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秘書應(yīng)該具備的心理素質(zhì)
在當(dāng)今的眾多工作崗位來(lái)看，越是雜務(wù)事情多，工作煩瑣的工作崗位，其工作環(huán)境越富有吸引力和挑戰(zhàn)性、越能夠?qū)W到新知識(shí)、新經(jīng)驗(yàn)、增長(zhǎng)新才干、開拓新視野、挖掘新潛力，所以辦公室秘書的崗位就是檢驗(yàn)自我的用武之地和鍛煉自我的最好場(chǎng)地，那么秘書應(yīng)該具備哪些心理素質(zhì)呢?
1、意志的調(diào)節(jié)和控制—堅(jiān)毅
意志是自覺地確定目的，并支配行動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的心理活動(dòng)。意志有自覺性、堅(jiān)韌性、果斷性和頑強(qiáng)性等積極品質(zhì);也有盲目性、脆弱性、優(yōu)柔性和頑固性等消極品質(zhì)。秘書人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時(shí)，要加強(qiáng)自覺性，克服盲目性;在遇到困難和挫折時(shí)，要堅(jiān)忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢;在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題時(shí)，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)上報(bào)，做錯(cuò)事及時(shí)改正。
遠(yuǎn)大的目標(biāo)，堅(jiān)韌的意志是秘書人員心靈的護(hù)衛(wèi)和保障。[3]一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價(jià)、任何犧牲都要達(dá)到其目標(biāo)的決心、恒心、信心，就是堅(jiān)韌的中心意志。它是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。具有堅(jiān)韌的意志，不但是一切成就大事業(yè)的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無(wú)聞，不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項(xiàng)工作，能否有不達(dá)目的不肯放手的勁頭和毅力，是評(píng)判秘書是否具備堅(jiān)韌的意志力的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，許多人都能隨眾而向前，順利時(shí)也肯努力奮斗。可是，在別人都已退出，或者都已向后轉(zhuǎn)的情況下，對(duì)于一個(gè)既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)的秘書，如果不具有這種始終如一的中心意志，他的工作就會(huì)虎頭蛇尾，有始無(wú)終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的中心意志，他就能兢兢業(yè)業(yè)，滿懷信心，勝利到達(dá)理想的彼岸。
2、 性格的調(diào)節(jié)和控制—隨和
性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾，對(duì)集體不能漠不關(guān)心，對(duì)待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨(dú)怪僻，脫離群眾。性格內(nèi)向的，要多看到工作中有利條件，增強(qiáng)自強(qiáng)，自信、自愛，千方百計(jì)的完成工作任務(wù)。不同性格的上級(jí)，待人處世的方式往往不一樣;有些人眼中的可愛，會(huì)成為另外一些人心中的忌諱，性格的差異造成了不同的相處狀態(tài)。有些領(lǐng)導(dǎo)眼中的可愛，會(huì)成為另外一些領(lǐng)導(dǎo)心中的忌諱，性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態(tài)。
秘書工作的特殊性，對(duì)秘書人員的性格要求也不同，必須具備以下方面：
�、呕磉_(dá)開朗：由于秘書人員的特殊位置，常常會(huì)在工作中遇到內(nèi)部或外部的一些干擾。如在工作中會(huì)處于復(fù)雜的人際關(guān)系之中，難免與領(lǐng)導(dǎo)人、同事及群眾之間發(fā)生性格矛盾、利害沖突;在處理事務(wù)中，常會(huì)引起誤解和不滿。因此，秘書人員的性格中很重要的一方面就是對(duì)人對(duì)事需要豁達(dá)、開朗，即在堅(jiān)持原則的前提下采取寬容、忍耐的態(tài)度。對(duì)于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者要多加體諒.主動(dòng)熱情，細(xì)致周到。對(duì)同志熱情、關(guān)心、樂(lè)于助人。豁達(dá)、開朗還能給人以歡樂(lè)，給人以勇氣，團(tuán)結(jié)同事共同工作。
⑵意志堅(jiān)強(qiáng)：秘書工作是一項(xiàng)十分繁重而復(fù)雜的勞動(dòng)，秘書必須具有堅(jiān)韌不拔、百折不回的毅力，克服各種困難，實(shí)現(xiàn)自己的職能。秘書要有較強(qiáng)的心理承受能力，對(duì)來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)、基層和外界的種種壓力能夠從容應(yīng)付，任勞任怨。秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)的過(guò)程中，要能夠堅(jiān)持原則，實(shí)事求是.自覺抵制不正之風(fēng)，做領(lǐng)導(dǎo)忠實(shí)的參謀和助手。秘書還要嚴(yán)于自律，自制力強(qiáng)，努力克服自身的缺點(diǎn)和不足，成為一個(gè)意志堅(jiān)強(qiáng)的人。
⑶敏捷應(yīng)變：秘書不僅要有意志堅(jiān)強(qiáng)不屈的性格，還要有機(jī)敏靈活的性格。秘書工作涉及面廣、變化性強(qiáng)，秘書要有敏銳的觀察力和迅速的判斷力，善于溝通，長(zhǎng)于協(xié)調(diào)，既不喪失原則，又不激化矛盾。特別是在遇到突發(fā)事件和復(fù)雜情景時(shí)，能夠機(jī)警靈活，隨機(jī)應(yīng)變，使問(wèn)題得到及時(shí)而恰當(dāng)?shù)慕鉀Q。可以說(shuō)，現(xiàn)代秘書工作對(duì)秘書的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力提出了很高的要求，那種墨守成規(guī)、反應(yīng)遲鈍、不講求效率的秘書已不能適應(yīng)現(xiàn)時(shí)代的需要了。
⑷幽默風(fēng)趣：幽默風(fēng)趣是人類寶貴的心靈財(cái)富，是情感優(yōu)裕和自由的展現(xiàn)。在生活和工作的諸多困惑面前，幽默風(fēng)趣能幫助你化被動(dòng)為主動(dòng)，變尷尬為愉悅，以輕松的微笑代替沉重的嘆息。秘書工作內(nèi)容繁雜，壓力很大，有時(shí)不免產(chǎn)生煩躁、厭倦之情。具有幽默感的秘書，則能以出眾的機(jī)智和精美的語(yǔ)言化解困境，超越挫折，獲得良好的心境，保證工作的順利進(jìn)行。秘書在交往活動(dòng)中運(yùn)用幽默，可以使人感到輕松，易于溝通情感，取得理解，消除陌生和緊張，營(yíng)造和睦的交際氛圍。因此，秘書應(yīng)該具有幽默的性格。
