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什么是秘書
秘書經(jīng)常需要與辦公室的其他人員進(jìn)行溝通或是交流，因此需要有很強(qiáng)的文字和口頭表達(dá)能力，如果會一門外語，則會獲得更多參與培訓(xùn)的機(jī)會，如果各方面表現(xiàn)優(yōu)秀，尤其具備較強(qiáng)的組織管理、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，則有機(jī)會晉升為行政經(jīng)理。下面是小編整理的什么是秘書作文，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
什么是秘書
《辭海》：秘書即領(lǐng)導(dǎo)的助手。
《英漢詞典》：秘書緣于拉丁文secretarius，意即“可靠的職員”。
《現(xiàn)代漢語詞典》：秘書是掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。
1998年5月，國家勞動部(現(xiàn)勞動和社會保障部)在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員。目前我國秘書從業(yè)人員約達(dá)2300萬人。
秘書節(jié)的由來
1952年春天，兩位美國的資深秘書共同向美國商業(yè)部部長提出創(chuàng)立秘書周的計劃，其主要宗旨是肯定秘書人員的工作技能、忠誠及工作效率以及給予政府及各企業(yè)的貢獻(xiàn)，并且通過有效的宣傳，引起人們重視秘書工作者在工作中發(fā)揮無限潛能。經(jīng)過兩人在華盛頓各界友人的協(xié)助，這個夢想終于在同年達(dá)成。
美國商業(yè)部長宣布，1952年的6月1日至7日為美國第一個秘書周，6.4日為秘書日。到了1955年，美國的秘書協(xié)會將秘書周改為四月份的最后一個星期，而這周的星期三為秘書日，并一直沿用至今。
1981年美國秘書協(xié)會更名為“國際專業(yè)秘書協(xié)會”又于1998年更名為“國際專業(yè)行政人員協(xié)會”，簡稱IAAP。
三種秘書職業(yè)資格證書
在中國，有三種國家承認(rèn)的秘書職業(yè)資格證書，它們分別是由勞動和社會保障部推出的全國秘書證書，它是在國內(nèi)從事秘書職業(yè)的資格準(zhǔn)入證明;由英國劍橋大學(xué)考試委員會和教育部考試中心中英中心推出的劍橋秘書證書，獲得此證書之后，學(xué)生可以選擇就業(yè)或繼續(xù)深造;還有英國倫敦工商會考試局推出的LCCIEB秘書證書，這是國際認(rèn)可的職業(yè)資格證書，獲得學(xué)員可繼續(xù)進(jìn)修專業(yè)資格文憑或到國外大學(xué)進(jìn)一步深造，世界上許多大學(xué)都承認(rèn)LCCIEB的證書為入學(xué)條件之一。
目前，這三種秘書職業(yè)證都分初、中、高三個級別。
我國外企秘書的劃分
一般來說，初級秘書應(yīng)包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等，他們的職責(zé)一般比較單一，事件技術(shù)含量較低，薪金相對低一些。
中級秘書包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書，他們的權(quán)力和責(zé)任相對大一些，外語水平和計算機(jī)應(yīng)用水平較高，能用英文寫一般信函、起草報告和準(zhǔn)備會議等。具有很好的協(xié)調(diào)能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右，他們不輕易跳槽，更關(guān)心發(fā)展機(jī)會。
高級秘書則包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級領(lǐng)導(dǎo)層的要職，他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉，因此年齡偏大，35～45歲，能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識，有應(yīng)急處理能力。這是秘書職位的頂點(diǎn)，到此時才能真正領(lǐng)悟秘書工作的全部內(nèi)涵，而具備這些條件的女性鳳毛麟角。
八成秘書需補(bǔ)課
有調(diào)查顯示，目前在我國年營業(yè)額5000萬元以上的企業(yè)中，約有80%的企業(yè)總裁秘書早期所受的專業(yè)教育都是中文、外語等，缺乏從公司的戰(zhàn)略高度整合商務(wù)管理問題的理論基礎(chǔ)和實際經(jīng)驗。
具有一定素質(zhì)的秘書助理人員應(yīng)該是具備優(yōu)秀商務(wù)人員素質(zhì)的行業(yè)精英，懂得國際商務(wù)禮儀、人際關(guān)系與溝通技巧、壓力管理、財務(wù)的精算與操作等。而企業(yè)高級秘書或助理人員，應(yīng)該十分了解秘書與企業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)系，知道如何有效地處理商務(wù)事件，協(xié)助總裁完成上下級的溝通，并在任何場合下保持良好的心態(tài)、優(yōu)雅的風(fēng)度、冷靜的頭腦。
擴(kuò)展資料：秘書的禮儀
迎送禮儀
當(dāng)客人來訪時，你應(yīng)該主動從座位上站起來，引領(lǐng)客人進(jìn)入會客廳或者公共接待區(qū)，并為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。切記，始終面帶微笑。
名片禮儀
遞送名片時應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑用瑫r要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。
介紹禮儀
介紹的禮節(jié)是行為大方得體。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的；將年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。
握手的禮儀
愉快的握手是堅定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不家過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向?qū)Ψ秸f明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。
交談的態(tài)度
