商務(wù)書信的寫作技巧

商務(wù)書信的寫作技巧

　　在商務(wù)書信的寫作中，我們應(yīng)該注意哪些問題，我們應(yīng)該怎么寫才算是語言到位、表達(dá)意思到位呢?以下是小編收集整理的，僅供參考商務(wù)書信的寫作技巧，希望能夠幫助到大家。

　　商務(wù)書信的寫作技巧

　　一、自然

　　商業(yè)書信的寫作必須力求“自然”，不能滿篇都是過時(shí)的商業(yè)行話。商業(yè)書信要求可讀性強(qiáng)。

　　為了使信讀起來生動有趣，寫信人應(yīng)該盡量避免使用單調(diào)的語言，力求使語言結(jié)構(gòu)富于變化�？墒褂玫姆椒ㄓ校�

　　1. 變化文法結(jié)構(gòu)

　　變換句子的文法結(jié)構(gòu)也可提高信文的可讀性。寫信時(shí)不要千篇一律地使用同一種表達(dá)方法。

　　2.增強(qiáng)書信的可讀性，還應(yīng)注意運(yùn)用精練的語言

　　商業(yè)書信必須語言精練，能用一個(gè)單詞的地方盡量不要使用多個(gè)單詞。

　　例如： 高冗余度語言

　　Inasmuch as we require active consideration prior to making a decision, I am afraid that, in the circumstances, you will have to wait. .

　　低冗余度語言

　　As we need to consider before making a decision, I am afraid you will have to wait.

　　二、商業(yè)書信的語氣

　　商業(yè)書信中寫信人使用哪種語氣十分重要，這可以反映出寫信人和收信人之間的關(guān)系。

　　積極的語氣

　　以下例子上面三個(gè)句子采用提“中性”的語氣，而下面相應(yīng)的三個(gè)句子語氣則顯得積極。這種積極的語氣可以使一個(gè)句子聽上去更有誠意。

　　中性

　　I am in receipt of your order for 250 pairs of Niky Conga sports shoes. .

　　You failed to send your order to us before the new prices were introduced. ..

　　We cannot devote much time to your visit as the March Sales figures are being compiled and we are very busy. ..

　　積極

　　Thank you for your recent order for 250 pairs of Niky Conga sports shoes.

　　Unfortunately, we did not receive your order before the new prices were introduced

　　We shall devote as much time to your visit as our hectic schedule will permit

　　以您為先的語氣

　　寫信時(shí)要盡可能讓收信人感到是你親息寫信給他們。

　　例句：

　　以我為先

　　We shall be able to install Cable TV shortly.

　　I am afraid we cannot deliver at the weekend.

　　I regret to inform you that we cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.

　　以您為先

　　You will be pleased to hear that you will soon be able to receive Cable TV.

　　You can have your goods delivered any weekday.

　　I am pleased to inform you that you will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.

　　三、撰寫書信時(shí)下列幾件事情必須避免

　　1、指責(zé)對方犯錯(cuò)

　　2、推卸自己的責(zé)任

　　3、漠視客戶的問題

　　4、拒絕幫助對方

　　5、對對方的幫助毫不領(lǐng)情

　　拓展

　　新聞寫作技巧有哪些

　　一、巧用背景材料增強(qiáng)新聞深度。

　　任何新聞都是在一定的條件和環(huán)境中產(chǎn)生的，與新聞事件、新聞人物有機(jī)聯(lián)系的條件和環(huán)境就是新聞背景，也就是人們所說的“新聞背后的新聞”。有的新聞事實(shí)本身簡潔明了，一清二楚，就不必加背景材料；而有的新聞事實(shí)較為復(fù)雜，為了闡明事件的意義，看出事物的發(fā)展變化，這就必須交代新聞背景。重視背景寫新聞，雖然不是新聞實(shí)踐中最重要的問題，但是背景運(yùn)用得好，可以說明事實(shí)產(chǎn)生的原因和條件；可以烘托、深化新聞主題，揭示新聞價(jià)值，提升新聞質(zhì)量；可以增強(qiáng)新聞的知識性和趣味性，滿足受眾對信息容量的需求，讓受眾看得懂，了解得更多，是一個(gè)為受眾服務(wù)的問題。因此，在新聞實(shí)踐中，要善于巧妙運(yùn)用背景。

