有效溝通的原則和重要性

時間：2024-07-18 19:55:59 管理溝通我要投稿

相關推薦

有效溝通的原則和重要性

　　現代企業管理以人本管理為主流，有效溝通是企業管理活動中關鍵的組成部分，是企業管理的重要手段。以下是小編整理的有效溝通的原則和重要性，希望對大家有所幫助。

　　一、有效溝通的定義

　　所謂有效溝通，是由聽、說、讀、寫等思維的載體通過演講、對話、討論、信件等方式準確地表達出來，以促使對方接受。有效溝通是企業管理活動中關鍵的組成部分。管理與溝通密不可分，有效溝通意味著良好的管理，成功的管理則要通過有效溝通來實現，管理者與被管理者之間的有效溝通是領導藝術的精髓。著名管理學大師彼得·德魯克就明確把有效溝通作為管理的一項基本職能，無論是決策前的調研與求證，還是計劃的制定、工作的組織、人事的管理、部門間的協調、與外界的交流都離不開溝通。無數的事實告訴我們，優秀的企業必然存在著有效的溝通。

　　二、有效溝通的原則

　　對于企業管理者而言，要做好有效溝通，必須遵循“十六字原則”，即運用反饋、簡化語言、抑制情緒、積極傾聽。

　　1、運用反饋。許多溝通問題都是源于不能正確理解甚至是誤解對方。這些問題通過反饋可以得到改善。因此，管理者在進行溝通時，不要認為自己說的話別人就能完全聽懂。交談過后，不妨問一問對方，讓他描述或復述一下，這就是反饋。反饋可以有效提高理解的準確性以及溝通的效率。

　　2、簡化語言。有效溝通不僅意味著要讓對方聽到，還要讓對方聽懂。那么務必要注意說話的措辭和邏輯，力求使欲表達的信息清楚明確，盡量用簡單直白的話語來表達要溝通的信息。

　　3、抑制情緒。人往往在過分激動、焦慮或悲傷的時候，既不利于說，也不利于聽。情緒會使信息的傳遞嚴重受阻或失真。所以要想溝通有效，就要善于調節和控制情緒，力求使之保持在一個平和的狀態。

　　4、積極傾聽。大多數人會把溝通等同于說，這其實是個誤解。有的人很能說，但常常說半天對方都不知道他究竟想表達什么。管理者在溝通時不僅要會說，而且更要會聽。西方有這樣一句話強調了聽的重要性：“上帝給我們兩只耳朵、一張嘴，目的是讓我們多聽少說。”僅僅單純的聽還不夠，還要能夠傾聽。單純的聽是被動的去接受，而傾聽則是對信息的一種積極主動的搜尋，它要求聽者全神貫注。

　　三、有效溝通的重要性

　　管理溝通，單純從其定義上來講，是為了某一個預定的目標，把信息、思想和情感在特定個人或群體間傳遞，并且達成一致的過程。溝通是自然科學和社會科學的混合物，是企業管理的有效工具。不管是管理者或是普通職工，都是發揮企業競爭力的關鍵要素，做好溝通工作，無疑是企業各項工作順利運行的前提。有效溝通在企業管理中的重要性主要表現在：

　　1、準確理解公司決策，提高工作效率，化解管理矛盾。

　　公司的所有決策都需要在一個有效的溝通后才能施行，溝通的過程就是對企業決策的正確理解及準確傳達的過程。有效的信息溝通無疑會提高企業內部成員的工作效率。為了使決策更貼近市場變化，企業內部的信息流程也要分散化，使組織內部的通信向下一直到最低的責任層，向上可到高級管理層，并橫向流通于企業的各部門、各群體之間。在信息的流動過程中必然會產生各種矛盾和阻礙因素，只有在部門間、職員間進行有效的溝通才能化解這些矛盾，使工作順利進行。

　　2、從表象問題過渡到實質問題的手段。

　　企業管理講求經濟實效，只有從實際出發，實事求是才能解決根本問題。如果只是單純的從事物的表面現象來解決問題，不深入了解情況，接觸問題本質，會給企業帶來災難性的損失。企業是在不斷解決經營問題中前進的，企業中問題的解決是通過企業中有效的溝通實現的。

　　3、激勵職工，形成健康、積極的企業文化。

　　人具有自然屬性和社會屬性，在實際生活中，在滿足其生理需求時還要滿足其精神需求。每個人都希望得到別人的尊重，社會的認可和自我價值的實現。一個優秀的管理者，就要通過有效的溝通影響甚至改變員工的工作態度及生活態度。

　　四、有效溝通是應對企業危機公關的最佳途徑

　　“Tell your own tale（以我為主提供情況）；Tell it fast（盡快提供情況）；Tell it all（提供全部情況）。”——英國危機公關專家里杰斯特提出關于危機處理的“3T”原則。