在與人交談時應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以誠相待、以禮相待、謙虛謹(jǐn)慎、主動熱情的基本態(tài)度，而絕對不能逢場作戲、虛情假意或應(yīng)付了事。
一要表情自然
第一，專注。交談時目光應(yīng)當(dāng)專注，或注視對方，或凝神思考，從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動不動，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無邊際，則是對對方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應(yīng)該不時地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。
第二，配合。交談時可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，來表達(dá)自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專注之情，使交談順利進(jìn)行。
第三，協(xié)調(diào)。交談時的表情應(yīng)與說話的內(nèi)容相配合。與上級領(lǐng)導(dǎo)談話，應(yīng)恭敬而大方；與客人談話，則應(yīng)親切而自然。
二要說話禮貌
第一，注意語音。與人進(jìn)行交談時，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識地壓低自己說話時的音量。最佳的說話聲音標(biāo)準(zhǔn)是，只要交談對象可以聽清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說明自己缺乏教養(yǎng)。
第二，注意語態(tài)。與人交談時，在神態(tài)上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說話時，要恭敬有禮，切忌指手畫腳、咄咄逼人。最佳的語態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當(dāng)別人講話時，則要洗耳恭聽，最忌三心二意、用心不專。最佳的語態(tài)是積極合作、認(rèn)真聆聽、努力呼應(yīng)、有來有往、專心致志。
第三，注意語氣。在與別人交談時，秘書的語氣應(yīng)當(dāng)和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語調(diào)抑揚(yáng)頓挫一些。在交談時既不要表現(xiàn)得居高臨下，也不宜在語氣上刻意奉迎，故意討好對方，令對方反感。同時，在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。
第四，注意語速。在交談之中，語速應(yīng)保持相對的穩(wěn)定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時間內(nèi)保持勻速。語速過快、過慢、或者忽快忽慢，會給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺，是應(yīng)當(dāng)力戒的。
三要舉止得體
第一，善于運(yùn)用舉止傳遞信息。例如，發(fā)言者可用手勢來補(bǔ)充說明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達(dá)敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。
第二，避免過分或多余的動作。與人交談時可有動作，但動作不可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達(dá)敬人之意，切勿在談話時左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時應(yīng)盡量避免打哈欠，如果實在忍不住，也應(yīng)側(cè)頭掩口，并向他人致歉。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是，不要在交談時以手指指人，否則就有污蔑之意。
四要遵守慣例
秘書在交談時往往還能夠通過一些細(xì)節(jié)來體現(xiàn)自己的談話態(tài)度，在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。
第一，注意傾聽。秘書在交談時務(wù)必要認(rèn)真聆聽對方的發(fā)言，以表情舉止予以配合，從而表達(dá)自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準(zhǔn)備。切不可追求“獨(dú)角戲”，對他人發(fā)言不聞不問，甚至隨意打斷對方的發(fā)言。
第二，謹(jǐn)慎插話。交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人說話，要盡量讓對方把話說完再發(fā)表自己的看法。如確實想要插話，應(yīng)向?qū)Ψ较却蛘泻簦骸皩Σ黄穑也逡痪湫袉幔俊彼逯砸嗖豢扇唛L，一句兩句點(diǎn)到為止即可，不能接過話茬就開始長篇大論，完全不顧及對方的感受，也不管對方是否已經(jīng)闡述完畢。
第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過程，需要各方的積極參與。因此在交談時切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時要給其他人發(fā)表意見的機(jī)會，別人說話時自己則要適時發(fā)表個人看法，互動式地促進(jìn)交談進(jìn)行。同時，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行。若發(fā)現(xiàn)話不投機(jī)，需及時調(diào)整話題。
第四，禮讓對方。在與他人進(jìn)行交談時，不要以自我為中心，而忽略了對對方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對方或是質(zhì)疑對方，不要動輒插嘴、抬杠，不要一人獨(dú)霸“講壇”，或者一言不發(fā)、有意冷場。
第五，委婉表達(dá)。在陳述自己的見解時，應(yīng)該力求和緩、中聽，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設(shè)問句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時候，都不要強(qiáng)人所難。
交談的語言
語言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，直接影響著交談能否順利進(jìn)行。所以，在交談中尤其要注意語言的使用問題。
