工程項目管理中如何做好索賠工作
工程索賠是雙向的,包括施工索賠和業(yè)主索賠兩個方面。一般習慣上將承包商向業(yè)主的施工索賠簡稱“索賠”,將業(yè)主向承包商的索賠稱為“反索賠”。不妨看看工程項目管理中如何做好索賠工作。
在現(xiàn)代工程中,承包方的索賠要求通常為:工期的延長和費用的補償。
工程建設(shè)是索賠多發(fā)區(qū)，在工程建設(shè)項目管理中,必須認真對待工程索賠。
可以考慮設(shè)專人負責索賠管理工作,將索賠管理貫穿于工程項目全過程、工程實施的各個環(huán)節(jié)和各個階段,以此帶動施工企業(yè)管理和工程項目管理整體水平的提高。
1、哪些情況可以提請索賠？
承包商要認真細致地尋找和發(fā)現(xiàn)索賠機會。在承包工程中,常見的可以提出索賠的事件有:
a)業(yè)主沒有按合同規(guī)定的要求交付設(shè)計資料、設(shè)計圖紙,沒按合同規(guī)定的日期交付施工場地、交付行駛道路、接通水電,使承包商的施工人員和設(shè)備不能進場;
沒按合同規(guī)定的時間和數(shù)量支付工程款、供應(yīng)材料,或供應(yīng)材料不合格,延誤工期。
b)工程地質(zhì)情況與合同規(guī)定的不一樣,出現(xiàn)異常;合同條款不全、錯誤,文件不完備或文件之間矛盾、不一致;招標文件不完備,業(yè)主提供的信息有錯誤。
c)業(yè)主或業(yè)主的工程師指令工程停建、緩建,指令增加、減少或刪除部分工程,提高裝飾標準,提高建筑五金標準等,把刪除工程委托轉(zhuǎn)給其他人完成。
d)由于設(shè)計變更、設(shè)計錯誤,業(yè)主作出錯誤的指令、提供錯誤的數(shù)據(jù)、資料等造成工程修改、報廢、返工、停工、窩工等,業(yè)主拖延圖紙批準、拖延隱蔽工程驗收,拖延對承包商問題的答復,不及時下達指令、決定,造成工程停工,或要求加快工程進度,指令承包商采取加速措施。
e)物價大幅度上漲,造成材料價格、人工工資大幅度上漲;貨幣貶值,使承包商蒙受較大的匯率損失;國家法令的修改,如提高工資稅,提高海關(guān)稅,頒布新的外匯制度等。
f)不可抗力因素,如反常的氣候條件、洪水、革命、暴luan、內(nèi)戰(zhàn)、政局變化、戰(zhàn)爭、經(jīng)濟封鎖、禁運、罷工和其他一個有經(jīng)驗的承包商無法預見的任何自然力作用等使工程中斷或合同終止。
g)在保修期間,由于業(yè)主使用不當或其他非承包商責任造成損壞,業(yè)主要求承包商予以修理;業(yè)主在驗收前或交付使用前,擅自使用已完或未完工程,造成工程損壞。
2、工程索賠依據(jù)
索賠必須有理有據(jù),事實要清楚、依據(jù)要完善。工程索賠必須以合同為依據(jù),注意在實際工作中收集和積累與索賠有關(guān)的資料,做到處理索賠時以事實和數(shù)據(jù)為依據(jù)。
工程索賠依據(jù)包括:
a)招標文件、工程合同及附件,發(fā)包方認可的施工組織設(shè)計、工程圖紙、各種變更、簽證、技術(shù)規(guī)范等。
b)工程各項會議紀要、往來信件、指令、信函、通知、答復等。
c)施工計劃、現(xiàn)場實施情況記錄、施工日報、工作日志、備忘錄,圖紙變更、交底記錄的送達份數(shù)及日期記錄,工程有關(guān)施工部位的照片及錄像等,工程驗收報告及各項技術(shù)鑒定報告等。
d)工程材料采購、訂貨、運輸、進場、驗收、使用等方面的憑據(jù);工程停送電、停送水、道路開通封閉等干擾事件影響的日期及恢復施工的日期;工程現(xiàn)場氣候記錄,有關(guān)天氣的溫度、風力、雨雪等。
e)國家、省、市有關(guān)影響工程造價、工期的文件、規(guī)定等。
f)工程材料采購、訂貨、運輸、進場、驗收、使用等方面的憑據(jù);工程預付款、進度款撥付的數(shù)額及日期記錄;工程會計核算資料等其他與工程有關(guān)的資料。
3、工程索賠程序
要搞好索賠,不僅要發(fā)現(xiàn)和把握機會,更重要的是要按照一定的程序來處理索賠。
建設(shè)工程施工合同文本規(guī)定:
甲方未能按合同的規(guī)定履行自己的各項義務(wù)，或發(fā)生錯誤以及應(yīng)由甲方承擔責任的其他情況造成工期延誤或，向乙方延期支付合同價款及乙方的其他經(jīng)濟損失,乙方可按下列程序以書面形式向甲方索賠:
a)索賠事件發(fā)生后28天內(nèi),向工程師發(fā)生索賠意向通知;
b)發(fā)生索賠意向通知后28天內(nèi),向甲方（業(yè)主）提出補償經(jīng)濟損失和延長工期的索賠報告及有關(guān)資料;
