在公關(guān)活動(dòng)中秘書(shū)需要做的工作
導(dǎo)語(yǔ)：一般而言，秘書(shū)的晉升是比較緩慢的，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看這一崗位是非常穩(wěn)定的。秘書(shū)經(jīng)常需要與辦公室的其他人員進(jìn)行溝通或是交流，因此需要有很強(qiáng)的文字和口頭表達(dá)能力，如果會(huì)一門(mén)外語(yǔ)，則會(huì)獲得更多參與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，如果各方面表現(xiàn)優(yōu)秀，尤其具備較強(qiáng)的組織管理、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，則有機(jī)會(huì)晉升為行政經(jīng)理，同時(shí)，秘書(shū)也可以向市場(chǎng)專員、人力資源助理、行政助理方向發(fā)展。
一、組織專題公關(guān)活動(dòng)
在公關(guān)初期，公關(guān)活動(dòng)的主要任務(wù)具有擴(kuò)大組織的影響，提高組織的知名度，提高公眾對(duì)組織的認(rèn)知程度，增加組織的吸引力;實(shí)施雙向的信息交流，有效地進(jìn)行組織與公關(guān)對(duì)象之間的'信息溝通。
在組織推出新的產(chǎn)品、新的服務(wù)項(xiàng)目、新的經(jīng)營(yíng)方式時(shí)，要及時(shí)利用各種形式的公關(guān)活動(dòng)進(jìn)行宣傳介紹，消除公眾的觀望心理，誘導(dǎo)他們做斷的嘗試。
在組織發(fā)展順利時(shí)，公關(guān)活動(dòng)要宣傳已取得的成績(jī)，進(jìn)一步擴(kuò)大影響，強(qiáng)化組織在公眾心目中的良好形象。
通過(guò)公關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展，使組織付出的努力讓社會(huì)知道，在公眾的心目中樹(shù)立良好的組織形象，提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。
二、采集信息
秘書(shū)人員應(yīng)及時(shí)搜集與組織發(fā)展密切相關(guān)的各種信息，并及時(shí)將信息和對(duì)信息的剖析反饋給組織的決策部門(mén)，提供決策咨詢和建議，以更好地發(fā)揮決策參謀作用。
秘書(shū)人員應(yīng)采集以下幾方面的信息：
1、收集政府決策信息。政府的方針政策直接關(guān)系到組織的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針，因此秘書(shū)人員必須注意收集和研究政府的決策信息。
2、收集法律法令信息。秘書(shū)人員應(yīng)熟悉法律條文的修訂和頒布情況，以便決策時(shí)依法規(guī)范自己的組織行業(yè)，幫助組織取得合法的權(quán)益，減少不必要的損失。
3、收集新聞報(bào)道中與本組織有關(guān)的信息，以便及時(shí)將單位的新情況、新動(dòng)向，通過(guò)新聞媒價(jià)傳播出去，吸引公眾的注意。
4、注意收集公眾對(duì)組織的機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理水平、人員素質(zhì)、辦事效率、服務(wù)質(zhì)量，以及產(chǎn)品質(zhì)量、品種、價(jià)格、包裝等方面的評(píng)價(jià)。只有把握組織在公眾心目中的整體形象方面的信息，才能對(duì)組織的發(fā)展作出正確的決策。
5、公眾信息收集。要贏得公眾的信任與支持，必須了解公眾的需要和要求，了解他們的分布情況，了解他們對(duì)服務(wù)或產(chǎn)品的意見(jiàn)等。
6、秘書(shū)人員還要掌握競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的人員配備、技術(shù)力量、管理方式、產(chǎn)品質(zhì)量、銷(xiāo)售服務(wù)情況、資金實(shí)力等方面的信息。
三、做好組織內(nèi)部的引導(dǎo)協(xié)調(diào)工作
現(xiàn)代社會(huì)組織是一個(gè)開(kāi)放式的系統(tǒng)，其各要素與社會(huì)環(huán)境之間的協(xié)同作用是非常重要的。
因此，應(yīng)教育引導(dǎo)內(nèi)部員工珍視和維護(hù)組織形象，牢固樹(shù)立組織的公共關(guān)系思想。秘書(shū)人員要使廣大員工懂得，組織良好形象的建立，不僅僅是少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)和公關(guān)人員的事，它需要全體員工工共同努力。
1、樹(shù)立公眾利益第一的觀念;
2、保質(zhì)保量完成工作任務(wù)，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品或優(yōu)質(zhì)服務(wù);
3、使每一名員工都成為一名公關(guān)人員，能積極主動(dòng)地向外界公眾傳播介紹本組織的服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)方式、服務(wù)特點(diǎn)和各方面的成就，樹(shù)立良好的組織形象。
4、教育和培訓(xùn)員工懂得公共關(guān)系知識(shí)，掌握公關(guān)實(shí)務(wù)和技巧。
四、做好組織處部的協(xié)調(diào)工作
公共關(guān)系就是組織與社會(huì)環(huán)境之間的一種協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，即運(yùn)用各種協(xié)調(diào)、溝通的手段，為組織疏通渠道、發(fā)展關(guān)系、廣交朋友、減少摩擦、調(diào)解沖突，為組織的生存、發(fā)展創(chuàng)造“人和”的環(huán)境。
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