常用的Excel函數詳細使用方法
小編今天就和大家分享十二個常用函數的用法,用心掌握這些函數,工作效率就會有質的提升。
1、TRIM、CLEAN函數
——數據清洗器。
從網頁中向Excel中粘貼數據時,往往含有不確定的空格以及換行,在進行公式計算、數據查找、引用時就會出錯。Trim函數可以輕松把單元格內容里單詞之間空格之外的空格去掉。
有時表格中的數據不僅有空格,還有換行,甚至還有一些莫名其妙的亂碼和字符,
Clean函數可以用來刪除文本中中的換行,使你的數據就立馬變得干凈整齊。
簡單來說,Trim刪除空格,Clean刪除換行。
2、LEFT、RIGHT函數
——左右取字符
Left——從文本字符串的左側返回指定數目的字符
Right——從文本字符串的右側返回指定數目的字符
這兩個函數語法簡單,日常中用的也比較多,但是兩個函數結合使用,你用過么?
舉例:人事管理工作中,需要把身份證號中的出生年月提取出來。
思路:先把身份證后12位提取出來,再提取12位中的前8位。
3、SUMIF 函數
——條件求和利器
SUM的意思是“求和”,再加上“IF”,意思就是對范圍中符合指定條件的值求和。
◇函數語法:
SUMIF(range,criteria,sum_range)
◇應用場景:
你負責給銷售員評定業績,星爺私下找到你問你他本月的銷售業績是否達標,你如何快速給他算出來呢。
◇解讀:在C列中,查找等于星爺(C2)的銷售員,然后對應的D列的和。
4、SUBTOTAL函數
——數值計算全能王
SUBTOTALl是分類匯總中最常見的函數。一旦創建了分類匯總,這時需要通過subtotal函數才能求出正確的值。
◇函數語法:
SUBTOTAL(function_num,Range)
function_num:1到11(本函數包含11個函數,你需要指定使用哪一個函數。)
Range:需要進行計算的區域
◇應用場景
同樣是給星爺計算業績,你對銷售員進行了篩選。你會發現,如果使用SUM求的話,不受篩選結果影響,會對所有數據進行求和。而SUBTOTAL,他只對篩選數據結果數據進行求和。這個功能對我們的實際工作的幫助是很大的。
5、SUMPRODUCT函數
——輕松實現數組計算
這個函數的功能是在給定的幾組數組中,將數組間對應的元素相乘,并返回乘積之和。
◇函數語法:
SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...)
◇應用場景:
統計公司所有產品銷售額之和。銷售記錄表中記載了每個月產品的銷售情況,需要你快速統計總業績是多少。
6、IF函數
——給你多一種選擇
If函數的意思就是“如果”,如果滿足某個條件,就返回一個值,如果不滿足,就返回另一個。
◇函數語法:
IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
◇應用場景:
領導分配給你的任務,需要在某個時間點之前完成,利用Excel做一個任務到期提醒。
IF函數是一個基礎函數,基于if函數可以延伸出很多功能,比如剛才講的SUMIF,比如設置條件格式,比如設置高端的數據有效性。
7、IFERROR
——終結錯誤值的利器
IFERROR函數:如果計算結果為錯誤,則返回指定的值;否則將返回公式的結果。
使用IFERROR函數來捕獲和處理公式中的錯誤。
◇函數語法:IFERROR(value, value_if_error)
◇應用場景:工作中,在錄入數據的時候,難免會有錄入錯誤,漏錄入的'情況,這時候如果使用公式去計算,可能會返回錯誤值。
比如表中漏輸入了業績目標,那么直接計算達成率的話,就會出現分母為零,會返回錯誤值,此時使用IFERROR提示錯誤。任何可能有 #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, #NULL!.錯誤的都可以套用!
8、COUNTIF函數
用來計算區域中滿足給定條件的單元格的個數。
◇函數語法:COUNTIF(range,criteria)
COUNTIF函數看起來很簡單,參數也只有兩個,但是他能實現的功能非常強大。
大家要多體會這個函數使用的思路:如何通過變換及與其他函數結合實現高級功能。
◇應用場景
1)重找錄入的數據有否重復
注:本列只能判斷出來數據是否重復,但是不能判斷出來是哪兩個數據重復了。
2)第幾次出現?
輸入公式=COUNTIF(B$2:B2,B2)
COUNTIF函數的統計區域是B$2:B2,第一個B2是行絕對引用,第二個B2,是相對引用。當公式向下復制時,就會變成B$2:B3、B$2:B4……一個不斷擴展的區域,從這個動態區域中統計B列銷售員的個數。
想一想,如果這個區域變為B2:B$15,是不是將變為一個不斷縮小的區域,這樣能出現什么效果呢,動手試一試吧。
9、NETWORKDAYS函數
——項目管理中的神器!!!
NETWORKDAYS函數返回參數start-data和end-data之間完整的工作日(不包括周末和專門指定的假期)數值。也就是說能返回兩個日期之間工作日的天數。
◇函數語法:
NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])
◇應用場景:
今天是6月1日,你負責的項目是6月2結束,老板問你:離項目結束要工作幾天?
答:一天
特么這么簡單的問題你是在侮辱項目管理人的智商么?
那如果項目是11月11結束呢?這下不好數了,因為要去除周末節假日什么的。
NETWORKDAYS大神登場。
恭喜你,再有118天就光棍節了……哦,不,是項目就結束了。
10、WORKDAY函數
——項目管理中的另一神器!!!
WorkDay返回在某日期(起始日期)之前或之后、與該日期相隔指定工作日的某一日期的日期值。 工作日不包括周末和專門指定的假日。
◇函數語法:
WORKDAY(start_date, days, [holidays])
◇應用場景:
你和老板負責的項目遙遙無期,突然有一天老板開始懷疑人生了:這項目特么還要再干250天,這要干到猴年馬月?……
別怕,老板開始懷疑人生的時候,就是你裝逼的時候。
WORKDAY大神登場。
你可以告訴老板,要干到2017年5月26日(但不是猴年馬月)
11、VlOOKUP函數
——用處非常廣的查找函數
VLOOKUP是按列查找,最終返回該列在查詢范圍內所對應的值。
◇函數語法:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)
◇應用場景:
公司客戶通訊錄中存數量龐大的客戶聯系方式,突然有一天你老板給你一份客戶的名單(從通訊錄中選出來的,一百人左右的數量),說:把這些客戶的電話找出來,打電話拜訪!
干,難題來了,你要如何去拜訪完這100個客戶,不,難題是你要如何快速的把這100位客戶的電話號碼提取出來。
12、INDEX MATCH函數
——能夠發揮1 1>2的一對好基友
這兩個函數對多數人來說比較陌生,我們先通過例子看一下這兩個函數是做什么的。
INDEX函數語法:
坐在第3排第2列的那個同學,給我站出來。。。!
=INDEX(座位方陣,第3排,左數第2列)
MATCH函數語法:
你算老幾?
=MATCH("你自己",{"星爺","雷哥","你自己","李想"},0)
◇應用場景:
我們使用這兩個函數來解決第11個案例中匹配電話號碼的難題。
◇回顧:我們來看看到底是怎么匹配的?
=INDEX($A$2:$D$15,MATCH(F3,$B$2:$B$15,0),4)
首先根據語法解讀MATCH函數,你算老幾?
F3(李想)在B2:B15(姓名這一列)列中屬于第幾個,顯然是4.
然后解讀外層的INDEX函數:
=INDEX($A$2:$D$15,4,4)
A2:D15區域中的第4行、第4列的數據(18312528256)你給我出來。
這樣,你所需要的電話號碼就被提取出來了。
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