職場通信禮儀

職場通信禮儀大全

　　通信也是一種商務(wù)交往方式。人們可通過電話、短信及電子郵件了解對方的意圖、性格、情緒及心境等。對于陌生人來說，甚至還可以判斷出對方的風(fēng)度、氣質(zhì)、修養(yǎng)—這就是通信形象。

　　電話禮儀

　　1、撥打電話

　　環(huán)境。在撥打電話時撥打電話，一定要選擇合理的通話環(huán)境。以嘈雜的吵鬧聲、電視聲、嬰兒哭鬧聲為通話背景是極為不禮貌的，容易使對方產(chǎn)生聯(lián)想，影響通話質(zhì)量。

　　時間。公事的通話時間盡量控制在上午9:00-11:00，下午14:00-16:00之間，這段期間是人們辦公效率最佳時段。即便是私事，也要盡力避開對方休息及用餐時間，不要早于早8:00或晚于22:00，如遇緊急情況，電話接通后要先致歉。

　　等待。等待對方接聽電話，一定不要讓電話響太久，5-6聲后仍無人接聽?wèi)?yīng)掛斷，以免打擾另一方周圍的人。

　　通話。一般而言，通話時間控制在10分鐘內(nèi)。如需長時間談話，通話之初要告知對方并征求同意。

　　語言。得體的語言將緊湊的內(nèi)容表達(dá)出來才能體現(xiàn)預(yù)期的效果。在撥打電話之前，尤其是打電話給重要人物時，列出提綱是非常重要的。擬出通話要點，理順通話順序，并準(zhǔn)備好紙筆，以便隨時記錄。保證自己有條不紊，不會語無倫次。

　　結(jié)束。掛電話講求順序，平級之間通話一般是主動打電話一方有禮貌的先掛斷，接電話方再掛斷，以免對方有沒有說完的話。但如果與上級、長輩通話，無論是發(fā)話人還是受話人，都應(yīng)等對方掛斷后自己再掛斷。

　　2、接聽電話

　　原則。接聽電話的最佳時機(jī)是電話鈴響2-3聲時，既不會讓對方感到突然，又不會讓其久等。避免兩個極端：寧死不接、一響就接。如果電話鈴聲響過6聲接聽，要第一時間致歉：“抱歉，讓您久等了”。

　　確認(rèn)。對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應(yīng)該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”

　　中斷。結(jié)束通話時按照前面講述的禮儀規(guī)范掛斷電話，但如果自己恰巧有急事，需要終止通話，應(yīng)禮貌向?qū)Ψ秸f明原因，請求對方原諒，并告知對方自己一有時間馬上回電。

　　錯打。經(jīng)常有人打錯了電話，反倒問你是誰，你的號碼是什么。這實在是很過分的，這時要記住，把你的姓名和電話號碼給一個陌生人絕對不是聰明之舉!

　　公私分明。一般情況下，盡量不在辦公環(huán)境進(jìn)行私人通話，但若家人或朋友主動打來，應(yīng)及時接聽輕聲交談，長話短說，以免耽誤工作及影響他人。

　　3、手機(jī)禮儀

　　放置。手機(jī)的最佳放置位置是隨身公文包。而在商務(wù)場合，最不佳的位置是擺在桌子上，引人注目。拿在手里則顯得累贅、不專業(yè)。

　　使用。通訊時代手機(jī)要保持暢通，公共場合遵守道德公約，不用怪異鈴聲，或調(diào)整成震動。值得注意的是，開車時不要接打電話，保障出行安全。個人隱私的內(nèi)容不要存在手機(jī)里，以防泄露。

　　信息。在開會或訪客接待時不要頻繁查看新信息，設(shè)置好提示音，在活動結(jié)束后回復(fù)。

　　電子郵件禮儀

　　1、電子郵件書寫

　　主題明確。每一封電郵一定要有一個主題，使收件人一目了然地了解郵件涉及的事項和討論內(nèi)容，快速判斷輕重緩急。比如：“關(guān)于XX的準(zhǔn)備事宜”就比“準(zhǔn)備事宜”四個字明確好多。