　　完善的危機公關管理是一項多環節的系統工程，其跨度包括預防、預判、當事處理及善后等各個階段。其中，溝通作為一種信息交流的手段，貫穿于整個危機公關過程，是最重要的管理工具。可以說，危機公關的效率在很大程度上依賴于信息交換的能力和危機管理者依據收集的信息制定有效行動方針的能力。通常來說，企業在面對公關危機時將主要涉及來自于四個方面的溝通層面：

　　①內部溝通；

　　②政府溝通；

　　③媒體溝通；

　　④公眾溝通。沒有溝通，就沒有信息的交流，危機的消除也就無從談起。

　　從操作角度來看，這四個層面的溝通構成了一個危機公關的總體溝通框架。內部溝通有利于企業的自我提升和自我康復；政府溝通可協助企業構建堅實的生存基架；媒體溝通是企業改變被動局面的重要砝碼；公眾溝通則體現了企業贏回信認的真誠態度。雖然內部受眾、政府受眾、媒介受眾、消費者是四類不同的溝通對象，溝通的方式也存在較大的差異，不同類型的危機會面對不同的重點受眾，但從宏觀上來看，在他們之間并沒有規律性的主次之分。通常情況下，在一個公關危機的處理過程中，這四個層面的溝通工作是同時進行的，忽視其中的任何一個環節都可能對全局的把握產生消極的影響。事實上，每次危機解決的有效途徑往往不同，這要從危機的起源、影響面、危害性等角度進行判斷，以選擇最為關鍵的受眾作為公關重點。

　　有效溝通的基本原則

　　不要想當然地認為你的聽眾會領悟你沒有直接表達的意思

　　問題越復雜，這個原則越重要。有時，我們想當然地認為聽眾和我們一樣了解問題的背景信息，可以牢牢把握所要討論的問題，但實際上，可能很多聽眾對這些信息根本一無所知。當我們拿不準的時候，最好能清楚地講明背景信息;嘮嘮叨叨總比掛一漏萬強。

　　避免使用雙重否定

　　在西班牙語中，雙重否定用來加強語句中的否定意義。在英語中，雙重否定相互抵消，句子表達的是肯定的意思。有時候，這會帶來困擾，因為語句表面上聽起來是否定但實際上是肯定。為了避免歧義，最好直接表達本意，不要使用雙重否定句。不要說，“這里不是不歡迎她來”，直接說，“歡迎她來”。

　　根據對象選擇合適的語言

　　如果你是個物理學家，在一個學術會議上與其他物理學家討論測不準原理，你可以自由地運用你的專業術語。但是，如果你是在向一群普通人解釋這個原理，就必須要用比較通俗的語言，方便大家理解。不要對著外行人使用業內行話，溝通的關鍵是理解。最忌諱兩件事：一是對人講話態度傲慢;二是故作高深，讓人云里霧里。

　　不要將主觀看法當做客觀事實

　　泰山在山東和山西之間，這是個基于客觀事實的命題，它要么是真的，要么是假的。但是如果我說泰山是秀美的，這個命題就糅合了主觀和客觀兩個方面的因素。在這種情況下，我們絕不能對主觀命題的真假做出隨意的判斷，就像我們剛才所做的那樣。客觀命題的真假判斷是沒有爭議的，但主觀命題有。如果我想讓某個主觀命題被大家接受，我就必須為它做論證。

　　說完整的句子

　　邏輯中最常見的是說明句，說明句類似于命題。如果我說“狗”、“海龜”、“7月下跌的股票價格”、“那座印第安建筑風格的石灰石正面”，你可能會猜測我在試圖把不同的觀念聯系在一起，但是你不知道它們是如何產生聯系的。這是因為我沒有做出完整的陳述。我需要用完整的句子，例如“那只狗攻擊那只海龜”，“7月下跌的股票價格使小王很喪氣”，“那座印第安建筑風格的石灰石正面被那幫流氓嚴重地損壞了”。

　　避免使用模糊和多義的語言

　　模糊和多義是制約有效溝通的兩個典型因素。模糊和多義的語言并不能明確表達這個或那個特定觀念，而是游走于不同的觀念之間。它們的共同的缺點是沒有一個固定的無可爭議的內涵。一個詞語的指代物不明確，那就是模糊的。如“人們不喜歡那樣的音樂”，我們都不會明白到底是哪種音樂。一些詞如“愛”、“公平”、“善良”、“邪惡”等都是抽象詞，本身含義并不是絕對統一的。因此，在使用這類詞語時，必須對其做出準確的理解。在你試圖說服別人某件事情是不公平的之前，你要告訴他們你是如何定義不公平的。另外的如多義詞，都包含多重含義，為了避免造成歧義，應該清楚地表明本意。

　　你怎樣看待溝通技巧，看了我們以上的介紹你是否也對此有了不同于以前的看法了呢，溝通是所有工作解決的最好方法，很多朋友習慣于埋頭苦干，但事實上這樣的效果并不理想，只有合理的進行必要的溝通才能更好的工作，我們做的這些介紹就是想幫助更多的朋友，從而更好的工作。

