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      2. 商務(wù)秘書(shū)常識(shí)輔導(dǎo):商務(wù)溝通

        時(shí)間:2024-06-20 23:07:40 商務(wù)秘書(shū) 我要投稿
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        商務(wù)秘書(shū)常識(shí)輔導(dǎo):商務(wù)溝通

          溝通是一門(mén)藝術(shù),也是一門(mén)學(xué)問(wèn)。只在商務(wù)溝通中游刃有余的人才能取得令人矚目的成就。主要側(cè)重一些技能,包括傾聽(tīng),面談,電話溝通,會(huì)議溝通,演講與演示,商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作以及跨文化溝通等內(nèi)容。下面為大家整理了一些關(guān)于商務(wù)溝通的常識(shí),一起來(lái)看看!

        商務(wù)秘書(shū)常識(shí)輔導(dǎo):商務(wù)溝通

          1.接待規(guī)格

          (1)秘書(shū)必須根據(jù)來(lái)訪者的身份確定接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度而言的。

          (2)接待規(guī)格有3種:高規(guī)格接待、低規(guī)格接待、對(duì)等規(guī)格接待。

          2.接待規(guī)格的確定

          秘書(shū)首先要了解客人的身份,據(jù)此確定由誰(shuí)來(lái)出面接待最合適。另外,影響到接待規(guī)格的還有如下一些因素:

          (1)對(duì)方與我方的關(guān)系。當(dāng)對(duì)方的來(lái)訪事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對(duì)方的關(guān)系時(shí),往往以高規(guī)格接待。

          (2)一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格。如上司生病或臨時(shí)出差,只得讓他人代替,遇到這類(lèi)情況,必須向客人解釋清楚,向客人道歉。

          (3)對(duì)以前接待過(guò)的客人,接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。

          3.制定接待工作計(jì)劃

          接待計(jì)劃的主要內(nèi)容有三項(xiàng):確定接待規(guī)格、擬定日程安排、提供經(jīng)費(fèi)列支。

          (1)人員安排表:包括時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)、主要人員、陪同人員。

          (2)日程安排:日程安排要具體,包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等內(nèi) 容,一般以表格的形式列出。

          (3)接待經(jīng)費(fèi)列支包括

          1)工作經(jīng)費(fèi):租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用。 2)住宿費(fèi)。 3)餐飲費(fèi)。

          4)勞務(wù)費(fèi):講課、演講、加班等費(fèi)用。 5)交通費(fèi)。 6)參觀、游覽、娛樂(lè)費(fèi)用。

          7)紀(jì)念品費(fèi)用。 8)宣傳、公關(guān)費(fèi)用。 9)其他費(fèi)用。

          4.橫向溝通

          (1)橫向溝通概念:橫向溝通一般體現(xiàn)為部門(mén)間員工的溝通,在橫向溝通中不存在直接的上下級(jí)關(guān)系。橫向溝通的目的是為了增強(qiáng)部門(mén)間的合作、減少摩擦。橫向溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為:會(huì)議、面談、備忘錄、報(bào)告等。

          (2)橫向溝通可能遇到的障礙

          1)部門(mén)“本位主義”和員工短視傾向。 2)“一葉障目”,對(duì)公司組織結(jié)構(gòu)的偏見(jiàn)。 3)性格沖突。

          4)猜疑、威脅和恐懼。

          (3)橫向溝通的策略

          1)選擇針對(duì)性的溝通形式。 2)樹(shù)立“內(nèi)部客戶(hù)”的概念。

          3)耐心傾聽(tīng)而不是敘述。 4)換位思考。

          5.縱向溝通

          (1)縱向溝通的概念:縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通。縱向溝通中,從上至下進(jìn)行的下行溝通是縱向溝通的主體,而自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。

          (2)下行溝通和上行溝通

          1)下行溝通是管理溝通的主體。下行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為:公司政策、報(bào)告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會(huì)議、傳真、電子信箱等。

          2)上行溝通則開(kāi)辟了一條管理人員聽(tīng)取員工意見(jiàn)、想法和建議的通路,提供員工參與管理的機(jī)會(huì),從而減少了員工因不能理解下達(dá)的信息而造成的損失。

          (3)縱向溝通可能遇到的障礙

          1)接受者溝通技能上的障礙。 2)溝通各方心理活動(dòng)引起的障礙。

          3)不善聆聽(tīng)。 4)草率評(píng)判。 5)語(yǔ)義表達(dá)和理解方面的歧義。

          (4)縱向溝通策略

          1)下行溝通策略

          ①制定溝通計(jì)劃。 ②減少溝通環(huán)節(jié)。 ③“去繁從簡(jiǎn)”,減輕溝通任務(wù)。

          ④言簡(jiǎn)意賅,提倡簡(jiǎn)約的溝通。 ⑤啟用反饋,鼓勵(lì)接受者對(duì)信息進(jìn)行評(píng)價(jià);采用多介質(zhì)組合,比如書(shū)面形式與電話相結(jié)合。

          2)上行溝通策略

         、俳⑿湃。 ②適時(shí)采用走動(dòng)管理,安排非正式的上行溝通。

          6.沖突產(chǎn)生的原因

          (1)信息傳達(dá)不夠精確或不夠完整。 (2)目標(biāo)不合,難以合作。

          (3)責(zé)任不明,缺乏效率。 (4)敵對(duì)或其他負(fù)面的感覺(jué)。

          7.沖突處理策略

          按兵不動(dòng)、粉飾太平、鐵令如山、制定規(guī)則、和平共存、討價(jià)還價(jià)、棄子投降、全力支持、攜手合作。

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