會(huì)計(jì)記賬憑證摘要如何寫(xiě)
“摘要”即摘錄其要點(diǎn)的意思。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核算中，摘要的用途比較廣泛，而其中又以記賬憑證摘要的應(yīng)用頻率最高，因?yàn)樗跁?huì)計(jì)核算中起著承上啟下的作用，十分重要。記賬憑摘要就是在記賬憑證中用文字或數(shù)字對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，它是看賬、用賬、查賬人員從記賬憑證上了解和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的途徑和手段。下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的會(huì)計(jì)記賬憑證的摘要編制方法，歡迎閱讀。
一、記賬憑證摘要的書(shū)寫(xiě)要求
寫(xiě)好記賬憑證摘要是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作之一，既是一種記賬技術(shù)，也是財(cái)務(wù)人員駕馭會(huì)計(jì)語(yǔ)言的體現(xiàn)，因此，作為一名合格的會(huì)計(jì)，應(yīng)該認(rèn)真、規(guī)范、正確地填寫(xiě)記賬憑證摘要。其基本要求包括以下幾個(gè)方面：
1、編寫(xiě)要“簡(jiǎn)”而“明”
所謂簡(jiǎn)明，即簡(jiǎn)單明了。太過(guò)于簡(jiǎn)的摘要，不能把經(jīng)濟(jì)內(nèi)容表達(dá)清楚。因此要在計(jì)算機(jī)設(shè)定的摘要字?jǐn)?shù)內(nèi)，抓住重點(diǎn)，將經(jīng)濟(jì)內(nèi)容盡可能全面地表述出來(lái)。
例如：車間**借購(gòu)柴油款5000元。摘要為**借購(gòu)柴油款，而不能為**借款，更不能為借款。
2、編寫(xiě)要準(zhǔn)確
對(duì)反映不同經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的同一張記賬憑證，每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)一個(gè)摘要，不能籠統(tǒng)使用同一個(gè)摘要�，F(xiàn)行的借貸記賬法和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會(huì)計(jì)電算化軟件，一般都具有“修改摘要”的功能，為準(zhǔn)確編寫(xiě)記賬憑證摘要提供了條件。
例如：總經(jīng)理王金良借4000元去北京開(kāi)會(huì)，回來(lái)報(bào)賬時(shí)，差旅費(fèi)開(kāi)支1500元;會(huì)務(wù)費(fèi)開(kāi)支500元;購(gòu)經(jīng)營(yíng)方面圖書(shū)用去1500元;退回余款500元。其摘要應(yīng)按每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄分別編寫(xiě)為：王金良報(bào)北京開(kāi)會(huì)差旅費(fèi);王金良報(bào)會(huì)務(wù)費(fèi);王金良報(bào)資料費(fèi);王金良還借差旅款。如果此筆憑證用籠統(tǒng)的一個(gè)摘要，反映在會(huì)計(jì)賬簿中的“會(huì)務(wù)費(fèi)”科目、“資料費(fèi)”、應(yīng)收及暫付中“員工借款”科目都對(duì)應(yīng)著差旅費(fèi)的摘要，用起賬來(lái)令人匪夷所思。忽視此工作細(xì)節(jié)，將會(huì)給以后的復(fù)核、記賬、查賬等一系列會(huì)計(jì)工作帶來(lái)不便。特別強(qiáng)調(diào)的是，用銀行存款開(kāi)支的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)應(yīng)銀行存款科目的摘要，必須反映收款單位名稱，便于銀行存款賬同銀行對(duì)賬單的核對(duì)。
3、更正錯(cuò)賬摘要規(guī)范
根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，對(duì)記賬后的記賬憑證，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，用紅字沖銷原錯(cuò)誤憑證時(shí)的摘要為“注銷某月某日某號(hào)憑證”，同時(shí)，用藍(lán)字編寫(xiě)正確的記賬憑證時(shí)摘要為“訂正某月某日某號(hào)憑證”。對(duì)只有金額錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)分錄，在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時(shí)摘要為“調(diào)整某月某日某號(hào)憑證”。