　　背景的存在形式主要有四種，根據(jù)新聞事實(shí)巧妙使用不同形式的背景往往會取得不同的表達(dá)效果。第一種，用于單篇新聞中，是新聞的有機(jī)組成部分。第二種，用于主體新聞之外，以“新聞鏈接”的面孔出現(xiàn)。第三種，介于第一種和第二種之間，這種新聞背景類似“新聞鏈接”，但用于主體新聞之中，獨(dú)立成段，并明確標(biāo)明是“新聞背景”。新聞背景是為主體新聞服務(wù)的，通過不同視角、不同資料客觀全面地反映新聞事件的真實(shí)面貌和意義，讓受眾從時(shí)空上對新聞事件有一個(gè)立體的深刻認(rèn)識。第四種，是指組合報(bào)道中，各個(gè)新聞之間互為背景，相互映襯，實(shí)現(xiàn)信息增值。對于單篇新聞來講，背景的存在形式又有以下幾種情況：一是將背景穿插于新聞標(biāo)題中。二是將背景穿插于導(dǎo)語中，與新聞事實(shí)本身的敘述緊密黏合在一起，黏合到導(dǎo)語中的背景常以詞語、句子成分或分句的面貌出現(xiàn)。三是將背景穿插于新聞主體中。背景在主體中的出現(xiàn)是最為常見的，主體中的背景既可獨(dú)立成段，亦可與新聞事實(shí)融合在一起。運(yùn)用背景材料，總的要求是真實(shí)、實(shí)在、自然、貼切，緊扣新聞主題。只有緊扣主題，精選精寫精拍精編新聞背景材料，才能更好地起到烘托、深化新聞主題的作用，也才能扣住觀眾的心弦。怎樣才能巧妙運(yùn)用背景材料？

　　常用的方法有以下幾種：第一，將背景材料化整為零，靈活穿插于對新聞事實(shí)的敘述之中，使之一點(diǎn)一點(diǎn)地自然呈現(xiàn)于受眾面前。第二，將背景材料融會到新聞人物的情感之中，借抒情來交代背景，使之生活潑，饒有興趣。一個(gè)好的新聞背景，往往能夠?qū)崿F(xiàn)情與景、意與境的有機(jī)融合。無論是借景、借物還是借事抒情，都能以情動人，塑造特定鮮明的形象，產(chǎn)生強(qiáng)烈的感染力。

　　二、讓讀者“戀”上你的標(biāo)題。

　　標(biāo)題的主要功能是提示文章的主要內(nèi)容，并且引起讀者的閱讀興趣。這兩方面都是重點(diǎn)，缺一不可。標(biāo)題是文章的“泉眼”、“靈魂”，所以標(biāo)題一定要出奇制勝，但這絕不是單純地坐在那里冥思苦想就能夠做到的，這需要不斷地總結(jié)。學(xué)習(xí)、揣摩。我喜歡在平時(shí)看雜志、報(bào)紙的時(shí)候留意一些感覺不錯(cuò)的題目，記錄下來，仔細(xì)揣摩它們出彩的地方，從中找出規(guī)律，總結(jié)在一起。