�、捎褠酆献鳎好貢鴳�(yīng)有友愛合作的性格，寬容待人，助人為樂(lè)，不與別人斤斤計(jì)較，不因小怨小隙而存嫌。對(duì)于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者要多加體諒，主動(dòng)熱情，細(xì)致周到。對(duì)于現(xiàn)代秘書部門的其他工作人員，要開誠(chéng)布公.謙遜虛心，嚴(yán)格要求自己，維護(hù)集體的團(tuán)結(jié)。
3、興趣的調(diào)節(jié)和控制—應(yīng)變
興趣是人們力求認(rèn)識(shí)某種事物或從事某種活動(dòng)的傾向，即通常人們所說(shuō)的愛好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會(huì)實(shí)踐中形成和發(fā)展起來(lái)的，也可以在社會(huì)時(shí)間中改變。當(dāng)一個(gè)人對(duì)某種事物具有興趣時(shí)，他就把自己的注意力經(jīng)常集中和趨向于某種事物上，同時(shí)對(duì)該事物產(chǎn)生一定的情感。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)對(duì)本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養(yǎng)了良好的興趣，能使之在工作中產(chǎn)生愉快、興奮的積極情緒體驗(yàn)，自覺提高職業(yè)素質(zhì)，高效完成工作任務(wù)。另外，還應(yīng)培養(yǎng)業(yè)余興趣，以豐富生活、陶冶情操、增進(jìn)身心健康。
4、情感的調(diào)節(jié)和控制—平衡
情感是人的喜怒哀樂(lè)等心理狀態(tài)。秘書的情感是秘書對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問(wèn)題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感
�。ㄒ唬�、基本素質(zhì)
1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
2、心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書工作的。
3、思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員，在一個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。
在現(xiàn)代社會(huì)里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會(huì)的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說(shuō)每天的國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，就在我們身邊，就會(huì)經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個(gè)熟人因有問(wèn)題露餡，進(jìn)去了。這些都會(huì)令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問(wèn)題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好！
（二）、業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、理論知識(shí)：必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
2、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。
3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無(wú)論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。
�。ㄈ�、文化素質(zhì)
1、社會(huì)科學(xué)學(xué)好專業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對(duì)工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩(shī)做對(duì)皆不行。后皇帝派了
一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對(duì)聯(lián)來(lái)試王的文化，上聯(lián)曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對(duì)之：塞北一天一地一圣人。語(yǔ)出驚人，頓受青睞。江南秀才們進(jìn)而問(wèn)到，先生的學(xué)問(wèn)究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此，一句對(duì)聯(lián)，一首詩(shī)完成了招考工作。
2、自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí)，如機(jī)械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時(shí)要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過(guò)程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)。
3、外語(yǔ)：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國(guó)當(dāng)事人，對(duì)外交往中，無(wú)論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運(yùn)用外語(yǔ)。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的，"兩條腿走路"的人才。
�。ㄋ模┐送�，學(xué)會(huì)一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。
俗話說(shuō)，"藝不壓身"如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會(huì)有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會(huì)有你無(wú)地自容的那一刻。
但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)"重心"，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能，而絕不能沖淡"主題"，更不能"不務(wù)正業(yè)"。
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