如果所修改的是往年的錯(cuò)誤憑證，那么，在“某月某日”前務(wù)必加上“某年”字樣。在此說(shuō)明一點(diǎn)，在注銷、訂正或調(diào)整某張錯(cuò)誤憑證的同時(shí)，應(yīng)在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號(hào)憑證已更正”的標(biāo)記，表示該憑證已被修改完畢。
二、記賬憑證摘要的寫(xiě)法
針對(duì)不同的`經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，記賬憑證的摘要內(nèi)容應(yīng)突出說(shuō)明對(duì)本項(xiàng)業(yè)務(wù)較為重要因素，處理不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)強(qiáng)調(diào)不同的要素單項(xiàng)或要素組合，具體可以概括為五個(gè)要素：
1、Who：摘要要突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為主體。
2、What：摘要內(nèi)容應(yīng)相應(yīng)強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為實(shí)施對(duì)象。
3、When：摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間。
4、Where：摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生地點(diǎn)。
5、Why：摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原因。
日常會(huì)計(jì)核算中利用五“W”書(shū)寫(xiě)憑證摘要時(shí)，同時(shí)還應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：
1、強(qiáng)調(diào)單項(xiàng)要素選擇的同時(shí)，又要注意多個(gè)要素的組合
針對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，書(shū)寫(xiě)記賬憑證摘要時(shí)應(yīng)突出說(shuō)明相對(duì)本項(xiàng)業(yè)務(wù)較為重要的要素，即強(qiáng)調(diào)單項(xiàng)要素。日常會(huì)計(jì)工作中，記賬憑證的“摘要”描述上容易出現(xiàn)文字過(guò)于簡(jiǎn)單、表述不清的情況，這主要是由于忽略了單項(xiàng)要素的重要性。
例1：車間技術(shù)員張某出差返回公司報(bào)銷差旅費(fèi)480元。
不完整的寫(xiě)法為：“差旅費(fèi)報(bào)銷”。這種寫(xiě)法過(guò)于簡(jiǎn)單，忽略了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為主體車間技術(shù)員張某，容易造成會(huì)計(jì)科目使用上的混淆。在這里點(diǎn)明行為主體，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在核算時(shí)是記入“制造費(fèi)用”賬戶還是“管理費(fèi)用”賬戶的關(guān)鍵。
正確的寫(xiě)法應(yīng)為：“車間技術(shù)員張某差旅費(fèi)”，顯而易見(jiàn)，該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要突出了行為主體Who——車間技術(shù)員。
例2：3月份第8號(hào)憑證誤將300元應(yīng)記入“原材料”賬戶記入了“周轉(zhuǎn)材料”賬戶，現(xiàn)予以更正。
不完整的寫(xiě)法為：“3月份第8號(hào)憑證有誤，現(xiàn)予以更正”。該摘要是對(duì)錯(cuò)誤憑證作出更證的記錄，如能突出錯(cuò)賬的原因，即強(qiáng)調(diào)Why，則會(huì)更完整。因此正確的寫(xiě)法應(yīng)為：“3月份第8號(hào)憑證科目用錯(cuò)，現(xiàn)予以更正”。
注重多要素的組合。在一些較為復(fù)雜或特殊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，強(qiáng)調(diào)兩個(gè)或兩個(gè)以上要素組合顯得尤為重要。
例3：收到工商銀行基本存款賬戶第四季度存款利息100元，已存入銀行賬戶。
不完整的寫(xiě)法為：“收銀行存款利息”。這種寫(xiě)法存的問(wèn)題是：一是企業(yè)的存款賬戶一般不至一個(gè)，因此有必要說(shuō)是明是哪家銀行;二是利息有不同的時(shí)間段，有必要說(shuō)明其屬于哪個(gè)期間。根據(jù)who+when的組合，正確的寫(xiě)法為：收到**賬戶第四季度利息。