　　三、新聞寫作的三個(gè)“絕對”。

　　第一個(gè)，絕對的新。新聞是新近發(fā)生的事實(shí)的報(bào)道。逮一定義，界定了新聞的基本特性。但是，記者從通訊員提供的線索中，很少見到真正的新聞，大都是“年年都在發(fā)生”的老生常談，甚或是數(shù)年前就報(bào)道過的事件。新聞要絕對的新，事實(shí)要新，新聞?wù)故镜木�義、主張也要新，而且要更新，這才叫新聞。而精品新聞，就是上述第一個(gè)“三”中的第三條所說的高層次新聞了。第二個(gè)，絕對的精。到什么程度算“精”？就新聞自身來說，應(yīng)該是獨(dú)家報(bào)道且具有深刻社會意義，能觸及社會的“靈魂”、“神經(jīng)”和“弊端”，是社會前進(jìn)的“先聲”；就新聞寫作來說，如果時(shí)問允許，應(yīng)反復(fù)修改，改到“字字千金”為止，盡量不給編輯留下一丁點(diǎn)兒麻煩，而要給編輯留下更多“錦上添花”的時(shí)間。第三個(gè)，絕對的真實(shí)。真實(shí)是新聞的生命、新聞的要義。不真實(shí)的“新聞”，再出彩也是廢品、垃圾�，F(xiàn)在有的通訊員很大膽，堂而皇之地制造假新聞，這樣做不僅是人品問題，還會讓自己身敗名裂，讓新聞媒體為之蒙羞。而且，就一個(gè)單位的通訊員來說，寫本單位的新聞，一是為社會上各行各業(yè)或者相關(guān)行業(yè)提供借鑒，二是也起到表揚(yáng)本單住的目的。如果本單位沒有發(fā)生新聞，謅出一個(gè)“新聞”來，對本單位有何意義？不是空對空嗎？

　　四、新聞?wù)Z言的特點(diǎn)究竟是什么？

　　毛澤東同志曾經(jīng)對語言提出過“準(zhǔn)確、鮮明、生動”的要求。是一個(gè)很精辟的說法。它包括了對語言的最基本的要求，而且，這個(gè)排列的次序也是正確的、操作性很強(qiáng)的。首先的要求是準(zhǔn)確，準(zhǔn)確反映客觀事物，準(zhǔn)確表達(dá)作者的思想觀點(diǎn)。離開了這一條，后邊的要求都無從談起。不準(zhǔn)確的語言，越鮮明、越生動，不是越糟糕嗎？有了準(zhǔn)確還不行，還要鮮明，鮮明的語言才能給人以鮮明的印象，吞吞吐吐的語言是不能準(zhǔn)確反映內(nèi)容的。生動是為了增加文字的吸引力、感染力，提高語言的效果。這是對一切語言的要求，也應(yīng)該是對新聞?wù)Z言的要求。從某種意義上說，對新聞?wù)Z言更應(yīng)該這樣要求。這些看來是很淺顯的道理，但是為什么做起來就那么困難呢？這不能不涉及到新聞?wù)Z言的某些特殊性問題。為了加深對新聞?wù)Z言的特殊規(guī)律的理解，需要研究新聞?wù)Z言的內(nèi)在矛盾。

　　五、消息是“完成時(shí)”

　　消息既然是報(bào)道已經(jīng)發(fā)生事件結(jié)果的，那么它的語言時(shí)態(tài)必須是完成時(shí)的。請看這段導(dǎo)語：本報(bào)訊X月XX日，隨著一輛金橙色的XX駛下生產(chǎn)線，今年我國的第XXX萬輛汽車在長春一汽誕生，中國就此邁進(jìn)千萬輛級的汽車生產(chǎn)大國行列。

　　六、通訊是“過去時(shí)”

　　通訊是寫人的。寫人必須有故事－主人公做過或者經(jīng)歷過的故事。沒有故事的通訊，是不成功的通訊，或者根本不能叫通訊。當(dāng)然，故事必須是真實(shí)發(fā)生過的，不能是作者虛構(gòu)的。這一點(diǎn)，是新聞通訊跟報(bào)告文學(xué)的根本區(qū)別所在。什么叫故事？“故”者，“舊”也；“過去”之謂也，故事就是過去曾經(jīng)發(fā)生過的事。通訊在講述、重溫這些故事時(shí)，必須使用“過去時(shí)”。表現(xiàn)“過去時(shí)”，常常像上一個(gè)例子那樣，將故事發(fā)生的時(shí)間明確標(biāo)示出來，或者用“當(dāng)臥”之類的詞，表明事情發(fā)生的時(shí)間。

