略論秘書的協調藝術

略論秘書的協調藝術

　　作為秘書，要高度重視協調工作，認真研究協調藝術，掌握協調的規律和方法，真正成為領導放心、機關信賴的“協調通”。

　　一、大事要“硬”協調

　　大事是對全局起決定作用的中心工作，是主要矛盾在單位建設中的表現和反映。為此，在進行協調時，秘書要力爭做到以下三點。首先，要認真貫徹落實上級的“硬杠杠”。在大事的協調處理上，上級的路線、方針和政策都有明確的內容、標準和要求，這是協調時不可逾越的紅線。秘書只有做到爛熟于心，才能在協調時認真執行這些硬性規定，準確無誤地落實好上級的相關指示。其次，要弘揚不屈不撓的“硬骨頭”精神。緊緊依靠規章制度辦事，并不意味著所有的問題都會迎刃而解。在協調工作中，秘書經常會遇到一些意想不到的情況。此時，秘書一定要堅定立場，維護規章制度的權威性，切不可屈從于人為壓力變成“軟骨頭”，做出違背黨性原則的事。再次，要保持敢想敢干的“硬脾氣”。在大事的協調過程中，秘書不僅要善于發現機構設置、職責分工、政策法規等諸方面的弊端，而且要敢于向上級領導提出合理化建議，改革不合理的機構，修訂不完善的政策法規，堵塞不該有的漏洞�？傊�，秘書要從維護全局利益出發，抓好大事的“硬”協調工作，以實現單位工作的高效、一致、和諧。

　　二、急事要“熱”協調

　　急事的最大特征就是突發性和時效性強，要求處置果斷、快速、準確、穩妥，符合客觀實際和上級意圖。秘書在協調這類事情時，首先，要把握好“火候”。秘書代表的是上級領導和機關，在協調一些突發性事件時，不能越俎代庖，輕易干預下級單位工作的獨立自主權。要督促他們及時上報事態發展的趨勢，綜合方方面面的情況，實時地向上級領導進行請示報告，確定自己界入的最佳時機。其次，要善于趁熱打鐵。一旦開始協調，秘書就要積極聯系相關單位和個人，統一被協調各方的思想。當各方都表現出服從協調的熱情和意向時，要緊緊抓住有利時機，趁熱打鐵，緊鑼密鼓，協調一致地完成任務。同時，要及時吸取協調中的經驗做法，形成相關的工作預案。再次，要隨時保持與領導的熱線聯系。領導總攬全局，說話有深度、有力度，對協調工作的開展會起到很大的作用。所以，秘書要及時向上級領導匯報事件的進展情況，認真聽取他們的指示意見，尋求他們在各方面的支持�？傊�，秘書用“熱加工”的方法處理突發性事件時，要因人、因事、因時而異，快速準確地達到協調目的。

　　三、難事要“軟”協調

　　在協調關系的過程中，下級單位和領導的不配合是件讓人頭痛的事情。遇到這種情況，秘書要從全局利益出發，采取正確的協調方法。首先，要維護團結，進行軟包裝。事情發生后，秘書要利用各種場合，維護事發單位和相關人員的形象，減小影響的范圍，防止事態進一步擴大。同時，要在在領導面前為其進行相應的“包裝”，以免喪失下一步協調的主動性。其次，要放下架子，進行軟溝通。出現這些難事，可能是秘書在協調時沒有掌握好分寸，有指手劃腳的現象，造成協調對象不買自己的帳，并以“這不是我們的職責范圍”等理由來進行搪塞。此時，秘書要從尊重對方的角度出發，放下架子，加強溝通，爭取得到對方的諒解和支持，共同把事情做好。再次，要冷靜應對，進行軟處理。在協調過程中，個別單位和個人可能有陽奉陰違、出工不出力的現象。對這種情況，秘書要適當拖一拖，放一放，醞釀一段時間再進行處理，切不可因小事誤了大局。總之，當不配合的難事發生時，秘書一定要從減輕事態的影響出發，“軟硬兼施”地協調好各方面的關系，為全局工作的順利進行創造充足的條件。