　　語言流暢。電子郵件也是信函的一種，網(wǎng)絡(luò)流行語及表情符號不宜在商務(wù)及其他正式場合溝通使用的郵件中出現(xiàn)。

　　內(nèi)容簡潔。郵件內(nèi)容應(yīng)盡力控制在數(shù)行之內(nèi)，簡潔切題。如有較長的文件，可將其整理成格式規(guī)范的文檔形式，作為附件發(fā)給對方。

　　用好附件。附近可發(fā)送文檔、照片、音頻、視頻等。在使用附件中，應(yīng)對其內(nèi)容作簡要說明，以便收件人整理和閱讀。

　　2、電子郵件發(fā)送

　　確認(rèn)發(fā)送。郵件發(fā)送后要確認(rèn)是否發(fā)送成功，發(fā)信后檢查“已發(fā)送”郵件箱，或幾分鐘后檢查個人郵箱中是否有系統(tǒng)退信郵件。有時由于網(wǎng)絡(luò)等原因以為發(fā)出的郵件實際并未發(fā)送成功。

　　通知查收。重要郵件發(fā)送后一定要通知收件人查收，確認(rèn)是否收到并閱讀郵件內(nèi)容，以免耽誤重要事項。

　　3、電子郵件回復(fù)

　　收到他人的郵件后，回復(fù)對方是對他人的尊重,按照緊急、重要程度，郵件的回復(fù)時間在兩個小時至二十四小時內(nèi)。

　　如果事情復(fù)雜，無法確切回復(fù)，至少應(yīng)該及時通知對方郵件已收到，正在處理中，不要讓對方盲目空等。如正在休假或外出，應(yīng)設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　僅回復(fù)“好的”、“是的”、“對”等字眼，是非常不禮貌的�；貜�(fù)郵件一般不少于10個字，顯示對發(fā)件人的尊重。

　　4、關(guān)于“收件人”、“抄送”、“密送”

　　“收件人”地址是直接收信人，負(fù)有回復(fù)郵件的責(zé)任。

　　“抄送”地址是間接收件人，只是要他們知曉郵件涉及內(nèi)容，僅供參考，并沒有回復(fù)郵件的責(zé)任。

　　“密抄”和“抄送”差不多，區(qū)別在于“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的郵箱地址，即“密抄”對上述兩者不可見。

　　接聽電話禮儀

　　1、聽到電話響后，最好是三聲之內(nèi)接起，如果響聲超過6下，那首先要跟對方說聲對不起。

　　2、接聽電話時要面帶微笑，因為微笑是會傳遞的，雖然對方看不到，但是能從你的話語中感受出來。

　　3、接聽電話的時候要專心，不要同事干別的事情或與旁邊的人交談，這樣做會讓對方感到你很不用心，從而也感到自己沒有被尊重。

　　4、接聽電話的時候要注意身姿正確，不要躺著或者是把腳放到臺面上，因為身姿不正確也會影響聲音的效果，同時也容易導(dǎo)致電話滑落，會讓對方覺得不舒服。

　　5、在電話旁應(yīng)該隨時準(zhǔn)備一些白紙和筆，當(dāng)對方需要你記什么或者讓你給上司傳話，都可以快速準(zhǔn)確記錄下來，以免傳達(dá)有誤。如果事先沒有準(zhǔn)備好紙和筆，而要求對方等待，這也是很不禮貌的行為。