2、用好代寫(xiě)符號(hào)和縮略用語(yǔ)，練就遣詞造句的能力
為書(shū)寫(xiě)便捷，提高效率，在書(shū)寫(xiě)摘要中通�？梢圆捎靡恍┐梅�(hào)或縮略用語(yǔ)，如：?jiǎn)蝺r(jià)可以用@表示，噸、千克等計(jì)量單位可用“T”、“Kg”等代替。單位名稱在不影響表達(dá)和正確理解的前提下，也可采用縮略語(yǔ)，如：“中國(guó)銀行”可縮寫(xiě)為“中行”。
從語(yǔ)文的角度來(lái)說(shuō)，書(shū)寫(xiě)摘要就是造句。因此作為摘要書(shū)寫(xiě)的造句，必須符合邏輯規(guī)范和語(yǔ)法習(xí)慣，否則，容易產(chǎn)生缺主語(yǔ)、缺謂語(yǔ)、缺賓語(yǔ)、主謂搭配不當(dāng)、動(dòng)賓搭配不當(dāng)、主賓搭配不當(dāng)?shù)日Z(yǔ)法錯(cuò)誤。
例4：某公司向本公司投入設(shè)備一臺(tái)，價(jià)值38000元。
錯(cuò)誤書(shū)寫(xiě)：“設(shè)備一臺(tái)”。這種書(shū)寫(xiě)缺少主語(yǔ)和謂語(yǔ)，應(yīng)將形成一臺(tái)設(shè)備的原因在摘要中指出，陳述的對(duì)象，即主語(yǔ)，在此句中不可省略。同時(shí)，設(shè)備是如何取得的，應(yīng)增加謂語(yǔ)動(dòng)詞“投入”。正確的寫(xiě)法為：“某公司投入調(diào)設(shè)備一臺(tái)”。
例5：公司向某文化用品商店購(gòu)入賬簿、紙張等辦公用品計(jì)480元，以現(xiàn)金支付。
錯(cuò)誤的寫(xiě)法：“付辦公用品”。這種寫(xiě)法動(dòng)賓搭配不當(dāng)，付款的只能是錢(qián)，不能是實(shí)務(wù)。正確的寫(xiě)法：付辦公用品款。
3、考慮登記明細(xì)的需要
手工賬會(huì)計(jì)核算中，如記賬憑證的摘要，如果文字過(guò)于簡(jiǎn)單，項(xiàng)目填寫(xiě)不齊全，不僅不能全面反映該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，而且也會(huì)給明細(xì)賬的登記帶來(lái)不便。因此，在書(shū)寫(xiě)記賬憑證摘要時(shí)還應(yīng)考慮登記明細(xì)的需要，針對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和不同性質(zhì)的科目，摘要書(shū)寫(xiě)也應(yīng)有所側(cè)重，不能機(jī)械地平等對(duì)待。
例6：生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用A材料1200公斤，單位成本80元，金額96000元;生產(chǎn)乙產(chǎn)品領(lǐng)用B材料700公斤，單位成本50元，金額3500元。
不完整寫(xiě)法：生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用材料。雖然該摘要也簡(jiǎn)單的概括了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，但給原材料明細(xì)賬的登記帶來(lái)了不便，因?yàn)樵牧厦骷?xì)的格式為數(shù)量金額式，不僅要記總金額，還要登記數(shù)量和單價(jià)，如果此摘要，登記明細(xì)賬時(shí)只能查原始憑證，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。規(guī)范的寫(xiě)法：生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用A料1200Kg，@80;乙產(chǎn)品領(lǐng)用B材料700Kg，@50。
當(dāng)然，“摘要”書(shū)寫(xiě)時(shí)考慮登記明細(xì)的需要，不是說(shuō)對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的描述都要面面具到，這樣只會(huì)浪費(fèi)不必要的人力，加大核算工作量，不利于提高會(huì)計(jì)工作的效率。
例7：售給某公司A產(chǎn)品200件，單價(jià)500元，增值稅額17000元，貨款共計(jì)117000元，尚未收到。
不恰當(dāng)?shù)膶?xiě)法：售給某公司A產(chǎn)品200件，@500元，貨款未收到。這樣的書(shū)寫(xiě)顯然考慮登記明細(xì)的需要，但是與原材料明細(xì)賬不同的是，收入明細(xì)賬只需要登記總金額，不需要登記數(shù)量和單價(jià)，該書(shū)寫(xiě)顯得有些多此一舉。規(guī)范的書(shū)寫(xiě)為：售給某公司A產(chǎn)品一批，貨款未收。
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