職場通信禮儀

職場通信禮儀大全

　　通信也是一種商務交往方式。人們可通過電話、短信及電子郵件了解對方的意圖、性格、情緒及心境等。對于陌生人來說，甚至還可以判斷出對方的風度、氣質、修養—這就是通信形象。

　　電話禮儀

　　1、撥打電話

　　環境。在撥打電話時撥打電話，一定要選擇合理的通話環境。以嘈雜的吵鬧聲、電視聲、嬰兒哭鬧聲為通話背景是極為不禮貌的，容易使對方產生聯想，影響通話質量。

　　時間。公事的通話時間盡量控制在上午9:00-11:00，下午14:00-16:00之間，這段期間是人們辦公效率最佳時段。即便是私事，也要盡力避開對方休息及用餐時間，不要早于早8:00或晚于22:00，如遇緊急情況，電話接通后要先致歉。

　　等待。等待對方接聽電話，一定不要讓電話響太久，5-6聲后仍無人接聽應掛斷，以免打擾另一方周圍的人。

　　通話。一般而言，通話時間控制在10分鐘內。如需長時間談話，通話之初要告知對方并征求同意。

　　語言。得體的語言將緊湊的內容表達出來才能體現預期的效果。在撥打電話之前，尤其是打電話給重要人物時，列出提綱是非常重要的。擬出通話要點，理順通話順序，并準備好紙筆，以便隨時記錄。保證自己有條不紊，不會語無倫次。

　　結束。掛電話講求順序，平級之間通話一般是主動打電話一方有禮貌的先掛斷，接電話方再掛斷，以免對方有沒有說完的話。但如果與上級、長輩通話，無論是發話人還是受話人，都應等對方掛斷后自己再掛斷。

　　2、接聽電話

　　原則。接聽電話的最佳時機是電話鈴響2-3聲時，既不會讓對方感到突然，又不會讓其久等。避免兩個極端：寧死不接、一響就接。如果電話鈴聲響過6聲接聽，要第一時間致歉：“抱歉，讓您久等了”。

　　確認。對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”

　　中斷。結束通話時按照前面講述的禮儀規范掛斷電話，但如果自己恰巧有急事，需要終止通話，應禮貌向對方說明原因，請求對方原諒，并告知對方自己一有時間馬上回電。

　　錯打。經常有人打錯了電話，反倒問你是誰，你的號碼是什么。這實在是很過分的，這時要記住，把你的姓名和電話號碼給一個陌生人絕對不是聰明之舉!

　　公私分明。一般情況下，盡量不在辦公環境進行私人通話，但若家人或朋友主動打來，應及時接聽輕聲交談，長話短說，以免耽誤工作及影響他人。

　　3、手機禮儀

　　放置。手機的最佳放置位置是隨身公文包。而在商務場合，最不佳的位置是擺在桌子上，引人注目。拿在手里則顯得累贅、不專業。

　　使用。通訊時代手機要保持暢通，公共場合遵守道德公約，不用怪異鈴聲，或調整成震動。值得注意的是，開車時不要接打電話，保障出行安全。個人隱私的內容不要存在手機里，以防泄露。

　　信息。在開會或訪客接待時不要頻繁查看新信息，設置好提示音，在活動結束后回復。

　　電子郵件禮儀

　　1、電子郵件書寫

　　主題明確。每一封電郵一定要有一個主題，使收件人一目了然地了解郵件涉及的事項和討論內容，快速判斷輕重緩急。比如：“關于XX的準備事宜”就比“準備事宜”四個字明確好多。

　　語言流暢。電子郵件也是信函的一種，網絡流行語及表情符號不宜在商務及其他正式場合溝通使用的郵件中出現。

　　內容簡潔。郵件內容應盡力控制在數行之內，簡潔切題。如有較長的文件，可將其整理成格式規范的文檔形式，作為附件發給對方。

　　用好附件。附近可發送文檔、照片、音頻、視頻等。在使用附件中，應對其內容作簡要說明，以便收件人整理和閱讀。

　　2、電子郵件發送

　　確認發送。郵件發送后要確認是否發送成功，發信后檢查“已發送”郵件箱，或幾分鐘后檢查個人郵箱中是否有系統退信郵件。有時由于網絡等原因以為發出的郵件實際并未發送成功。

　　通知查收。重要郵件發送后一定要通知收件人查收，確認是否收到并閱讀郵件內容，以免耽誤重要事項。

　　3、電子郵件回復

　　收到他人的郵件后，回復對方是對他人的尊重,按照緊急、重要程度，郵件的回復時間在兩個小時至二十四小時內。

　　如果事情復雜，無法確切回復，至少應該及時通知對方郵件已收到，正在處理中，不要讓對方盲目空等。如正在休假或外出，應設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

　　僅回復“好的”、“是的”、“對”等字眼，是非常不禮貌的�；貜袜]件一般不少于10個字，顯示對發件人的尊重。

　　4、關于“收件人”、“抄送”、“密送”

　　“收件人”地址是直接收信人，負有回復郵件的責任。

　　“抄送”地址是間接收件人，只是要他們知曉郵件涉及內容，僅供參考，并沒有回復郵件的責任。

　　“密抄”和“抄送”差不多，區別在于“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的郵箱地址，即“密抄”對上述兩者不可見。

