商務(wù)秘書(shū)常識(shí)輔導(dǎo)：商務(wù)溝通

時(shí)間：2024-06-20 23:07:40 商務(wù)秘書(shū) 我要投稿

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　　溝通是一門(mén)藝術(shù)，也是一門(mén)學(xué)問(wèn)。只在商務(wù)溝通中游刃有余的人才能取得令人矚目的成就。主要側(cè)重一些技能,包括傾聽(tīng)，面談，電話溝通，會(huì)議溝通，演講與演示，商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作以及跨文化溝通等內(nèi)容。下面為大家整理了一些關(guān)于商務(wù)溝通的常識(shí)，一起來(lái)看看！

商務(wù)秘書(shū)常識(shí)輔導(dǎo)：商務(wù)溝通

　　1.接待規(guī)格

　　(1)秘書(shū)必須根據(jù)來(lái)訪者的身份確定接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度而言的。

　　(2)接待規(guī)格有3種：高規(guī)格接待、低規(guī)格接待、對(duì)等規(guī)格接待。

　　2.接待規(guī)格的確定

　　秘書(shū)首先要了解客人的身份，據(jù)此確定由誰(shuí)來(lái)出面接待最合適。另外，影響到接待規(guī)格的還有如下一些因素：

　　(1)對(duì)方與我方的關(guān)系。當(dāng)對(duì)方的來(lái)訪事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對(duì)方的關(guān)系時(shí)，往往以高規(guī)格接待。

　　(2)一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格。如上司生病或臨時(shí)出差，只得讓他人代替，遇到這類(lèi)情況，必須向客人解釋清楚，向客人道歉。

　　(3)對(duì)以前接待過(guò)的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.制定接待工作計(jì)劃

　　接待計(jì)劃的主要內(nèi)容有三項(xiàng)：確定接待規(guī)格、擬定日程安排、提供經(jīng)費(fèi)列支。

　　(1)人員安排表：包括時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)、主要人員、陪同人員。

　　(2)日程安排：日程安排要具體，包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等內(nèi) 容，一般以表格的形式列出。

　　(3)接待經(jīng)費(fèi)列支包括

　　1)工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用。 2)住宿費(fèi)。 3)餐飲費(fèi)。

　　4)勞務(wù)費(fèi)：講課、演講、加班等費(fèi)用。 5)交通費(fèi)。 6)參觀、游覽、娛樂(lè)費(fèi)用。

　　7)紀(jì)念品費(fèi)用。 8)宣傳、公關(guān)費(fèi)用。 9)其他費(fèi)用。

　　4.橫向溝通

　　(1)橫向溝通概念：橫向溝通一般體現(xiàn)為部門(mén)間員工的溝通，在橫向溝通中不存在直接的上下級(jí)關(guān)系。橫向溝通的目的是為了增強(qiáng)部門(mén)間的合作、減少摩擦。橫向溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：會(huì)議、面談、備忘錄、報(bào)告等。

　　(2)橫向溝通可能遇到的障礙

　　1)部門(mén)“本位主義”和員工短視傾向。 2)“一葉障目”，對(duì)公司組織結(jié)構(gòu)的偏見(jiàn)。 3)性格沖突。

　　4)猜疑、威脅和恐懼。

　　(3)橫向溝通的策略

　　1)選擇針對(duì)性的溝通形式。 2)樹(shù)立“內(nèi)部客戶(hù)”的概念。

　　3)耐心傾聽(tīng)而不是敘述。 4)換位思考。

　　5.縱向溝通

　　(1)縱向溝通的概念：縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通。縱向溝通中，從上至下進(jìn)行的下行溝通是縱向溝通的主體，而自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。

　　(2)下行溝通和上行溝通

　　1)下行溝通是管理溝通的主體。下行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：公司政策、報(bào)告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會(huì)議、傳真、電子信箱等。

　　2)上行溝通則開(kāi)辟了一條管理人員聽(tīng)取員工意見(jiàn)、想法和建議的通路，提供員工參與管理的機(jī)會(huì)，從而減少了員工因不能理解下達(dá)的信息而造成的損失。

　　(3)縱向溝通可能遇到的障礙