一要通俗易懂
第一，說普通話。在日常工作中，秘書應(yīng)該自覺使用普通話，不要使用別人聽不懂的方言或土語。
第二，說明白話。秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書面語言、專業(yè)術(shù)語或名詞典故。在交談時，要以務(wù)實為本，應(yīng)當(dāng)通俗活潑、生動形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。
第三，說通俗話。在與普通群眾交談時，為了避免自己談話時語言枯燥乏味，應(yīng)充分考慮到對方的職業(yè)、受教育程度等因素，努力使自己的語言生動、形象、具體、鮮明，所說的話應(yīng)力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳達(dá)，而且容易脫離群眾。
二要掌握口語
第一，機(jī)動靈活。在交談過程中隨時對自己所運(yùn)用的口語具體內(nèi)容與形式進(jìn)行適度的調(diào)整。從表面上來看，口語大都顯得語句簡短，結(jié)構(gòu)松散，多有省略之處。有時，它甚至?xí)霈F(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動性，這些問題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語生動活潑的特性。
第二，簡明扼要。一方面要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰；另一方面則要求所說之話含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必要的誤會。
三要文明禮貌
第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語，如“您”“謝謝”“對不起”等。
第二，要多使用文明用語，在語言的選擇和使用之中，應(yīng)當(dāng)既表現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實際態(tài)度，又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。
第三，在交談時不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識指正別人。
第四，交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免某些不文雅的語句和說法，對于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來表達(dá)，多用一些約定俗成的隱語。例如想要上廁所時，可以說：“對不起，我去一下洗手間。”或者說：“不好意思，我去打個電話。”
交談的內(nèi)容
交談內(nèi)容的選擇，應(yīng)遵守一定的原則。
一要切合語境
第一，交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時間、地點(diǎn)與場合相對應(yīng)，否則就有可能出錯。
第二，交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份。應(yīng)使談話符合我國的法律法規(guī)，并與單位和領(lǐng)導(dǎo)保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào)，切勿泄露本單位的機(jī)密。
二要因人而異
在交談時要根據(jù)交談對象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。談話的本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書在選擇交談內(nèi)容時，就應(yīng)當(dāng)為談話對象著想，根據(jù)對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。
三要回避禁忌
秘書在與別人交談時，應(yīng)當(dāng)把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制，不要引起對方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒完沒了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內(nèi)容上要慎重斟酌，千萬不要犯忌，不宜對自己的單位或領(lǐng)導(dǎo)橫加非議，必須時刻維護(hù)單位的聲譽(yù)，絕對不能對自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行說三道四。不應(yīng)涉及對方單位內(nèi)部事務(wù)，不要涉及對方弱點(diǎn)與短處。同時，如果雙方不是十分熟識，也不要涉及對方的個人隱私，如年齡、收入等。
交談的方式
與他人交談，既要注意具體內(nèi)容，又要注意表達(dá)方式。可根據(jù)不同的情況，采取以下幾種不同的談話方式。
一是擴(kuò)展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問題進(jìn)行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。
二是評判式。指在交談過程中聽取對方的觀點(diǎn)以后，在適當(dāng)?shù)臅r刻，以適當(dāng)?shù)姆椒ǎ∪缙浞值剡M(jìn)行插話，來發(fā)表自己就此問題的主要看法。
三是傾瀉式。指在談話時對對方毫無保留，將自己的全部想法都全盤托出，也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”。
四是靜聽式。指與別人進(jìn)行談話時，自己主要是洗耳恭聽。
五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動幫助不善表達(dá)的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對方予以引導(dǎo)、支持、鼓勵，以幫助對方在談話中得以采用恰當(dāng)?shù)姆椒▉黻U述自己的見解和主張。
六是跳躍式。指在交談過程中，某一話題在無人呼應(yīng)時，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現(xiàn)冷場，因而跳出原先談?wù)摰姆秶D(zhuǎn)而挑選出令大家都感興趣的話題。
電話禮儀
