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      1. 如何實施項目管理最有效

        時間:2020-11-15 14:07:52 項目管理師 我要投稿

        如何實施項目管理最有效

          怎樣才能實施有效項目管理,以期在復雜的項目管理中取得預期的目標與成果呢?這是每一位項目經(jīng)理都需要認真思考與面對的問題。盡管許多人都有著項目經(jīng)理這一頭銜,但在整個項目執(zhí)行過程中卻并不能夠制定出較好的實施計劃,不能夠規(guī)劃好資源安排,從而也就不能夠實施有效的項目管理。

          一、項目管理的概念

          在繼續(xù)進行闡述之前,我們還有必要了解一下什么是項目管理。因為很多人正是不能夠真正明白什么是項目管理,所以也就不能夠實施有效的項目管理。

          通俗說來,項目管理就是對各類可用資源(資金、人員、物資、能源、場地、通信等)進行詳細計劃、有效組織及管理,以成功實現(xiàn)既定項目目標的一門學科。項目管理遇到的首要挑戰(zhàn)是嚴格按照項目規(guī)定(通常包括范圍、質量、時間及預算)實現(xiàn)所有既定目標。其次就是優(yōu)化相應配置,有效集成項目實施所必需的各類投入以滿足既定目標的要求。因而,項目管理包含的主要行為有:目標和事件的分析與設計;根據(jù)目標制定工作計劃;評估并管理風險(風險管理);資源估計與分配;工作組織與任務分配;工程進度控制;工程發(fā)展趨勢預測;質量管理;變更識別、管理及控制;工程結束。在了解了項目管理這一概念及其包含的主要行為后,我們就可以繼續(xù)進行項目經(jīng)理職責范圍的闡述了。

          二、項目經(jīng)理的職責范圍

          概括來說,有五件事情是屬于項目經(jīng)理的職責范圍。或許有的項目經(jīng)理覺得自己的職責范圍廣得很,遠遠不止五件事。其實,不管你覺得自己的職責范圍是五件還是十件,只要你專注于以下五件事的管理,最后就會有一種得心應手的輕松感。而且項目經(jīng)理無論牽扯到其他哪些事項,歸根到底都會對這五件事產(chǎn)生一定的影響。這五件事就是:

          1、項目完成所需付出的時間。通常,可以對照已經(jīng)制定好的項目計劃,通過衡量項目的進度來對這一事項做出評定。

          2、項目完成需要付出的資源。同樣,可以對照項目最初的計劃,通過衡量項目資源的消耗(如人或時、資金等)對這一事項做出評定。一般來說,這一事項的測定要比測量項目進度難得多,這需要依賴一系列的假設才能得以完成。此外,項目經(jīng)理必須做出努力,以確保自己能夠持續(xù)不斷地獲得項目所需的資源。人們往往只注重項目所用的時間,而忽視或低估項目所用的資源。這一方面是因為資源的耗費難以把握;另一方面是因為不太負責任的項目經(jīng)理往往可以通過多耗費資源為自己找到借口,避免受到他人的攻擊和非難,而相比之下,若是不能按期完成項目,要想為自己開脫就不那么輕松了。項目資源耗費過大,與不能按期交工一樣,都算是項目失敗了。

          3、項目已完成工作的質量狀況。項目每完成一項任務,可以通過評估已完成任務的質量能否保證后續(xù)任務的`順利開展,來評定已完成任務的質量狀況,這樣,就能夠確保項目整體目標的實現(xiàn)。此外,項目經(jīng)理應該結合自己所處的項目階段評估已完成工作的質量狀況。盡管這個問題往往得不到充分重視,但實際上,這可以視為項目管理中難度最大的工作了。

          4、項目范圍。自己是否一直在項目范圍的約束下工作?項目范圍仍然與項目現(xiàn)狀相關嗎?

          5、項目客戶,F(xiàn)階段的工作仍然能夠符合客戶的期望嗎?