c)甲方（業(yè)主）在收到乙方遞交的索賠報告和有關(guān)資料后,于28天內(nèi)給予答復,或要求乙方進一步補充索賠理由和證據(jù);
d)甲方（業(yè)主）在收到乙方遞交的索賠報告和有關(guān)資料后28天內(nèi)未予答復或未對乙方作進一步要求,視為該項索賠已經(jīng)認可;
e)當該索賠事件持續(xù)進行時,乙方應(yīng)當階段性向甲方（業(yè)主）發(fā)出索賠意向,在索賠事件終了后28天內(nèi),向甲方（業(yè)主）送交索賠的有關(guān)資料和最終索賠報告。
如果乙方未能按合同約定履行自己的各項義務(wù)，或發(fā)生錯誤給甲方造成損失,甲方也按以上各條款確定的時限向乙方提出索賠。
發(fā)現(xiàn)索賠或意識到存在的索賠機會后,承包商必須快速反應(yīng),要做的第一件事就是要將自己的索賠意向書面通知給工程師(或業(yè)主)。
4、及時遞交索賠意向通知
意向通知，標志著一項索賠的開始,事先向工程師(或業(yè)主)通知索賠意向,這不僅是承包商要取得補償?shù)谋仨氉袷氐幕疽笾? 也是承包商在整個合同實施期間保持良好的索賠意識的最好辦法。
遞交索賠意向通知，必須在規(guī)定的時限內(nèi),超過時限,工程師和業(yè)主有權(quán)拒絕承包商的索賠要求。即使是合理的索賠要求,也是無效的。
索賠意向通知,通常包括以下4個方面的內(nèi)容:
1)事件發(fā)生的時間和情況的簡單描述;
2)合同依據(jù)的條款和理由;
3)有關(guān)后續(xù)資料的提供,包括及時記錄和提供事件發(fā)展的`動態(tài);
4)對工程成本和工期產(chǎn)生不利影響的嚴重程度,以期引起工程師(或業(yè)主)的注意。
索賠的成功，很大程度上取決于承包商對索賠作出的解釋和具有強有力的證明材料。因此,承包商在正式提出索賠報告前的資料準備工作極為重要。
這就要求承包商注重記錄和積累保存各方面的資料。這些證據(jù)資料必須真實、全面、及時、與干擾事件關(guān)聯(lián),并具有法律證明效力。
5、索賠報告
索賠報告，是承包商向甲方(業(yè)主)提交的一份要求業(yè)主給予一定經(jīng)濟(費用)補償和延長工期的正式報告；承包商應(yīng)該在索賠事件對工程產(chǎn)生的影響結(jié)束后,在規(guī)定時限內(nèi)向工程師(或業(yè)主)提交正式的索賠報告。
編寫索賠報告應(yīng)注意以下幾個問題:
1)索賠報告的基本要求:
第一、說明索賠的合同依據(jù),即基于何種理由提出索賠要求。
一種是根據(jù)合同條款規(guī)定,承包商有資格因合同變更或追加額外工作而取得費用補償和(或)延長工期；另一種是業(yè)主或其代理人任何違反合同規(guī)定給承包商造成損失,承包商有權(quán)索取補償。
第二、索賠報告中必須有詳細準確的損失金額及時間的計算。
第三、要證明客觀事務(wù)與損失之間的因果關(guān)系,說明索賠前因后果的關(guān)聯(lián)性。
要以合同為依據(jù),說明業(yè)主違約或合同變更與引起索賠的必然性聯(lián)系。
2)索賠報告必須準確：
其中包括責任分析應(yīng)清楚、準確,索賠值的計算依據(jù)要正確,計算結(jié)果要準確,措辭要婉轉(zhuǎn)和恰當。
3)索賠報告的形式和內(nèi)容：
應(yīng)簡明扼要,條理清楚。便于對方由表及里、由淺入深地閱讀和了解,注意對索賠報告形式和內(nèi)容的安排也是很有必要的。
索賠報告編寫完畢后,應(yīng)及時提交給工程師正式提索賠。索賠報告提交后,承包商不能被動等待,應(yīng)隔一定的時間主動向?qū)Ψ搅私馑髻r處理的情況。
因業(yè)主(或工程師) 通過對報告的仔細閱讀審查,會對不合理的索賠進行反駁或提疑問,這時承包商應(yīng)根據(jù)所提出問題進一步作資料方面的準備,或提供補充資料,盡量為工程師處理索賠提供幫助、支持和合作。
6、工程索賠費用
如何正確計算索賠給承包商造成的損失,直接牽涉到承包商的利益。
工程索賠費用包含了施工承包合同中規(guī)定的所有可索賠費,具體哪些費用可以得到補償,必須通過具體分析來決定。
對于不同原因引起的索賠,其費用的具體內(nèi)容有所不同,有的可以列入索賠費用,有的則不能列入,這是專業(yè)從事造價與合同管理必須熟悉的工作范圍,必須針對具體問題具體分析、靈活對待。
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