　　接聽電話禮儀

　　1、聽到電話響后，最好是三聲之內接起，如果響聲超過6下，那首先要跟對方說聲對不起。

　　2、接聽電話時要面帶微笑，因為微笑是會傳遞的，雖然對方看不到，但是能從你的話語中感受出來。

　　3、接聽電話的時候要專心，不要同事干別的事情或與旁邊的人交談，這樣做會讓對方感到你很不用心，從而也感到自己沒有被尊重。

　　4、接聽電話的時候要注意身姿正確，不要躺著或者是把腳放到臺面上，因為身姿不正確也會影響聲音的效果，同時也容易導致電話滑落，會讓對方覺得不舒服。

　　5、在電話旁應該隨時準備一些白紙和筆，當對方需要你記什么或者讓你給上司傳話，都可以快速準確記錄下來，以免傳達有誤。如果事先沒有準備好紙和筆，而要求對方等待，這也是很不禮貌的行為。

　　撥打電話的禮儀

　　1、撥打電話的時候要選擇好時間段，如果不是十分重要的事情，請不要在休息、用餐的時間段給別人打電話，同時也不要在節假日打電話給對方。

　　2、要把握好通話時間，一般來說通話時間不應超過3分鐘，這也就是“3分鐘原則”。

　　3、如果對方并不知道你是誰的情況下，你應該要首先進行自我介紹，同時要多使用敬語。

　　手機使用注意事項

　　手機禮儀一：手機放哪兒有講究

　　前不久，某人和同事A一起去給客戶匯報產品方案，匯報的地點選在對方的會議室，當天參加會議的人很多，還有不少領導，會議室里非常擁擠。同事可能是覺得有些熱，就把外衣放在了一邊，沒想到這卻出了問題。正在我們匯報到一半兒的時候，突然手機響了，小欒意識到這是自己的手機。但屋里人太多，他的外衣卻放在門口，手機一直響個不停，中間也隔著好多人，小欒要過去拿的話大家都得起身才能讓他過去，會場秩序一時間搞的很亂，也讓對方的領導感到有些不滿，弄得我們都很尷尬。

　　作為職場人員，同事A顯然沒有考慮過公共場合手機應該放在哪里合適，很多人習慣于把手機隨意擺放，這在自己家里或者工位上沒有問題。但在公共場合手機的擺放是很有講究的，但很多人并沒有意識到。手機在不使用的時候，可以放在口袋里，也可以放在書包里，但要保證隨時可以拿出來，免得像同事A那樣。在與別人面對面時，最好不要把手機放在手里，也不要對著別人放置，這都會讓對方感覺不舒服。而對于職場人士來說，最好也不要把手機掛在脖子上，這會讓人覺得很不專業。

　　手機禮儀二：打電話前考慮對方

　　如今，手機作為溝通的重要工具，自然是聯系客戶的重要手段之一。但在給自己重要的客戶打手機前，首先應該想到他是否方便接聽你的電話，如果他正處在一個不方便和你說話的環境，那么你們的溝通效果肯定會大打折扣，因此“打電話前考慮對方”這是職場人員必須要學會的一課。最簡單的一點，就是在接通電話后，先問問對方是否方便講話，但僅有這是遠遠不夠的。

　　一般會在平時主動了解客戶的作息時間，有些客戶會在固定時間召開會議，這個時間一般不要去打擾對方。而電話接通后，要仔細傾聽并判斷對方所處的環境，如果環境很嘈雜，可能說明他正在外面而不在辦公室，這個時候你要考慮對方是否能夠耐心聽你講話。而如果他小聲講話，則說明他可能正在會場里，你應該主動掛斷電話，擇機再打過去。

　　手機禮儀三：接聽勿擾他人

　　除了要注意手機擺放位置之外，職場新人也要懂得接聽手機的禮儀。手機最大的優勢就是隨時隨地可以通話，這在帶給大家便利的同時自然也會帶來一些負面效果。同事B剛剛來到公司不久，在辦公室里接聽手機的時候總是聲音很大，旁若無人。周圍的同事有的正在思考業務，有的正在和其他客戶通話聯系工作，他這樣大聲講話，影響了周圍人正常的工作，沒多長時間就招來了同事們的不滿。

　　對于職場新人，給他人的第一印象往往很大程度上決定了日后的發展，而同事B這種行為給周圍人留下的印象就是心中沒有他人，不考慮他人的感受。在公共場合接聽手機時一定要注意不要影響他人。有時辦公室因為人多，原本就很雜亂，如果再大聲接電話，往往就會讓環境變得很糟糕。作為職場新人，在沒有熟悉環境之前，可以先去辦公室外接電話，以免影響他人，特別是一些私人的通話更應注意。

　　手機如今已是再平常不過的事物，但在職場中，一部手機卻可以折射出你的職場能力。因此提醒您，職場人員一定要掌握手機禮儀，讓手機成為自己的職場幫手，而不是減分利器。

【職場通信禮儀】相關文章：

職場有哪些社交禮儀-職場禮儀知識08-11

職場禮儀之化妝禮儀10-27

關于職場禮儀的電話禮儀12-23

職場禮儀之電話禮儀10-13

職場社交禮儀08-21

職場著裝禮儀08-13

IT職場交際禮儀06-22

女性在職場中有哪些禮儀-女性職場禮儀禁忌06-21

職場餐桌禮儀常識08-29