　　四、小事要“暗”協調  機關工作中有些事情雖小，但協調處理不好也會牽動大局、影響大局。對于這些比較瑣碎、不宜公開協調的事情，秘書人員應采取“暗”協調的方式進行處理。首先，要穿針引線，暗中化解。機關的同事之間因合作關系發生摩擦是很正常的事情，而且當事人都不想把事情鬧僵，影響自己的成長和進步。在進行協調時，秘書要當好地下交通員，暗中進行積極的說和，疏通彼此之間存在的隔閡，促使雙方握手言和，“一笑泯恩仇”。其次，要設身處地，暗中幫助。秘書經常與司機、打字員等打交道，對他們的個人情況，特別是家庭和婚姻方面出現的問題，比較了解。協調時，要注意保守他們的秘密，在思想上積極引導，在物質上提供力所能及的幫助。必要時，可聯系相關單位和個人，共同解決他們的問題，消除單位潛在的隱患。再次，要遵循原則，暗中通融。秘書身份特殊，經常會有一些基層單位的同志請求給予關照。對待這些問題，秘書不能斷言拒絕，傷害同志之間的感情，而是要在原則允許、不損害他人利益的范圍內，積極主動地出主意想辦法，最大限度地滿足他們的要求�？傊�，在現實工作中，秘書要正確運用“暗”協調的工作方法，處理好方方面面的關系。

　　五、特事要“冷”協調  作為秘書，工作上的特事是指領導的特意吩咐、同事的特殊情況和自己的特別遭遇。在協調處理時，一定要用“冷處理”的方法來應對。首先，要冷靜應對領導的特意吩咐。這些事情，有的公私兼顧，有的純粹是領導個人的私事;有些可以去辦，有些因涉及原則問題不能辦。但作為下屬，不辦又不好，因而要冷靜地進行處理。但違背原則的事情，秘書應委婉地提醒領導不能辦，不能因為怕遭到領導的冷遇，姑息遷就，投其所好。其次，要冷靜面對同事的特殊情況。工作中的熱點、難點等敏感問題，可能會損害一部分同事的切身利益。當這些人來訴苦、抱怨時，秘書不能火上澆油，激化矛盾。正確的方法是要認真傾聽，以靜制動，待對方情緒穩定后，再“潑冷水”，耐心進行調解。再次，要冷靜處理自身的特別遭遇。因自身利益的得與失，秘書受到別人的“特別關注”是很正常的。此時，秘書不能得意忘形，不能灰心喪氣，要保持頭腦冷靜，一如既往地投入到本職工作中去�？傊�，秘書在運用“冷”協調時，必須學會控制自己的情緒，以“宰相肚里能撐船”、“無故加之而不怒”的寬廣胸懷，沉著穩重地處理他人和自身問題。

　　六、私事要“明”協調  在一個單位中,秘書有自己的私人關系是十分正常的。但秘書位置特殊，在相互交往時必須把話說在明處，把情放在明處，把事做在明處。首先，要“當面鑼，對面鼓”，把話說在明處。在私人關系需要自己協調事情時，要認真細致地把單位的相關規定和自身能起到的作用講在明處，不說官話、套話，不怕說丑話，督促其消除“近水樓臺先得月”的僥幸心理，通過正常的渠道解決自身問題。其次，要把情放在明處。秘書在協調私人關系的事情時，要一身正氣，兩袖清風，把個人之間的情誼放在黨性原則的框架內，嚴格按規章制度辦事，不能顧及面子，貪贓枉法，徇私作弊，做出有損單位利益、違犯黨紀國法的事。再次，要把事做在明處。在單位內協調私人關系的事情，秘書要遵循單位的規則，能回避的堅決回避。如果能直接參與的，要積極地向領導和有關部門匯報真實的情況，盡自己最大的能力協調好，絕不能明一套暗一套，欺瞞領導和組織，損害單位的形象�？傊�，在協調處理私人關系的事情時，秘書一定要以真誠、坦誠和忠誠的態度，把能協調的事情處理好，達到“心底無私天地寬”的境界。

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