          在明白了自己應該管理的事項之后,接下來的問題就是確定如何實施有效管理。

          三、項目經(jīng)理可以采取的措施

          從某種程度上來講,這方面的工作會更加艱巨,但同樣道理,項目經(jīng)理如果已經(jīng)做好基礎工作,那么,只要再付出自己辛苦的工作,就可以水到渠成,取得成功,這恰恰是成功項目經(jīng)理應對自如而一般項目經(jīng)理拼命掙扎的原因所在。從項目經(jīng)理實際采取的行動來說,做好這項工作并不是特別難。無論項目經(jīng)理如何高高在上,多么富有經(jīng)驗,多么聰明絕頂,在實施管理時,他所能采取的措施是相對有限的。項目經(jīng)理可以采取的措施有:

          1、改變團隊的工作方式。這相對比較容易做到,項目經(jīng)理可以鼓勵團隊成員工作更努力一些,要求他們在項目上多投入一些時間,更專注一些,讓他們重新安排工作的輕重緩急,排出優(yōu)先次序,當然也可以審視一下他們實際的工作方法。

          2、調整項目投入的資源。如果項目執(zhí)行過程中有稍微滯后現(xiàn)象,或是項目偶爾出現(xiàn)了提前完工的跡象,項目經(jīng)理就可以調整一下項目投入的資源狀況。當然,在資源充足的情況下,也可以從項目中適當抽出一些資源移作他用。基本的做法是,要么取得更多的資源,要么取得不同的資源。另外,還有一種也具有同樣重要意義的做法是,在需要資源時,提高項目的重要地位,從而使項目更容易取得所需的資源。

          3、變更項目范圍。項目如果進展不順,可以通過縮減項目范圍,專注于有限的幾項核心交付成果和項目需求的實現(xiàn),就可以改變項目進展的不利局面。

          4、增加項目任務。這方面的工作并不像上述改變項目范圍那樣寬泛。比如,為了應對項目遇到的風險和問題,項目經(jīng)理可以通過加大項目成員所承擔的工作量,以解決出現(xiàn)的問題,化解遇到的風險。

          5、調整項目計劃和方法。計劃只是計劃,只有當項目完工時,計劃才能變成事實。因此,如果計劃制定得不夠正確,就可對其進行變更。如,可以推翻原先的計劃,重新編寫,也可以調整相關的要素條件,這樣也能起到一定的改善作用。在項目管理過程中,人們常常會認定一種解決方法,但一般來說,解決問題的方法很多,并不僅僅限于一種。因此,如果運用一種方法,無法取得相應的效果時,就需要有創(chuàng)造性的思考和探索,看看是否還有其他相應的方法。

          6、調整項目質量要求。調整項目交付成果的質量要求,會對項目所需的時間和資源產(chǎn)生巨大影響。做出質量變更時,一定要謹慎,一定要予以充分的說明,揭示出質量變更后的可能結果。我們或許都曾遇到過這樣的項目,參與項目的工程技術人員費盡心機,希望取得高水平的質量要求,但這種質量標準遠遠超出了項目本身的實際需要,而為了實現(xiàn)這一質量要求,往往會造成過多的時間投入,花費過多的資金預算。當然,更常見的是,項目經(jīng)理為了完成項目的交付成果,往往會走捷徑、抄近路。項目經(jīng)理如果過分注重項目投入的時間和成本,常常會在不知不覺中改變項目的質量要求,直到意識到項目無法實現(xiàn)最優(yōu)結果時,才明白先前自己并沒有注意到項目的質量要求已經(jīng)發(fā)生了變化。

          7、做出決策,逐級報告。項目經(jīng)理無論在獨立工作時,還是在與不同的項目客戶和項目干系人合作時,通常都需要對具體的行動措施做出決策。如上述提到的所有改變和變更,都需要做出某種決策,并且如果這種改變和變更極為重要時,項目經(jīng)理在決策時還需要征得外部相關人員的同意。當然,日常工作中的一些并不十分重要的決策,可以由項目團隊直接做出。

          8、終止項目工作。實際上,可以隨時采取的一項措施是宣告項目終止,停止所有的項目工作。當然,采取這一措施時,必須經(jīng)過慎重考慮,相信每個項目經(jīng)理都不愿做出這樣的決定。但當項目無法實現(xiàn)預期目標時,就應該考慮終止項目。當然,這要符合下面的決策前提:啟動項目時,其首要的依據(jù)是實現(xiàn)既定的目標,因此,既定的目標一旦無法實現(xiàn),項目也就失去了存在的依據(jù)和理由。當然,項目經(jīng)理一旦面臨終止項目的抉擇,盡早意識到這點會更好一些,以免陷入過高沉沒成本的束縛。因為,已經(jīng)花費的時間和金錢將一去不復返,項目經(jīng)理需要關注的是從目前的情況來看,完成項目需要再投入多少時間和精力。

          憑借上面列出的這些指標,項目經(jīng)理就可以形成自己的判斷,并根據(jù)情況及時采取相應的行動了,采取行動是項目管理的核心和關鍵。

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