　　七、寫新聞作品時(shí)要注意的幾個(gè)方面

　　一是文風(fēng)，文字。新聞?wù)Z言講究的是所補(bǔ)精當(dāng)。質(zhì)樸的語言，精當(dāng)?shù)恼撌�，是好的文風(fēng)最直接的表現(xiàn)，也是養(yǎng)法好的文風(fēng)最好的切入點(diǎn)和突破口。平時(shí)寫作中要注意多運(yùn)用群眾語言，個(gè)性化語言，通俗易懂的語言；要講實(shí)在。實(shí)用的話，講自己心里想說的話，亮出自己想表達(dá)的觀點(diǎn)，不說心口不一、是非混淆的假話，不說信口開河，無中生有的謊話，不說虛情假意、不合實(shí)情的空話，不說可有可無、絮絮叨叨的廢話。

　　二是標(biāo)題和導(dǎo)語。第一，開門見事法。即開篇就講事實(shí)，把最重要、最新鮮、最引人的新聞事實(shí)，首先在導(dǎo)語中披露出來，收到“不鳴則已，一鳴驚人”的效果。第二，開門見景法。導(dǎo)語中有畫面，有形象，自然不會枯燥呆板。要寫好這類開門見景式的導(dǎo)語，一是語言精練，二是緊扣主題。第三，開門見比法。比，就是對比。開門見比，就是在導(dǎo)語中寫進(jìn)背景材料，起到突出中心和吸引讀者的作用。

　　八、通訊的特征及寫作技巧

　　通訊是以敘述、描寫為主要表達(dá)方式，將具有新聞價(jià)值的人物或事件及時(shí)、具體、生動地予以報(bào)道的新聞體裁。通訊的特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面。一是新聞?wù)鎸?shí)性：通訊作為報(bào)刊、電臺等媒體最主要的體裁之一，新聞性顯然是基本的特征。而新聞性中，真實(shí)、時(shí)效、思想性及典型意義構(gòu)成了它的不同層面。就報(bào)道對象言，或是人物、事件，或是經(jīng)驗(yàn)、成果、工作情況、社會風(fēng)貌等，都必須是真實(shí)的，不允許虛構(gòu)或“合理想象”，而且報(bào)道對象應(yīng)該具有必須的思想性和典型意義。就報(bào)道時(shí)效言，通訊雖不及消患這般快速敏捷，有時(shí)為將人物、事件報(bào)道細(xì)致完整需時(shí)較長，但也必須及時(shí)，仍須有很強(qiáng)的時(shí)效概念。真實(shí)性，可以說是通訊最重要的特征，在這個(gè)問題上不可以有一點(diǎn)馬虎。二是生動性。通訊尤其是人物通訊具有一定的文學(xué)色彩。消息在表達(dá)上主要是平面的敘述，文學(xué)手段，可以描寫、抒情、對話，可以用比喻、象征、擬人等修辭。因此通訊在語言和表達(dá)方法上都具有一定的文學(xué)性，它在報(bào)道真實(shí)的人和事的過程中，善于再現(xiàn)情景，平添許多生動和形象，給人以立體感、現(xiàn)場感。三是完整性。通訊須相對完整、具體地報(bào)道人物或事物的過程。消急側(cè)重寫事，敘述簡明扼要，一般不展開情節(jié)。通訊可寫人物也可寫事件，其材料比消豐富、全面，其容量比消息厚實(shí)、充足。它要求詳盡、具體地報(bào)告事件的經(jīng)過、演繹人物的命運(yùn)，充分展開情節(jié)，甚至描寫細(xì)節(jié)和場面。這些既是生動性的表現(xiàn)，同時(shí)也是內(nèi)容完整性、具體化的要求。四是評論性。通訊須運(yùn)用夾敘夾議的方法對人或事作出直接的評論。消息是以事實(shí)說話，除述評消息一般不允許作者直接發(fā)表議論。通訊則要求在報(bào)道人物或事件的同時(shí)，表露記者的感情與傾向。然而通訊的評論不同于議論性文體的論證，它須時(shí)時(shí)緊扣人物或事件，依傍事實(shí)作適時(shí)的、恰到好處評價(jià)點(diǎn)撥。因此這是一種通過描寫、敘述、抒情等表達(dá)手段進(jìn)行的議論，它的特點(diǎn)是以情感人，理在情中。