　　思維混亂不可能帶來有效溝通。如果一個人連自己在想什么都不明白，又怎么能夠清楚地表達給別人聽?然而，明確的觀念也并不會自動地保證有效溝通。或許我很清楚自己要說什么，但是很可能一張口就詞不達意，表述混亂。

　　與上司溝通的重要性

　　第一，重復。

　　第一個與上級溝通的技巧是“重復”。學過溝通課程的人士都非常清楚，在溝通中，學會聆聽是最重要的一個環節。很多溝通障礙源于我們沒有學會聆聽。關于聆聽的技巧和方法有很多，我在這只強調一個容易學習的要點：與上級溝通時，特別是上級在交代任務時，要用自己的話將上司的話重復一遍，并要獲得上司的確認。

　　例如，接到上級一個任務后，你不要急于說：“OK，我這就去辦!”你最好再確認一下說：“王總，我周五前，將合同的電子版以郵件的形式交給客戶李主任，是嗎?”得到上級的確認后，你再去行動。這個動作非常簡單，卻十分重要。因為很多時候，我們并沒有領悟上級真正要表達的意思，如果以自己理解的意思去執行，當然就不會有好的效果。

　　第二，數據。

　　第二個與上級溝通的技巧是“數據”。我們向上級反饋時，要完整而詳實。上級需要了解的是全面、準確的情況，可是我們在匯報工作時，總喜歡用一些形容詞，如：很好、還可以、不理想、需改進......這些詞匯會讓領導難以了解你工作的真實情況，會讓上級難做決策。因為不同的人，對這些詞匯的定義是不同的，有的人表達“非常好”，其實還差得很遠，有人表達“不理想”時，其實他做的已經非常出色了。因此，最好的方式是學會用數據說話。

　　對比一下這兩句話哪一句對領導更有幫助?“這個季度銷售形勢很好，大家非常忙，我們的產品供不應求......”“本季度出貨超過五千件，還有23%的訂單沒有交貨，比去年同期增長了85%......”領導需要的是數據，不是感覺。這些數據會讓領導作出更為有效的決策。同時，數據背后也顯示出我們更有深度的思考。

　　第三，提問。

　　第三個與上級溝通的技巧是“提問”。我們總會向領導提出各種各樣的問題，但提問方式是我們需要學習和操練的。提問分為開放式提問和封閉式提問兩種。開放式問題可以啟發思考，有多種答案的可能性。例如：“在增加產品銷量上，我們還有什么新的方式嗎?”封閉式提問一般是選擇或判斷式的，例如：“我們是否要開拓餐飲行業的市場?”上級向下級提問時，最好采用開放式問題，這樣可以啟發下屬們的思考和創新。而下級向上級的提問，最好為封閉式的問題，這說明你已經深入思考，只是從上級獲得最后的決策權。

　　舉一個例子：一位領導交代下屬尋找一個印刷商，這位下屬在網上找到了一份印刷商的名單，然后來到上司面前詢問該選擇哪一個，領導感到一籌莫展，不得已將任務給了另一個下屬。這位下屬做法完全不同，他詳細了解印刷商的狀況后，確定了兩家備選服務商，并將這兩家印刷商的優劣勢做了對比，將結果匯報給領導后，領導立刻就做了批示。這兩種下屬哪一個更受領導歡迎呢?顯然是后面這位下屬。所以，向領導提什么樣的問題是非常重要的。

　　第四，情感。

　　第四個與上級溝通的技巧是“情感”。上下級之間的溝通不一定都局限在工作范疇之內，即便都是為了工作，我們也不免會因工作造成情緒上的變化。有研究顯示，高達90%的下屬會受到上級不同程度的傷害，而多數情況下，這種傷害上級卻渾然不知。因此，在與上級的溝通中不僅要傳遞日常工作事務，還要表達出你的情感。在聆聽的過程中，學會聆聽對方的情緒，也是非常重要的。如果你的情緒得不到解決，就會引發溝通障礙，進而會讓人厭煩溝通，會讓下級與上級的隔閡越來越重。

　　有一位團隊的骨干，他所在的團隊業績非常好，領導為了平衡其它弱一點的團隊，常常將他團隊的業績劃歸到別的團隊，他對領導的做法雖然不滿意，但又能夠理解領導，也能體恤那些沒有完成業績的團隊。在思想覺悟上，這位骨干是沒有問題的，但在情感上，覺得受到了傷害，總是不能釋懷。有一天，他終于鼓起勇氣，向領導表達了自己的這種狀態，希望領導能予以理解。領導得知他的狀況后，深感歉意，并請他吃了一頓飯，雙方杯酒下肚后，這位骨干就再也沒有因為這件事而糾結了。心病還需心來治，高績效團隊中，領導與下屬間的合作靠的是默契，任何情緒若得不到及時溝通和釋放，就會嚴重影響彼此間的默契。

【有效溝通的原則和重要性】相關文章：