因此秘書必須具有我代表公司的意識，這樣，不但樹立了自己的良好的形象，同時也把自己公司的良好形象留給了對方。
秘書接電話禮儀
接聽電話第一聲應(yīng)說：您好，然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書，應(yīng)掌握接電話的規(guī)范：
隨時保持笑容
打電話是從語言和聲調(diào)開始的。在接電話的過程中，你的眼睛、手勢以及各種形態(tài)的動作，對方都看不到，因此這時打電話的語氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音，會使人感到柔和、舒服。所以，在接聽電話時，應(yīng)隨時保持笑容。
姿態(tài)正確，聲音清朗
在接聽電話中，雖然通話雙方互相看不到對方，但你的心理狀態(tài)、當(dāng)時的心情和心境，都會非常微妙而又非常真實地反映到語調(diào)、語氣上來，所以，在接聽電話時，不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣，會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。
不要讓電話鈴響的太久，電話鈴聲響兩下時，要迅速拿起電話，這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。
如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲后才接電話，應(yīng)向?qū)Ψ街虑福@樣才會使對方對你產(chǎn)生良好印象，認(rèn)為你很有禮貌、很有修養(yǎng)，同時也會對你的單位產(chǎn)生良好的印象。
用左手我電話，右手執(zhí)筆
接聽公務(wù)電話時，一定要用左手持話筒，右手執(zhí)筆，一邊交談，一邊記錄電話內(nèi)容。
正確記錄所要傳達(dá)的事
企業(yè)電話講究效率第一，電話的記錄傳達(dá)宜求簡潔明了，最忌諱拖泥帶水，不得要領(lǐng)。在做電話記錄時，要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。
理智地回答一般性的詢問
對打錯的電話表示諒解；對個人私事的來電簡要回答；對電話騷擾不予理睬；對員工家庭急事予以緊急處理；對態(tài)度粗暴語言粗魯?shù)膩黼姡詰?yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語言，不和他爭辯和頂撞。
記準(zhǔn)電話，以免打錯
如果撥錯號碼，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼福豢呻S手掛機(jī)，然后向?qū)Ψ秸f：對不起。
選擇恰當(dāng)?shù)膿艽驎r間
如無緊急情況，一般白天應(yīng)在8點(diǎn)以后（假日在9點(diǎn)以后），夜間則在22點(diǎn)之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié)，不應(yīng)在中午打電話，一般通話時間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少占用時間。
撥打電話前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備
通話以前，應(yīng)對談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達(dá)意，結(jié)結(jié)巴巴的通話。
發(fā)傳真時的禮節(jié)
如發(fā)傳真，而對方使用的又是電話/傳真兩用機(jī)，也就是兩種機(jī)器使用同一個電話號碼，你可先撥通對方號碼，通知對方：您好，請打開傳真機(jī)，我有傳真件發(fā)給您，謝謝。待耳機(jī)中聽見尖利獨(dú)特的傳真記號時，便可發(fā)送傳真件。
代撥電話的禮節(jié)
如果是為上司或同事代撥電話，接通電話后先確認(rèn)對方身份，然后客氣地請對方稍后，告訴對方誰要和其通話，然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。
在辦公室內(nèi)避免打私人電話
不可占用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天。
手機(jī)禮儀
手機(jī)作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一，秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機(jī)，嚴(yán)重影響他人，也影響到其本身的形象。關(guān)于手機(jī)禮儀，秘書們應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)。
公共場合不要旁若無人的使用手機(jī)。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會議中或是與人洽談時，最好把手機(jī)關(guān)掉，特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動狀態(tài)。
在與人一起用餐的時候，也有必要把手機(jī)關(guān)掉或是調(diào)成震動狀態(tài)，不要出現(xiàn)當(dāng)人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。
在所有公共場合，都要在手機(jī)沒有使用時，把它放在合乎禮儀的常規(guī)位置，放手機(jī)最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里，無論如何都不要拿在手里，安全其間不要放在桌子上，公共場合使用手機(jī)，應(yīng)盡量壓低自己的音量，而絕不能大聲說話。
手機(jī)短信因其快捷又類似書面信函的優(yōu)勢，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關(guān)注一下手機(jī)短信的使用禮儀，在公共場合和社交承和不時響起的手機(jī)短信聲音，和這些場合響起的手機(jī)鈴聲一樣失禮。
秘書們應(yīng)杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對對方的極大不尊重。同時在短信的內(nèi)容選擇和編輯上，應(yīng)該和同行文明一樣重視。
秘書的電話禮儀，從秘書接聽電話，撥打電話，使用手機(jī)通話等禮儀方面進(jìn)行詳細(xì)的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。
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