　　九、常用通訊。

　�。�1)人物通訊：

　　報(bào)道先進(jìn)人物為主，著重揭示先進(jìn)人物的精神境界，通過寫人物的先進(jìn)事跡，反映出人物的先進(jìn)思想。

　�。�2)事件通訊：

　　報(bào)道新聞事件。以事件為中心，反映現(xiàn)實(shí)生活中發(fā)生的典型事件和突出事件。

　　（3)工作通訊：

　　總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，或者探討有爭議的亟待解決的問題，主旨是介紹工作經(jīng)驗(yàn)和分析問題。

　�。�4)概貌通訊：

　　又稱風(fēng)貌通訊，反映社會生活、風(fēng)上人情、自然風(fēng)光和日新月異的建設(shè)成就。概貌通訊圍繞主題集中各方面的風(fēng)貌和特色，通過具體事例來敘述和描寫一個(gè)地區(qū)、一條戰(zhàn)線、一個(gè)單位、一個(gè)點(diǎn)、一個(gè)方面的風(fēng)貌，一般采取“巡禮”、“紀(jì)行”、“散記”、“側(cè)記”等形式。寫通訊稿“三步走”法。

　　1.時(shí)間、地點(diǎn)、事件、參與人物；

　　2.具體刻畫事情的經(jīng)過，突出重點(diǎn)，必要時(shí)要分點(diǎn)；

　　3.結(jié)束語，可寫活動的發(fā)展趨勢，或揭示活動的意義。

　　新聞評論的幾種具體結(jié)構(gòu)形式論式：

　　常見的結(jié)構(gòu)形式之一，按照引論、正論、結(jié)論來語言追求簡潔、明快、準(zhǔn)確。

　　通訊則較多借用組織文章，表現(xiàn)為提出問題、分析問題、解決問題。

　　優(yōu)點(diǎn)：邏輯上比較完整嚴(yán)密，符合人們認(rèn)識事物的規(guī)律。

　　論式（點(diǎn)睛式結(jié)構(gòu)）：在小型言論中使用較多，分為兩層意思。前一層是關(guān)于基本事情的介紹，后一層是畫龍點(diǎn)睛式的評論。常常是敘事多于說理，其論述和結(jié)論往往連在一起。

　　優(yōu)點(diǎn)：結(jié)構(gòu)簡單、靈活、生動、活潑波瀾起伏式：

　　新聞評論文章各層次間波瀾起伏、正反結(jié)合的形式。

　　優(yōu)點(diǎn)：比較吸引讀者，可以避免論證中的片面性，把道理講得比較透徹，常常是有疑問、迂回、變化遞進(jìn)式：

　　主要使用在文章論證部分，按事物的邏輯聯(lián)系來安排層次，各層次之間的關(guān)系是一種層層深入的關(guān)系，由淺入深、步步深入。

　　優(yōu)點(diǎn)：邏輯嚴(yán)密，論證性強(qiáng)并列式（平面展開）：

　　用若干具有相對獨(dú)立性而又互相緊密相連的論據(jù)（分論點(diǎn)）共同論證中心論點(diǎn)，這些論據(jù)（分論點(diǎn)）之間是并列關(guān)系。

　　3種并列方式：并列事實(shí)；并列分析；逐項(xiàng)反駁。

　　優(yōu)點(diǎn)：能擴(kuò)寬論述的廣度，有利于對事物進(jìn)行分析綜合，條理清楚

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