　　撥打電話的禮儀

　　1、撥打電話的時候要選擇好時間段，如果不是十分重要的事情，請不要在休息、用餐的時間段給別人打電話，同時也不要在節(jié)假日打電話給對方。

　　2、要把握好通話時間，一般來說通話時間不應(yīng)超過3分鐘，這也就是“3分鐘原則”。

　　3、如果對方并不知道你是誰的情況下，你應(yīng)該要首先進(jìn)行自我介紹，同時要多使用敬語。

　　手機(jī)使用注意事項

　　手機(jī)禮儀一：手機(jī)放哪兒有講究

　　前不久，某人和同事A一起去給客戶匯報產(chǎn)品方案，匯報的地點選在對方的會議室，當(dāng)天參加會議的人很多，還有不少領(lǐng)導(dǎo)，會議室里非常擁擠。同事可能是覺得有些熱，就把外衣放在了一邊，沒想到這卻出了問題。正在我們匯報到一半兒的時候，突然手機(jī)響了，小欒意識到這是自己的手機(jī)。但屋里人太多，他的外衣卻放在門口，手機(jī)一直響個不停，中間也隔著好多人，小欒要過去拿的話大家都得起身才能讓他過去，會場秩序一時間搞的很亂，也讓對方的領(lǐng)導(dǎo)感到有些不滿，弄得我們都很尷尬。

　　作為職場人員，同事A顯然沒有考慮過公共場合手機(jī)應(yīng)該放在哪里合適，很多人習(xí)慣于把手機(jī)隨意擺放，這在自己家里或者工位上沒有問題。但在公共場合手機(jī)的擺放是很有講究的，但很多人并沒有意識到。手機(jī)在不使用的時候，可以放在口袋里，也可以放在書包里，但要保證隨時可以拿出來，免得像同事A那樣。在與別人面對面時，最好不要把手機(jī)放在手里，也不要對著別人放置，這都會讓對方感覺不舒服。而對于職場人士來說，最好也不要把手機(jī)掛在脖子上，這會讓人覺得很不專業(yè)。

　　手機(jī)禮儀二：打電話前考慮對方

　　如今，手機(jī)作為溝通的重要工具，自然是聯(lián)系客戶的重要手段之一。但在給自己重要的客戶打手機(jī)前，首先應(yīng)該想到他是否方便接聽你的電話，如果他正處在一個不方便和你說話的環(huán)境，那么你們的溝通效果肯定會大打折扣，因此“打電話前考慮對方”這是職場人員必須要學(xué)會的一課。最簡單的一點，就是在接通電話后，先問問對方是否方便講話，但僅有這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

　　一般會在平時主動了解客戶的作息時間，有些客戶會在固定時間召開會議，這個時間一般不要去打擾對方。而電話接通后，要仔細(xì)傾聽并判斷對方所處的環(huán)境，如果環(huán)境很嘈雜，可能說明他正在外面而不在辦公室，這個時候你要考慮對方是否能夠耐心聽你講話。而如果他小聲講話，則說明他可能正在會場里，你應(yīng)該主動掛斷電話，擇機(jī)再打過去。

　　手機(jī)禮儀三：接聽勿擾他人

　　除了要注意手機(jī)擺放位置之外，職場新人也要懂得接聽手機(jī)的禮儀。手機(jī)最大的優(yōu)勢就是隨時隨地可以通話，這在帶給大家便利的同時自然也會帶來一些負(fù)面效果。同事B剛剛來到公司不久，在辦公室里接聽手機(jī)的時候總是聲音很大，旁若無人。周圍的同事有的正在思考業(yè)務(wù)，有的正在和其他客戶通話聯(lián)系工作，他這樣大聲講話，影響了周圍人正常的工作，沒多長時間就招來了同事們的不滿。

　　對于職場新人，給他人的第一印象往往很大程度上決定了日后的發(fā)展，而同事B這種行為給周圍人留下的印象就是心中沒有他人，不考慮他人的感受。在公共場合接聽手機(jī)時一定要注意不要影響他人。有時辦公室因為人多，原本就很雜亂，如果再大聲接電話，往往就會讓環(huán)境變得很糟糕。作為職場新人，在沒有熟悉環(huán)境之前，可以先去辦公室外接電話，以免影響他人，特別是一些私人的通話更應(yīng)注意。

　　手機(jī)如今已是再平常不過的事物，但在職場中，一部手機(jī)卻可以折射出你的職場能力。因此提醒您，職場人員一定要掌握手機(jī)禮儀，讓手機(jī)成為自己的職場幫手，而不是減分利器。

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