、文字說明等。
4. 其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等。
第三章 會計檔案的'收集與整理
第四條 財務部門應按照會計檔案的形成規律和要求，定期對會計資料進行收集、整理、分類和編號，確保會計檔案的完整性和系統性。
第五條 會計檔案應按年度、類別分別立卷，并編制會計檔案目錄，便于檢索和查找。
第六條 電子會計檔案的管理應遵循國家關于電子檔案管理的相關規定，確保電子會計檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
第四章 會計檔案的保管
第七條 會計檔案應由專人負責保管，存放在專用的會計檔案室或保險柜中，確保檔案的安全與保密。
第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體保管期限按《會計檔案管理辦法》執行。
第九條 保管期滿的會計檔案，應由財務部門會同檔案管理部門提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊，經公司負責人批準后，方可銷毀。銷毀時應由審計部門監督執行，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。
第五章 會計檔案的利用
第十條 公司內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應按規定辦理借閱手續，并在指定地點查閱，不得隨意帶出。外單位人員因特殊需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，并經公司負責人批準后，方可查閱。
第十一條 借閱會計檔案的人員應愛護檔案，不得在檔案上涂畫、拆封、抽換等，如有損壞或丟失，應依法追究責任。
第六章 附則
第十二條 本制度由公司財務部門負責解釋和修訂。
第十三條 本制度自發布之日起實施，原有相關規定與本制度不符的，以本制度為準。
會計檔案管理制度 篇4
第一章 總則
第一條 為加強公司會計檔案管理，確保會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規，結合公司實際情況，特制定本制度。
第二條 本制度適用于公司所有部門及分支機構在會計活動中形成的各類會計檔案的管理，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等。
第三條 會計檔案是公司的重要經濟檔案，是公司進行經濟分析、經營決策的重要依據。公司各級管理人員和會計人員應依法履行職責，加強會計檔案的'管理和保護。
第二章 會計檔案的歸檔范圍
第四條 會計檔案的歸檔范圍主要包括：
1. 會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。
2. 會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等。
3. 財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告，包括會計報表、附注、財務情況說明書、審計報告等。
4. 其他會計資料：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等。
第三章 會計檔案的整理與歸檔
第五條 會計檔案應定期整理，確保分類清晰、排列有序、裝訂成冊。整理工作由財務部指定專人負責，并按年度進行。
第六條 會計檔案應在會計年度終了后三個月內完成歸檔工作。歸檔前，應對會計檔案進行全面檢查，確保無遺漏、無損壞。
第七條 會計檔案歸檔時，應編制會計檔案歸檔清冊，詳細記錄檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、保管期限等信息，并由經辦人、負責人簽字確認。
第四章 會計檔案的保管
第八條 公司應設立專門的會計檔案室或檔案柜，用于存放會計檔案。檔案室或檔案柜應具備防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲等條件，確保會計檔案的安全。
第九條 會計檔案應按照歸檔清冊的順序進行排列，并貼上標簽，便于查找和利用。
第十條 會計檔案的保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。保管期滿的會計檔案，應按規定程序進行鑒定和銷毀。
第五章 會計檔案的利用與借閱
第十一條 公司內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應辦理借閱手續，填寫借閱登記表，并經財務部負責人批準。借閱的會計檔案應在規定時間內歸還，并確保檔案的完整性和安全性。
第十二條 外部單位或個人因特殊原因需要查閱會計檔案時，應提供有效的證明文件，并經公司管理層批準。查閱過程中，應有財務部人員陪同，并確保會計檔案不被涂改、拆散或帶出檔案室。
第六章 會計檔案的鑒定與銷毀
第十三條 會計檔案保管期滿前，應由財務部組織相關人員對檔案進行鑒定。鑒定工作應依據《會計檔案管理辦法》的規定，對檔案的保存價值進行評估。
第十四條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應編制會計檔案銷毀清冊，詳細記錄銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、保管期限等信息，并經公司管理層批準后銷毀。銷毀過程中，應有監銷人員在場，并確保銷毀過程符合保密要求。
第七章 附則
第十五條 本制度由公司財務部負責解釋和修訂。
第十六條 本制度自發布之日起實施，原有關會計檔案管理的規定與本制度不符的，以本制度為準。
會計檔案管理制度 篇5
第一章 總則
第一條 為加強和規范本單位的會計檔案管理，確保會計檔案的真實、完整、安全、有效，根據《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規，結合本單位實際情況，特制定本制度。
第二條 本制度適用于本單位所有會計檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等各個環節的管理工作。
第三條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務活動的重要史料和證據。
第四條 會計檔案管理工作應遵循集中統一管理、便于利用、確保安全的原則，實行專人負責，明確職責，確保會計檔案的完整性和安全性。
第二章 會計檔案的收集與整理
第五條 會計檔案的收集范圍包括：
1. 會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。
2. 會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等。
3. 財務會計報告類：月度、季度、半年度、年度財務會計報告（包括會計報表、附表、附注及文字說明）、其他財務報告等。
4. 其他會計資料：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。
第六條 會計檔案應按年度、類別進行分類整理，編制會計檔案目錄，確保每份檔案都有明確的標識和索引。
第七條 會計檔案整理完畢后，應及時裝訂成冊，并加蓋單位公章或財務專用章，注明檔案編號、年度、類別及保管期限等信息。
第三章 會計檔案的.保管
第八條 會計檔案應存放在專用檔案室或專柜中，具備防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲等條件，確保檔案的安全。
第九條 會計檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，記錄檢查情況，發現問題及時處理，并向主管領導報告。
第十條 會計檔案的借閱應嚴格履行登記手續，借閱人需填寫借閱單，經財務負責人批準后方可借閱。借閱期間，借閱人應妥善保管檔案，不得涂改、拆散、丟失或轉借他人。
第四章 會計檔案的利用
第十一條 會計檔案主要用于本單位內部管理、審計、查賬及對外提供財務信息等方面。
第十二條 外部單位或個人需查閱會計檔案時，應提供合法有效的證明文件，并經本單位負責人批準后方可查閱。查閱過程中，應有本單位人員陪同，并不得將檔案帶出檔案室。
第五章 會計檔案的鑒定與銷毀
第十三條 會計檔案的保管期限按《會計檔案管理辦法》執行，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。
第十四條 會計檔案保管期滿需銷毀時，應由檔案管理部門會同財務部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
第十五條 會計檔案銷毀清冊應報請單位負責人批準后，方可進行銷毀。銷毀時應由檔案管理部門、財務部門共同派員監銷，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀后，應在會計檔案保管清冊中相應部分注銷。
第六章 附則
第十六條 本制度由本單位財務部門負責解釋和修訂。
第十七條 本制度自發布之日起施行，原有關會計檔案管理規定與本制度不符的，以本制度為準。
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